Sozialversicherung, Steuer-ID und Co. Neue Mitarbeiter: Diese 10 Punkte sind bei der Anmeldung wichtig

Wer neue Mitarbeiter einstellt, muss an einige Formalitäten denken. Die Arbeitsagentur, das Finanzamt und die Krankenkasse müssen informiert werden. Eine To-do-Liste für Arbeitgeber.

Betriebsinhaber, die neue Mitarbeiter einstellen, haben zunächst eine Menge Bürokratie zu erledigen. Sie benötigen Daten des künftigen Arbeitnehmers und müssen Behörden informieren. Oft gelten strenge Fristen, die eingehalten werden müssen.

Ob Werkstatt oder Büro, der Arbeitsplatz muss für den neuen Mitarbeiter vorbereitet werden. Dazu gehören beispielsweise ein sauberer Schreibtisch oder Platz in der Werkstatt und die Organisation der benötigten Arbeitsmaterialien. Vor dem ersten Arbeitstag sollten außerdem Informationen über den Betrieb gesammelt und in einer Willkommensmappe abgeheftet werden. Zudem sollten die anderen Kollegen über den Arbeitsbeginn des neuen Kollegen informiert werden.

Zuerst prüfen: Ist der Arbeitnehmer versicherungspflichtig?

Zunächst sind jedoch einige rechtliche Aspekte zu prüfen. Dazu gehört die Frage, ob der neue Mitarbeiter überhaupt versicherungspflichtig ist. Entscheidend hierfür ist, ob es sich bei dem Arbeitsverhältnis um eine selbstständige Tätigkeit oder um eine abhängige Beschäftigung handelt.

Letzteres ist der Fall, wenn der Arbeitnehmer weisungsgebunden und in die Organisation des Betriebes eingebunden ist. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer weder seinen Arbeitsort noch seine Arbeitszeit selbst bestimmt und keine eigene Betriebsstätte hat. Außerdem trägt er kein Unternehmerrisiko und erhält kein Honorar oder Werklohn, sondern Lohn und Gehalt. Entscheidend für die Versicherungspflicht sind jedoch die tatsächlichen Verhältnisse und nicht der Arbeitsvertrag. Wer sich nicht sicher ist, kann bei der Deutschen Rentenversicherung ein Statusfeststellungsverfahren beantragen.

Der folgende Text gibt Tipps und erläutert die zehn wichtigsten Punkte, die Arbeitgeber bei der Einstellung neuer Mitarbeiter beachten sollten.

Diese 10 Punkte müssen Arbeitgeber beachten, wenn sie neue Mitarbeiter einstellen

1. Schriftlichen Arbeitsvertrag abschließen

Bei der Einstellung eines Arbeitnehmers sollte ein schriftlicher Arbeitsvertrag abgeschlossen werden. Er ist beim Abschluss befristeter Arbeitsverträge und beim Abschluss eines Ausbildungsvertrages vorgeschrieben und rechtlich zwingend. Auch bei unbefristeten Arbeitsverhältnissen empfiehlt sich die Schriftform.

Bei Minderjährigen müssen den Vertrag neben dem Auszubildenden und dem Ausbilder auch beide Erziehungsberechtigten unterschreiben.

2. Prüfen, ob ein Tarifvertrag beachtet werden muss

Gewerkschaftsmitglieder haben Anspruch auf tarifliche Regelungen und Leistungen im jeweiligen Tarifbereich. Zudem gelten in einigen Branchen und/oder Bundesländern sogenannte Flächen- bzw. Branchentarifverträge. Wurde ein solcher für allgemeinverbindlich erklärt, gilt er für alle Arbeitnehmer und Arbeitgeber im jeweiligen Tarifbereich. Ein Rechtsanspruch auf Tarifleistungen kann außerdem bestehen, wenn im Arbeitsvertrag ausdrücklich Bezug darauf genommen wird. Auskünfte über etwaige Tarifverträge können Arbeitgeber etwa bei der zuständigen Innung oder Handwerkskammer einholen. In jedem Fall müssen Arbeitgeber den gesetzlichen Mindestlohn beachten.

3. Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden

Arbeitgeber müssen für neue Mitarbeiter, die eine versicherungspflichtige oder geringfügige Beschäftigung aufnehmen, eine Meldung zur Sozialversicherung aufgeben. Die Anmeldung der Mitarbeiter erfolgt über die jeweilige Krankenkasse des Mitarbeiters, an die dann sämtliche Beiträge zu zahlen sind. Der Mitarbeiter muss dem Arbeitgeber dazu eine Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse sowie eine Kopie des Sozialversicherungsausweises geben.

>>> Zum SV-Meldeportal der Sozialversicherung für Arbeitgeber

Arbeitgeber haben ab dem ersten Arbeitstag des neuen Arbeitnehmers sechs Wochen Zeit, um diese Daten zu übermitteln.

Eine Ausnahme gilt bei geringfügig Beschäftigten. Für Beiträge und Meldungen ist in diesen Fällen nicht die Krankenkasse, sondern die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See zuständig.

>>> Weitere Infos zum Thema: Minijob 2024: Aus 520-Euro-Job wird 538-Euro-Job

Der neue Arbeitnehmer muss bei Arbeitsbeginn seinen Sozialversicherungsausweis vorlegen. Wenn dies nicht geschieht und der Arbeitnehmer dies nicht innerhalb von drei Tagen nachholt, muss der Arbeitgeber unmittelbar nach Ablauf des dritten Tages eine Kontrollmeldung an die Krankenkasse senden. Erfolgt innerhalb der Dreitagesfrist eine Meldung, kann die Kontrollmeldung zusammen mit dieser Meldung erstattet werden. Nähere Informationen über den Inhalt der einzelnen Meldeformulare erhalten Arbeitgeber bei den Krankenkassen.

Betriebe benötigen zur Meldung der bei ihnen beschäftigten Arbeitnehmer zur Sozialversicherung eine Betriebsnummer, die ein wichtiges Ordnungsmerkmal im Bereich der sozialen Sicherung darstellt. Mit der Einstellung des ersten Arbeitnehmers (538-Euro-Kräfte, sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, Auszubildende) ist eine Betriebsnummer erforderlich. Der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergibt diese Nummer.

Bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern sind verpflichtet, ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitzuführen und bei Kontrollen auf der Baustelle vorzuzeigen. Die Mitführungspflicht des Sozialversicherungsausweises wurde 2009 abgeschafft. Für diese Gruppen sind die Arbeitgeber verpflichtet, spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme eine Sofortmeldung abzugeben. Es handelt sich dabei um Arbeitnehmer aus folgenden Handwerksbranchen: Baugewerbe, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe und Messeservice (Auf- und Abbau). Die Sofortmeldung muss den vollständigen Namen des Arbeitnehmers, die Sozialversicherungs- bzw. Rentenversicherungsnummer, die Betriebsnummer sowie den Tag der Beschäftigungsaufnahme enthalten.

4. Steuerliche Identifikationsnummer (Steuer-ID) dem Finanzamt mitteilen

Zum 1. Januar 2013 wurde die Lohnsteuerkarte abgeschafft und durch die Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) ersetzt. Bei Beschäftigungsbeginn muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine Steuer-Identifikationsnummer mitteilen, die dieser dann an das Finanzamt weitergibt.

Um auf die Daten der jeweiligen Arbeitnehmer zugreifen zu können, muss der Arbeitgeber jeden einzelnen Arbeitnehmer unter Angabe des Geburtsdatums, der Steueridentifikationsnummer, der Information, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt und ob und in welcher Höhe ein festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll (§ 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7), in der ELStAM-Datenbank anmelden. Das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt dem Unternehmen daraufhin eine Anmeldebestätigung, in der die ELStAM der angemeldeten Arbeitnehmer enthalten sind.

Damit werden die bisher auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte ausgewiesenen Lohnsteuerabzugsmerkmale wie Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Lohnsteuerfreibetrag bzw. Hinzurechnungsbetrag und Kirchensteuerabzug dem Arbeitgeber durch elektronischen Datenabruf zur Verfügung gestellt. Diese Informationen sind in einer Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern gespeichert und können nur vom aktuellen Arbeitgeber abgerufen werden.

5. Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers vorlegen lassen

Wenn ein Betrieb einen neuen Mitarbeiter einstellt, sollte er sich eine Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers geben lassen. Somit kann festgestellt werden, wie viel Urlaub er bereits beim früheren Arbeitgeber erhalten hat. Fehlt eine Urlaubsbescheinigung, dürfen sich Betriebe beim vorherigen Arbeitgeber erkundigen.

6. Mitarbeiter bei der Berufsgenossenschaft anmelden

Arbeitgeber müssen ihren neuen Arbeitnehmer zudem bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Durch die Mitgliedschaft ist der Arbeitnehmer automatisch in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert. Die Leistungen der Berufsgenossenschaft umfassen die Verhütung von Berufskrankheiten, Unfallentschädigung, Rehabilitationsmaßnahmen und die finanzielle Absicherung der Familie.

7. Gegebenenfalls bei der Urlaubs- und Lohnausgleichskasse anmelden

In den Berufen des Bauhauptgewerbes, des Maler- und Lackiererhandwerks und in vergleichbaren Berufen ist es erforderlich, mit der jeweiligen berufsspezifischen Urlaubs- und Lohnausgleichskasse Kontakt aufzunehmen und den Arbeitnehmer dort anzumelden.

8. Wichtige Unterlagen vorlegen lassen

Der neue Arbeitnehmer muss bei Arbeitsantritt seinen Führerschein, seine bisherigen Arbeitszeugnisse und Ausbildungsnachweise im Original vorlegen. Mitarbeiter aus Drittstaaten (Staaten außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz) benötigen zusätzlich eine Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis. Je nach Tätigkeitsbereich können weitere Nachweise erforderlich sein, z.B. ein Gabelstaplerschein oder in der Lebensmittelbranche ein Gesundheitszeugnis. Arbeitnehmer unter 18 Jahren müssen zusätzlich ein Gesundheitszeugnis nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) vorlegen. Diese ist zusammen mit dem Ausbildungsvertrag unverzüglich bei der Handwerkskammer einzureichen.

9. Empfang von Arbeitsmaterial bestätigen lassen

Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Arbeitskleidung oder Werkzeug zur Verfügung stellen, sollten sie sich den Empfang quittieren lassen.

10. Lohnkonto anlegen

Arbeitgeber müssen für jeden neu eingestellten Arbeitnehmer (auch geringfügig Beschäftigte) getrennte Entgeltunterlagen für jedes Kalenderjahr führen. Die Daten sind der Finanzverwaltung nach einem amtlich vorgeschriebenen einheitlichen Vordruck über eine digitale Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Für bestimmte Branchen, wie z.B. das Baugewerbe, sind Besonderheiten zu beachten.

Was, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?

Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Betrieb aus, so ist er mit der nächsten Lohnabrechnung, spätestens jedoch sechs Wochen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, abzumelden.

Der Arbeitgeber muss auch Unterbrechungen des Arbeitsverhältnisses melden, z. B. wenn ein Arbeitnehmer wegen Krankheit für längere Zeit ausfällt. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer mindestens einen Monat Krankengeld oder Krankentagegeld bezogen hat.

>>> Weitere Infos: Nach der Kündigung: Wie Chefs mit Mitarbeitern umgehen sollten

Wer kontrolliert, ob Unternehmen die richtigen Angaben machen?

Ob alle Mitarbeiter richtig angemeldet wurden und damit versichert sind, kontrolliert die Deutsche Rentenversicherung. Sie führt in der Regel alle vier Jahre Betriebsprüfungen durch.

HWK Ulm/fre