Effizient arbeiten Postfach überflutet? So werden Chefs zu E-Mail-Ninjas

Täglich werden weltweit Hunderte Milliarden von E-Mails verschickt. Zwar landet nur ein Bruchteil davon im eigenen Postfach, trotzdem kostet die Bearbeitung gerade Handwerkschefs viel Zeit. Doch das ist kein Grund zu verzweifeln: Diese fünf einfachen Regeln helfen dabei, dauerhaft Ordnung und Übersicht im Mail-Eingang zu bewahren.

Von Eileen Wesolowski

Wissen Sie, was ein E-Mail-Ninja ist? Tony Hsieh, US-Amerikaner und verstorbener Gründer des auf Mode spezialisierten Online-Versandhändlers Zappos, soll so offiziell einige seiner Mitarbeiter bezeichnet haben. Diese waren nur dafür eingestellt, täglich seine E-Mails zu lesen und abzuarbeiten. Es soll sich dabei laut Business Insider India sogar um ein mehrköpfiges Team gehandelt haben.

Zugegeben: Handwerksunternehmer werden wohl kaum das nötige Kleingeld haben, um gleich mehrere Mitarbeiter für die Beantwortung ihrer E-Mails zu beschäftigen. Aber das ist auch gar nicht nötig. Mit diesen einfachen Regeln lernen Sie, effizient mit der täglichen Flut an Kundenmitteilungen, Anfragen von Geschäftspartnern und Spam-Nachrichten umzugehen – und so selbst zu einem E-Mail-Ninja zu werden:

Regel 1: Feste E-Mail-Zeiten einrichten – aber niemals den Tag mit E-Mail-Lesen starten

"Starten Sie niemals mit einem Blick in Ihren E-Mail-Eingang in den Tag!". Das rät Lars Bobach, Mehrfachunternehmer und Autor. Den Grund dafür nennt er in seinem Buch "7 Geheimnisse erfolgreicher Unternehmer". E-Mails seien in der Regel nichts anderes als To-dos von Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern. Sie entscheiden über die gesamte Tagesplanung und halten von den eigenen Aufgaben ab. Damit Chefs ihren Arbeitstag selbst strukturieren können, gibt Bobach stattdessen den Tipp, feste E-Mail-Zeiten einzurichten. Im besten Fall wird das Postfach nur zwei bis fünf Mal am Tag zu zuvor festgelegten Uhrzeiten geöffnet. Diese Zeiten können Unternehmer in ihren Kalender eintragen oder sie stellen sich zum Beispiel einen Wecker, um sich daran zu erinnern.

Bobach empfiehlt sogar, die E-Mail-App ganz vom Smartphone zu löschen: "Warum? Weil E-Mails ein Kommunikationsmedium sind, das nicht fürs Smartphone gemacht ist. Auf dem Smartphone wird nur gecheckt, auf dem Tablet und Computer wird abgearbeitet."

Regel 2: Bearbeitungsregeln etablieren, um Mails nicht mehrmals zu lesen

Kennen Sie das? Sie lesen eine E-Mail, aber beantworten diese erst später. Das mehrmalige Lesen kostet aber wertvolle Zeit, die viele Unternehmer nicht haben. Zeitmanagement-Experten raten dazu, E-Mails nicht auf die lange Bank zu schieben. Dabei hilft es, sofort zu entscheiden, was mit der Nachricht im Posteingang passiert und sich dementsprechend Regeln für die Bearbeitung anzueignen. Diese können zum Beispiel sein:

• Sofort bearbeiten: Wenn die Beantwortung der Nachricht nicht länger als höchsten fünf Minuten braucht, direkt darauf antworten.
• Später bearbeiten: Die E-Mail ist wichtig, aber die Beantwortung nimmt mehr als fünf Minuten Zeit in Anspruch? Dann sollte sie archiviert bzw. auf Wiedervorlage gelegt werden und für die Bearbeitung explizit Zeit im Terminkalender eingeplant werden.
• Weiterleiten & Delegieren: Der Inhalt der E-Mail richtet sich nicht direkt an den Chef oder es handelt sich um eine Anfrage, um die sich auch ein Mitarbeiter kümmern kann? Hier ist die Weiterleitung die richtige Option.
• Löschen: Spammails, Werbung und andere unwichtige Nachrichten sofort in den Papierkorb schieben.

Regel 3: Mails in Ordnern archivieren – ja oder nein?

Viele Menschen nutzen in ihrem Postfach gerne Ordner, um ihre E-Mails zu sortieren. Da gibt es zum Beispiel einen Ordner für "Wichtiges", einen für "Internes" und einen für ein bestimmtes Projekt. Im ersten Moment schafft das Ordnung. Doch je mehr Ordner es werden, desto unübersichtlich wird es und das Gegenteil einer Zeitersparnis ist erreicht. Besser ist es, die Anzahl der Ordner möglichst klein zu halten beziehungsweise die Ordnerstruktur gut zu durchdenken. Lars Bobach geht sogar noch einen Schritt weiter: Er nutzt gar keine Ordnerstruktur, sondern lediglich das große Archiv bzw. die Suchfunktion im Mailprogramm. "Denn eins ist sicher, Sie erhalten jeden Tag mindestens eine E-Mail, die sich nicht an Ihre Ordnerstruktur hält, so dass Sie abwägen müssen, wo Sie die E-Mail ablegen sollen", schreibt er. Ein Zeitfresser!

Regel 4: Mails kurz fassen

Das Schreiben von E-Mails kostet wohl mit die meiste Zeit. Hier ein paar Tipps, die dabei helfen, sich möglichst kurz zu fassen – und dabei trotzdem professionell zu bleiben:

• Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte kurz und prägnant den Inhalt der Mail zusammenfassen.
• Aufbau: Listen, Absätze und Fettungen sorgen auch in einer Mail für Übersichtlichkeit und machen das Lesen angenehmer. Vermieden werden sollten zudem Bandwurmsätze. Stattdessen sorgen kurze, einfache Sätze für ein besseres Verständnis.
• Inhalt: Wer in einer Mail fünf verschiedene Anliegen ausführt und zehn Fragen stellt, schreibt nicht nur einen ellenlangen Text, sondern sorgt auch beim Empfänger für Verwirrung. Lieber auf ein bis zwei Themen beschränken und dafür mehrere Mails schreiben.
• Textbausteine: Wer sich ein Archiv an Textbausteinen zulegt, muss nicht immer wieder die gleichen Passagen schreiben.

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• Etikette: Besonders in der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern ist die Etikette wichtig. Zu achten ist auf die korrekte Rechtschreibung und Grammatik, die richtige Schreibweise des Namens sowie auf die passende Anrede- und Verabschiedungsform. Wenn sich vorher im Team darauf geeinigt wurde, kann man auch mal lockerer mit diesen Regeln umgehen. So kann zum Beispiel vereinbart werden, dass die Anrede und Verabschiedung in der internen Mail-Kommunikation ganz weggelassen wird.

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• Alternatives Kommunikationsmittel: Braucht es wirklich eine E-Mail als Antwort? Manchmal geht es schneller, zum Hörer zu greifen, um die Details mit dem Kunden zu besprechen. Oder es ist effizienter, den Mitarbeiter direkt wegen des geschilderten Problems anzusprechen.

Regel 5: Weitere Tipps für ein übersichtliches E-Mail-Postfach

• CC-Regel: "Carbon Copy" – besser bekannt als "CC" – ist eine viel genutzte Funktion, um zum Beispiel Mitarbeiter in Kommunikationsabläufe miteinzubeziehen. Sinnvoll und zeitsparend ist diese aber nur, wenn im Unternehmen Regeln für das "CC" festgelegt werden. Ist die E-Mail lediglich als Information an den Mitarbeiter gedacht? Oder muss dieser auf die E-Mail antworten? Und in welchen Fällen sollte überhaupt in "CC" gesetzt werden?
• Spam: Laut Statista belief sich der Anteil an Spam-Mails am gesamten E-Mail-Verkehr weltweit im Dezember 2021 auf rund 45 Prozent. Ein Allheilmittel gegen sie gibt es zwar nicht. Aber auch hier lässt sich Aufräumen – und das nicht nur mit einem im E-Mail-Programm integrierten Virenscanner. Absender sollten dauerhaft blockiert oder gesperrt werden. Wer nervige Werbung oder einen Newsletter erhält, den er oder sie längst nicht mehr liest, sollte sich davon abmelden. Diese Aktion spart auf Dauer viel Zeit.
• Benachrichtigungen: Der Arbeitsalltag ist geprägt von ständigen Unterbrechungen. Sie stören die Konzentration und kostbare Minuten werden verschwendet, um sich auf die eigentliche Aufgabe zurückzubesinnen. Zu solchen Störungen gehören auch ein aufpoppendes Fenster oder ein Piepton, der eine neue Mail ankündigt. Solche Benachrichtigungen sollten auf ein Minimum reduziert bzw. besser ganz ausgeschaltet werden. In der Regel bieten die verschiedenen E-Mail-Programme die Möglichkeit, diese zu deaktivieren.

Einige der hier aufgezählten Tipps stammen aus der unten aufgeführten Literatur rund um das Thema Zeitmanagement, bestellbar auch im Holzmann Medien Shop: