Onboarding im Handwerk 7 Tipps, wie Sie neue Mitarbeiter erfolgreich in den Betrieb einführen

Laut einer Umfrage glauben 83 Prozent der Personalverantwortlichen, dass die Anfangsfluktuation in Unternehmen durch ein besseres Onboarding verringert werden kann. 7 Tipps, wie es Handwerkschefs gelingt, neue Mitarbeiter effizient in den Betrieb einzuführen und so langfristig an sich zu binden.

Eileen Wesolowski

Kommunikation ist beim "An-Bord-Nehmen" neuer Mitarbeiter besonders wichtig. - © Jamie Street/unsplash.com

Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben, doch der neue Mitarbeiter springt noch vor dem ersten Tag im Job ab: 2020 hat jeder dritte Arbeitgeber diese Erfahrung gemacht. Das ergab eine Umfrage des Softwareanbieters Haufe unter 553 Personalverantwortlichen. Gleichzeitig glauben 83 Prozent der Befragten, dass die Fluktuation neuer Mitarbeiter im ersten Jahr verringert werden kann – die Lösung dafür sei ein besseres Onboarding.

Den Mitarbeiter "An-Bord-Nehmen"

Der Begriff "Onboarding" – zu Deutsch "An-Bord-Nehmen" – kommt aus dem Amerikanischen und beschreibt den Einarbeitungsprozess von Mitarbeitern in einen neuen Job. Der Prozess umfasst neben der fachlichen Einarbeitung auch die soziale Eingliederung in das Unternehmen. Vor allem in Handwerksbetrieben spielt ein erfolgreiches Onboarding eine große Rolle, weiß Norbert Winter von der Handwerkskammer Dresden: "Das Unternehmen möchte möglichst schnell einen motivierten und leistungsstarken Mitarbeiter. Hierfür ist es notwendig, sich in den internen Abläufen und Prozessen zurechtzufinden", so der betriebswirtschaftliche Berater. Letztlich können Handwerker durch ein gescheitertes Onboarding aber auch viel Zeit und Geld verlieren, weil sie sich erneut auf die Suche nach einer Fachkraft machen müssen.

No-Gos beim Onboarding

Studien haben gezeigt, dass Mitarbeiter bei der Arbeit besonders engagiert sind, wenn sie sich im Unternehmen wertgeschätzt fühlen. Die Gefahr, dass Neuankömmlinge im neuen Job nicht genügend Wertschätzung erfahren, ist vor allem in den ersten Arbeitstagen groß. Sie dürften sich auf keinen Fall wie 'bestellt und nicht abgeholt' fühlen, erläutert Winter. "Das passiert immer wieder, wenn die Belegschaft noch kein 'Bild' vom Neuen hat, das heißt, der Chef weder eine Ankündigung vorgenommen oder sogar noch schlimmer, die bestehenden Mitarbeiter nicht über die Einstellung informiert hat."

Auch ein Arbeitsplatz, der am ersten Tag nicht eingerichtet ist, oder ein fehlender Ansprechpartner vermitteln ein schlechtes Bild von der zukünftigen Arbeitsstelle. "Ein absolutes No-Go ist die fehlende Kommunikation. Man kann in dieser Phase überhaupt nicht zu viel kommunizieren", erklärt der Personalexperte.

Diese sieben einfachen Tipps helfen dabei, dass sich der neue Mitarbeiter im Handwerksbetrieb willkommen fühlt und gerne bleibt:

Neuen Mitarbeiter einarbeiten: Das ist zu beachten

1. Onboarding besteht aus drei Phasen

Erfolgreiche Personaler wissen, dass ein gelungenes Onboarding mehr als nur ein paar Tage dauert. "Im Regelfall beginnt es bereits vor dem ersten Arbeitstag und endet mit dem Ablauf der Probezeit", sagt Winter. Wie komplex und umfangreich der Einarbeitungsprozess ist, sei aber auch stark vom Handwerksgewerk abhängig.

Den Zeitraum des Onboardings unterteilt Winter in drei Phasen. Vor dem Arbeitsbeginn sollte der Betrieb sicherstellen, dass alle wichtigen Dokumente für den Mitarbeiter vorliegen und der Arbeitsplatz eingerichtet wurde. Hierbei können z. B. Checklisten helfen. Die zweite Phase umfasst die ersten Arbeitstage im Unternehmen. "Vorstellungsrunden mit anderen Mitarbeitern und ein Rundgang über das Betriebsgelände helfen bei der ersten Orientierung", erklärt er. "In der dritten Phase, der Probezeit, sollten regelmäßige Feedbackgespräche stattfinden." Dadurch lässt sich z. B. herausfinden, ob der neue Mitarbeiter noch fachliche Defizite hat.

2. Teambuilding sorgt für das Gefühl von Zugehörigkeit

Ein gutes Arbeitsklima ist wichtig für das Onboarding. "Ohne das Mitwirken der Kollegen wird ein effizienter Einstieg nur selten gelingen", sagt Winter. Die "alten Hasen" im Betrieb sollten den Neuen selbstverständlich offen und herzlich empfangen. Chefs können zudem auf Teambuilding-Maßnahmen setzen, damit der neue Mitarbeiter schnell ein fester Bestandteil des Teams wird. Das können (in Nicht-Corona-Zeiten) z. B. gemeinsame Essen, Betriebsausflüge oder Firmenfitness sein.

3. Festen Ansprechpartner zuweisen

"Onboarding-Buddy" heißt es auf Englisch, aber auch im Deutschen wird dieser Begriff mittlerweile oft benutzt. Gemeint ist ein fester Ansprechpartner, der dem neuen Mitarbeiter bei Fragen zur Seite steht. "Neben der fachlichen Einweisung kann er auch über interne Tabuzonen aufklären", sagt Winter. Nicht jeder Mitarbeiter eigne sich jedoch für diese Aufgabe, denn dafür benötige es viel Geduld und Empathie. "Wichtig ist, dass beide Akteure ihre Rolle kennen. So ist sichergestellt, dass der Neuankömmling nicht das Gefühl des 'Nervenden' bekommt und der Mentor sich wiederum nicht bedrängt fühlt."

4. Willkommensmappe bereitstellen

"Ein Begrüßungsgeschenk ist ein Zeichen der Wertschätzung und niemals verkehrt", sagt Winter. Vorsicht gelte allerdings, wenn es nicht betriebsüblich ist: Mitarbeiter, die schon länger im Unternehmen beschäftig sind, könnten sich zurückgesetzt fühlen. Auch eine Willkommensmappe bietet sich an. "In der sollte der Mitarbeiter ein paar Information zum Unternehmen finden aber auch wichtige Kontaktdaten von Kollegen sowie Betriebsregelungen, etwas zur Pausen- und Arbeitszeit", so Winter.

>>> Lesetipp: 8 Tipps: Das gehört in die Willkommensmappe für neue Mitarbeiter

5. Feedbackgespräche und Weiterbildungen durchführen

"Kommunikation, das heißt, Feedbackgespräche, sind das wichtigste Mittel zum erfolgreichen Onboarding", sagt Winter. Weiterbildungen erweitern nicht nur das fachliche Know-how, sondern sind für lernbereite Mitarbeiter besonders attraktiv. "Insbesondere in der Einarbeitung werden oftmals Defizite festgestellt. Diese sollten in den Feedbackgesprächen dokumentiert werden. Darauf aufbauend können dann notwendige Weiterbildungen abgeleitet werden", erläutert Winter.

6. Feste Termine und Ziele etablieren

Ein standardisierter Einarbeitungsprozess spart Zeit und erleichtert die Abläufe. "Für Feedbackgespräch müssen feste Zeiträume eingeplant werden. Was bis dahin passiert, sollten sich beide Seiten notieren. Ein willkürliches Austauschen zerrt hingegen an den Nerven und passt zeitlich nur selten in den betrieblichen Alltag", sagt Winter.

7. Diese Fragen sollten sich Unternehmer stellen

Folgende Fragen können Handwerkschefs sich selbst oder dem neuen Mitarbeiter stellen, um den Einarbeitungsprozess im Betrieb weiter zu verbessern:

  • Was hat dem neuen Mitarbeiter in der Einarbeitungsphase seines letzten Arbeitsgebers überhaupt nicht oder besonders gut gefallen?
  • Hat der Mitarbeiter alle notwendigen Informationen, Arbeitsmittel und Kompetenzen? Eine Checkliste kann hierbei helfen.
  • Reflektieren Sie sich selbst: Haben Sie alles getan, damit der neue Mitarbeiter fachlich und sozial im Unternehmen integriert ist? Was können Sie beim nächsten Mal besser machen?

Hilfestellungen beim Thema Onboarding bieten auch die Personalberatungen der Handwerkskammern. Die Handwerkskammer Dresden stellt ihren Mitgliedern etwa hilfreiche Checklisten zum Einarbeitungsprozess zur Verfügung.

In Zeiten von Corona: Was beim digitalen Onboarding zu beachten ist

In der Corona-Krise haben digitalisierte Bewerbungsprozesse an Bedeutung gewonnen. Bleiben Maßnahmen wie die Kontaktbeschränkungen oder Regeln zur Arbeit im Homeoffice bestehen, könnte auch das Onboarding zunehmend digital stattfinden. "Beim virtuellen Onboarding sind ein genauer Fahrplan für die ersten Wochen und einige Fixpunkte bis zum Probezeitende entscheidend", sagt Eva Storck. Die Speakerin, Autorin und Bloggerin bei HR ist not a Crime empfiehlt, die ersten zwei Wochen schon im Vornhinein mit Terminen zu spicken, bei denen neue Kollegen die Möglichkeit haben, das Unternehmen und die Mitarbeitenden kennenzulernen. "Besonders toll kommen Formate an, bei denen auch die Geschäftsführung in den ersten Tagen Präsenz zeigt", so Storck.

Vieles was bei der persönlichen Mitarbeitereinführung zu beachten ist, gilt auch für das virtuelle Onboarding. Capterra, Anbieter von Software-Nutzerbewertungen, hat die wichtigsten Schritte zusammengefasst:

  1. Eine ordentliche Zeitplanung und Dokumentation sind entscheidend: Pünktlichkeit, Planung, dokumentierte Standardprozesse und Verantwortlichkeiten
  2. Die "unwritten rules" per Video übermitteln: Nehmen Sie in die Einarbeitung ein Modul für Werte, Unternehmenskultur und sozial erwünschtes Verhalten mit auf.
  3. Bestimmen Sie einen Onboarding-Paten: Dieser sollte immer erreichbar sein und bei Fragen und Problemen zur Verfügung stehen.
  4. Regelmäßiges Feedback: Vorgesetzte sollten regelmäßig Feedback-Termine vereinbaren, damit das Probezeitgespräch nicht zur Überraschung wird.
  5. Vergessen Sie das persönliche Onboarding nicht: Das Vermitteln von Sicherheit und Zugehörigkeit sind wichtig, virtuelle Treffen mit allen Teammitgliedern und der informelle Austausch, z. B. durch digitale Kaffeepausen oder Afterworks.