Darf der Chef wütend oder traurig werden, wenn ein langjähriger Mitarbeiter überraschend kündigt? Wie verkündet man die Nachricht ans Team? Und wie verabschiedet man einen Arbeitnehmer, mit dem es nicht gepasst hat? Praxisexpertin Maren Ulbrich hat Tipps für den Umgang mit Mitarbeitern nach einer Kündigung.
Bei einer Kündigung kommen zwei Szenarien infrage. Ein Mitarbeiter kündigt von sich aus oder der Handwerkschef spricht einem Mitarbeiter die Kündigung aus. In beiden Fällen aber stellt sich eine Frage: Wie gehe ich als Führungskraft nun mit dem Mitarbeiter um?
Wenn ein langjähriger, treuer Mitarbeiter überraschend kündigt, kann das den Chef auch persönlich treffen. Darf er seine Gefühle zum Ausdruck bringen? Weitere Fragen treten auf: Soll er den Mitarbeiter überreden, zu bleiben? Wer sagt es dem Rest des Teams? Und letztlich: Was kann die Unternehmerin oder der Unternehmer aus der Kündigung lernen?
Maren Ulbrich ist Inhaberin und Gründerin von Handwerksmensch und berät Handwerksunternehmen dabei, wie sie motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden und binden. Sie weiß auch, was Chefs beim Umgang mit Mitarbeitern nach einer Kündigung beachten sollten. Das sind ihre Tipps.
Umgang mit Mitarbeitern nach einer Kündigung # Szenario 1: Ein Mitarbeiter kündigt
Damit hätte der Handwerkschef nie gerechnet! Ausgerechnet der Arbeitnehmer kündigt, der besonders zuverlässig ist und dem Betrieb jahrelang treu verbunden war. Da nicht traurig oder enttäuscht zu reagieren, fällt schwer. Darf man als Chef jetzt persönliche Emotionen zeigen? "Den Mitarbeitern zu verurteilen oder ihn zu beschimpfen, ist das Worst Case-Szenario", sagt Maren Ulbrich. Genauso schlimm sei es aber, die Kündigung des Mitarbeiters zu ignorieren. Also sie bloß zur Kenntnis zu nehmen und sie oder ihn einfach ziehen zu lassen.
In jedem Fall sollten Chefs authentisch auf die Kündigung reagieren, so Ulbrich. "Sie dürfen ehrlich sagen, dass Sie die Kündigung unerwartet getroffen hat und auch Sorge darüber äußern, wie es ohne den Mitarbeiter im Betrieb weitergeht." Anknüpfend daran sollte der Chef aber die Frage stellen, ob der Mitarbeiter sich seine Entscheidung wohl überlegt hat. Und ob dieser sich nicht doch noch vorstellen könnte, im Unternehmen zu bleiben.
Warum hat der Mitarbeiter gekündigt? Und was kann der Chef daraus lernen?
Dabei geht es auch darum herauszufinden, was den Mitarbeiter dazu bewegt hat, das Unternehmen zu verlassen und dahingehend Verbesserungen anzustoßen. In den überwiegenden Fällen sei die Führungskraft der Grund für die Kündigung, so die Erfahrung der selbstständigen Personalberaterin. In kleinen Handwerksbetrieben ist das oft der Chef selbst. "Menschen arbeiten für Menschen und Menschen gehen auch wegen der Menschen", sagt Ulbrich.
Das belegen auch Studien. Zum Beispiel eine Umfrage des Marktforschungsinstituts forsa im Auftrag des sozialen Netzwerkes Xing vom Januar 2022. Darin geben 38 Prozent der befragten Erwerbstätigen als Grund für einen möglichen Jobwechsel Unzufriedenheit mit der Geschäftsführung bzw. 30 Prozent mit der direkten Führungskraft an. Umgekehrt ist für 59 Prozent ein gutes Führungsverhalten ausschlaggebend für die Attraktivität eines Arbeitgebers.
"Alternativ kann das Team der Grund für die Kündigung sein." In ihrer Arbeit mit Handwerksbetrieben habe Ulrich diesen Fall oft erlebt. Aus der Not heraus, zum Beispiel wegen des Fachkräftemangels, würden Mitarbeiter im Arbeitsalltag oft flexibel eingesetzt. "Das führt zu wechselnden Kolonnen und wiederum dazu, dass Menschen mit Menschen zusammenarbeiten müssen, die sich im schlimmsten Fall nicht verstehen, deren Kompetenzen und Werte nicht zusammenpassen. Auf Dauer macht das unzufrieden", sagt Ulbrich. Kündigungsgründe wie der Wunsch nach mehr Lohn seien laut der Trainerin dagegen nebensächlich.
"Natürlich muss der Chef im Kopf behalten, dass der Großteil der Mitarbeiter nicht den wahren Grund für die Kündigung sagt, weil sie schlichtweg Angst davor haben", sagt Ulbrich. Deshalb ist es sinnvoll, die Frage danach umzuformulieren. "Fragen Sie stattdessen nach den Bedürfnissen, die sich der Mitarbeiter bei seinem neuen Arbeitgeber zu erfüllen hofft."
Wer sagt es dem Team?
Trotz aller Bemühungen steht die Entscheidung des Mitarbeiters fest. Dann stellt sich die Frage: Wer kommuniziert die Kündigung an das Team – der Handwerkschef oder der Mitarbeiter? "Im Idealfall verkünden es beide gemeinsam in einem Meeting. Zu diesem sollten auch diejenigen online zugeschaltet sein, die gerade nicht vor Ort sind", so Ulbrich. In diesem Meeting sagt der Unternehmer, dass der Mitarbeiter den Betrieb auf eigenen Wunsch verlässt und bringt noch einmal seine Wertschätzung für ihn zum Ausdruck. "Das zeigt, dass man einander immer noch Rückendeckung gibt und das vermittelt auch den Kollegen ein Sicherheitsgefühl", sagt Ulbrich.
Muss an Kunden kommuniziert werden, dass der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet? Bei Facharbeitern, die häufig wechselnde Kunden haben, sei das eher unüblich, so Ulbrich. Anders sehe die Sache bei Mitarbeitern in höheren Positionen aus, zum Beispiel Bau- oder Werksleitern. "Kunden können schriftlich darüber informiert werden, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und eine neue Person seine Aufgaben übernommen hat".
Die Türen für eine Rückkehr des Mitarbeiters offenhalten?
Zu einem Austrittsgespräch, auch Exit-Gespräch genannt, gehöre auf jeden Fall auch dazu, dem geschätzten Mitarbeiter zu kommunizieren, dass die Tür für eine Rückkehr offensteht, so Ulbrich. Damit zeige der Arbeitgeber sein Vertrauen. Im Gegenzug sei aber auch der Mitarbeiter in der Verantwortung. Dieser sollte auch in den letzten Tagen mit voller Tatenkraft dabei sein und seine Vertretung bzw. den neuen Kollegen in seine Aufgaben einweisen.
Zur Wertschätzung trägt neben wohlwollenden Abschiedsworten auch eine kleine Abschiedsfeier bei. "In vielen Handwerksbetriebs ist zum Beispiel ein gemeinsames Abschiedsgrillen am Freitagnachmittag beliebt", schlägt Ulbrich vor. Ein sang- und klangloser Abzug des Mitarbeiters ist hingegen für keine der beiden Seiten schön.
Umgang mit Mitarbeitern nach einer Kündigung # Szenario 2: Ein Mitarbeiter wird gekündigt
Es gibt viele Gründe, einen Mitarbeiter zu kündigen. Dazu können anhaltende schlechte Leistungen, grobes Fehlverhalten oder Unstimmigkeiten im Team zählen. "In diesen Fällen lag schon vor der Kündigung sehr viel Spannung in der Luft", so Ulbrich. Oft werde dann eine verkürzte Restarbeitszeit vereinbart. In dieser sollte der Fokus darauf liegen, dass der Mitarbeiter die restlichen Arbeiten erledigt und das Unternehmen "im Stillen" verlässt.
"Hier liegt die Verantwortung beim Chef, die Information der Kündigung ans Team weiterzutragen. Aber auch hier gilt: Alle müssen zum gleichen Zeitpunkt informiert werden, sodass es nicht zu stiller Post kommt". Der Chef sollte keine schlechten Worte über den gekündigten Mitarbeiter verlieren, aber trotzdem transparent sein, sagt Ulbrich.
Bei der richtigen Kommunikation ans Team kann eine kleine Übung helfen. Der Chef setzt sich dabei sinnbildlich zwei Hüte auf: einmal den Hut der Privatperson und einmal den des Betriebsinhabers. "Der Chef kann zum Beispiel sagen, dass er den gekündigten Mitarbeiter sehr schätzt und ihn als Privatperson durchaus weiterbeschäftigten würde. Als Betriebsinhaber müsse er jedoch wirtschaftlich denken", nennt Ulbrich ein Beispiel.
Auch der Abschied verlaufe in diesem Fall anders. "Schließlich ist schon in Vornherein viel gesagt worden", so die Personalberaterin. Statt Feierlichkeiten sei ein nüchterner und schlichter Abschied angebracht, bei dem der Chef den Mitarbeiter zum Beispiel zur Tür begleitet und ihm auf seinem weiteren Weg das Beste wünscht.
Was muss nach einer Kündigung Organisatorisch beachtet werden?
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt – ob auf eigenem Wunsch oder nicht – gibt es letztlich auch viele organisatorische Fragen zu klären. Wann ist der letzte Arbeitstag des Mitarbeiters? Hat er noch Urlaubstage, die aufzubrauchen sind? Wird die Stelle neu ausgeschrieben? Und wer übernimmt in der Zwischenzeit die Aufgaben des gekündigten Mitarbeiters? All das sind Fragen, die der Handwerkschef zeitig beantworten sollte. Schließlich sind auch ganz praktische Dinge zu beachten: So muss der Mitarbeiter etwa Werkzeug, Maschinen und Fahrzeuge, die er im Berufsalltag genutzt hat, im gereinigten Zustand zurückgegeben. Auch Zutrittsberechtigungen müssen entzogen werden.
Selbstverständlich kostet eine falsche Personalentscheidung viel Zeit und Geld. Aber der Handwerkschef kann daraus etwas über sein Führungsverhalten lernen und dafür sorgen, dass es bei der nächsten Einstellung besser passt. "Stellen Sie sich dafür die folgenden Fragen", rät Ulbrich. "Was hätte ich bereits im Einstellungsgespräch des Mitarbeiters anders machen können? Wann kamen mir Zweifel bei meiner Personalentscheidung und warum habe ich nicht den Mut gehabt, den Mitarbeiter früher zu kündigen? Was genau hat mich am Mitarbeiter gestört? Und worauf muss ich dementsprechend beim nächsten Einstellungsgespräch achten?"