Unternehmensführung -

Neue Mitarbeiter richtig begrüßen 8 Tipps: Das gehört in die Willkommensmappe für neue Mitarbeiter

Die Willkommensmappe bündelt Infos und erleichtert neuen Mitarbeitern den Jobstart. Ein aufgeblähtes Nachschlagewerk aber sollte man daraus nicht machen. Was gehört unbedingt in die Begrüßungsmappe - und was ist überflüssig? Ein Überblick.

Warum Willkommensmappe?

Nein, unverzichtbar ist sie ganz sicher nicht. Vor allem in Behörden, Bildungseinrichtungen und Großkonzernen aber ist die Willkommensmappe oft wichtiger Bestandteil des Onboarding-Prozesses. Oder einfacher formuliert: Sie hilft bei der Eingewöhnung. Auch Handwerksbetriebe können profitieren.

Die Vorteile der Willkommensmappe auf einen Blick:

- Sie gibt einen kompakten Überblick über die wichtigsten Informationen.

- Sie erleichtert die Einarbeitung und sorgt für einen produktiveren Start.

- Sie ist ein Zeichen von Wertschätzung.

Allerdings gilt auch für eine Begrüßungsmappe mitunter: Weniger ist mehr. Lieber übersichtlich halten als überfrachten. Zu viele Infos verwirren nur, bringen oft keinerlei Mehrwert - und kosten Zeit und Papier.

Beispiel Mittagessen: Eine Übersicht über Imbisse und Restaurants in der Nähe braucht im Smartphone-Zeitalter niemand mehr. Ebensowenig einen Stadtplan für die Westentasche. Überflüssig! Einen Raumplan benötigen Mitarbeiter - wenn überhaupt - nur in sehr großen Betrieben.

Auf welche Infos aber sollte man nicht verzichten? Hier sind unsere Ideen. Das gehört in die Willkommensmappe:

Willkommensmappe im Betrieb: Diese acht  Inhalte gehören hinein

1. Begrüßung

Ein persönlicher Gruß vom Geschäftsführer, Chef oder Meister - das ist kein Muss, aber eine schöne Geste. Sie vermittelt Wertschätzung.

 2. Unternehmensbroschüre

Auf der Firmenwebseite oder im Intranet können meist alle relevanten Informationen eingeholt werden. Historie, Mitarbeiter, Leistungsportfolio, Leitbild. Aber: Viele Betriebe, vor allem kleinere, verfügen (noch) über gar keinen Netzauftritt. In dem Fall kann die Unternehmensbroschüre - oder alternativ ein Faktenblatt - helfen, die grundlegenden Informationen zu vermitteln. 

3. Telefonliste

Neue Mitarbeiter haben Fragen - viele Fragen. Welcher Kollege über welche Nummer erreichbar ist, erfahren sie durch einen kurzen Blick auf die Telefonliste. Für Handwerker sind - da ständig unterwegs - vor allem die Mobilnummern (und E-Mail-Adressen) wichtig. Auch Notfallnummern gehören unbedingt auf die Liste, um im Falle eines Unfalls, Brands oder Herzinfarktes schnell reagieren zu können. Möglichkeit: Die Telefonliste mit einem übersichtlichen Organigramm des Betriebs verbinden. 

4. Formulare

Gerade für Handwerker sinnvoll: ein Satz Formulare zum Einstieg. Der Willkommensmappe also beispielsweise Wochenzettel, Notizblätter, Abnahmebescheinigungen, Tagesberichte oder einen Planer für wiederkehrende Termine beilegen - und Urlaubsanträge.  

5. Arbeitssicherheit

Die Zahl der tödlichen Arbeitsunfälle in Deutschland steigt. Während im ersten Halbjahr 2016 laut Deutscher Gesetzlicher Unfallversicherung (DGUV) 198 Menschen am Arbeitsplatz ihr Leben verloren, waren es im Vergleichzeitraum 2017 schon 223. Ein Grund mehr, das Thema Arbeitssicherheit offensiv anzusprechen - speziell im Handwerk. Infos über die Verhaltensregeln im Notfall, den zuständigen Unfallversicherungsträger, Ersthelfer, Brandschutz (z.B. Standort der Feuerlöscher), Notausgänge, Erste-Hilfe-Kasten, Schutzkleidung und -ausrüstung können schon in der Willkommensmappe Platz finden. 

6. Termine

Eine Übersicht der wichtigsten Termine hilft bei der weiteren Planung - jedem Einzelnen. Dazu zählen obligatorische Teammeetings und Besprechungen, wichtige Fachmessen, Mitarbeitergespräche, Betriebsausflüge - und die Weihnachtsfeier. 

7. Arbeitszeit

Gibt es eine Rahmenarbeitszeit? Wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung im Betrieb? Im Handwerk spielt die mobile Zeiterfassung naturgemäß eine größere Rolle als in anderen Branchen. Welche Tools kommen dabei zum Einsatz? Diese Infos gehören in die Mappe, um Missverständnisse von vornherein auszuräumen. Außerdem die Info, wie man sich im Krankheitsfall richtig abmeldet. 

8. Social Media Guidelines

Shitstorms machen auch vor Handwerksbetrieben nicht Halt. Die unbedachte Äußerung eines einzelnen Mitarbeiters kann den ganzen Betrieb in Teufels Küche bringen. Social Media Guidelines dienen als Leitfaden für den richtigen Umgang mit Facebook, Twitter und Co. Zwar soll und will ein Unternehmen nicht als Zensurbetrieb auftreten oder Maulkörbe verteilen. Aber klar ist auch: Interna und Betriebsgeheimnisse haben im Netz nichts zu suchen. Die Social Media Guidelines werden am besten gedruckt und elektronisch bereitgestellt.

Noch Platz? Hier sind weitere Optionen für die Willkommensmappe:

 
  • Visitenkarten
  • Öffnungszeiten der Kantine
  • Anleitungen für elektronische Geräte (PC, Drucker, Fax etc.)
  • Info über Parkplätze, Parkberechtigung, Jobticket
  • Regeln für Benutzung der Kaffeeküche
  • Geburtstagsliste
  • Utensilien (Block, Kugelschreiber etc.)
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