Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern So wählen Sie in Geschäftsmails die passende Grußformel

Ein "LG" als Verabschiedung in einer Geschäftsmail? Ein No-Go, findet Birte Steinkamp, Trainerin für Business-Etikette. Für die Deutsche Handwerks Zeitung unterzog sie elf gängige Formulierungen dem Knigge-Check.

3D-Cartoon-Briefkasten, aus dem Papierflieger starten.
Schon scheinbar kleine Dinge wie die falsche Grußformel in der Geschäftsmail können am Image des Handwerksbetriebes nagen. - © accogliente - stock.adobe.com

Die E-Mail ist auch in Zeiten von WhatsApp und Co. eines der wichtigsten Kommunikationsmittel. Eine Prognose von Statista geht davon aus, dass in diesem Jahr weltweit täglich 333,2 Milliarden E-Mails privat und geschäftlich versendet und empfangen werden. Diese Zahl soll bis zum Jahr 2025 sogar noch weiter wachsen: auf 376,4 Milliarden E-Mails täglich.

Für Handwerkschefs ist die E-Mail vor allem im Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern unerlässlich. Wer sich darin gut verkauft, festigt nicht nur seine Geschäftsbeziehungen, sondern kann auch neue Kunden gewinnen. Schnell aber kann es mit der Seriosität dahin sein, wenn einige Regeln in der E-Mail-Kommunikation nicht beachtet werden. Ein Stolperstein kann sogar die Grußformel am Ende der Geschäftsmail sein. "Haben sich E-Mails zu Beginn noch am Schreiben von Briefen orientiert – und eine E-Mail ist letztlich nichts anderes als ein digitaler Geschäftsbrief – so orientieren sich Grußformeln heute leider mehr und mehr an Short-Messages", sagt Birte Steinkamp. Ein No-Go, wie die zertifizierte Business-Knigge-Trainerin aus Kirchlengern findet.

Falsche oder fehlende Grußformel in der Geschäftsmail kann einen schlechten Eindruck hinterlassen

Doch warum ist dem so? "Das Image wird durch alles, was man tut, sagt und schreibt erzeugt und gefestigt. Und gerade bei schriftlicher Kommunikation, dürfen wir nicht vergessen, dass sie bleibt", sagt die Expertin, die regelmäßig Knigge-Seminare für Unternehmen und ihre Mitarbeiter abhält. Damit könne sogar etwas scheinbar Nichtiges wie die Wahl der Grußformel das Image eines Unternehmens stärken. Oder ihm schlimmstenfalls widersprechen und damit schaden.

Doch wie wählt der Handwerksbetrieb eine angemessene Verabschiedung in der Geschäftsmail? "Ein Unternehmen sollte sich unbedingt über die eigenen Werte im Klaren sein", sagt Steinkamp. Folgende Fragen sollte sich der Betrieb dafür stellen: Wofür steht das Unternehmen, welche Werte werden gelebt und sollen nach außen spürbar sein? "Darauf lässt sich ein sogenanntes Wunsch-Image formulieren, also 'Wie sollen mich andere wahrnehmen?'", sagt Steinkamp. Bei all diesen Überlegungen spiele aber auch die Branche und die Zielgruppe eine große Rolle. So steht ein traditioneller Handwerksbetrieb etwa für andere Werte als das hippe Dating-App-Start-up. Und beide bedienen eine unterschiedliche Zielgruppe.

Grußformel in der Geschäftsmail: Was ist noch zu beachten?

Wichtig: Die Grußformel sollte auch an die Anrede angepasst sein. "Es ist wenig förderlich für die Glaubwürdigkeit, wenn man bei der Anrede förmlich bleibt im Stil von 'Sehr geehrte Frau Müller', dann aber mit 'Liebe Grüße und mach’s gut' die E-Mail beendet", so Birte Steinkamp. Außerdem sei grundsätzlich zu unterscheiden, ob es sich um ein Schreiben aus offiziellem Anlass, im Rahmen des täglichen Umganges oder persönlicher Beziehungen handelt.

Zudem ist die Entscheidung, welche Grußformel man benutzt, davon abhängig, wie die Beziehung zum Empfänger ist. Das beutetet: Man darf auch mal in der Geschäftsmail persönlicher werden. Dabei sei entscheidend, wie gut und lange man sich kennt, wer Kunde und wer Dienstleister ist, sagt Steinkamp. "Meinem Geschäftspartner, mit dem ich seit Jahren ein freundschaftliches Verhältnis pflege, werde ich keine 'hochachtungsvollen Grüße' da lassen, dem Neukunden aus der seriösen Branche geschickterweise keine 'lieben Grüße'."

Beispiele von Grußformeln und wann sie angewendet werden:

Elf Beispiele von Grußformeln, wann sie Anwendung finden und wie sie laut Knigge-Trainerin Birte Steinkamp auf den Empfänger wirken:

GrußformelWirkung auf den Empfänger
Mit freundlichen GrüßenDies sei die gängigste Form, mit der man nichts falsch macht: "Diese Grußformel wird auch nach DIN 5008 – diese Norm legt Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung fest – immer in Kombination mit der Anrede 'Sehr geehrte oder sehr geehrter' benutzt", so Steinkamp.
Beste Grüße, viele Grüße"Diese Grußformeln bilden eine Zwischenstufe", sagt Birte Steinkamp. Sie seien nicht mehr formell, aber auch nicht zu persönlich. "Die Schreibenden sollten sich aber bereits kennen", rät sie.
Herzliche Grüße, liebe GrüßeDiese Grußformeln sind sehr persönlich. Steinkamp empfiehlt, sie nur unter Bekannten zu nutzen, wenn man sich duzt oder in der Kombination mit der Anrede "Hallo".
Grüße aus [Ort] / Grüße nach [Ort] Diese Grußformel ist laut der Knigge-Expertin nicht immer sinnvoll. So sei diese Wahl denkbar, wenn der Ort etwas besonderes ist, wenn sich schon einmal darüber unterhalten wurde oder wenn man eine besondere persönliche Note betonen möchte. "Grüße aus oder nach Mailand sind sicher dann geschickt, wenn man über einen Mode-Deal verhandelt, Grüße aus Kleinhausen mit 250 Einwohnern wirken dann eher unspektakulär", so Steinkamp.
Sonnige Grüße"Sonnige Grüße sind eher der umgangssprachlichen Kategorie zuzuordnen und mal ehrlich – die Sonne hat mit einer geschäftlichen E-Mail herzlich wenig zu tun", sagt Steinkamp.
Abkürzungen wie "Gruß", "MfG"Abkürzungen sind ein absolutes No-Go. Sie wirken nebensächlich und wenig wertschätzend, so die Coachin. "Das wird nur noch dadurch getoppt, dass auch der Name abgekürzt wird."
Ausschweifende Grußformeln wie "Hochachtungsvoll und mit freundlichen, herzlichen Grüßen verbleibe ich in Erwartung Ihrer Antwort"Abkürzungen sind bei der Grußformel nicht vorteilhaft, umgekehrt kann man es aber auch übertreiben. Steinkamp: "Das lässt sich charmanter und vor allem präziser formulieren, indem man zum Beispiel schreibt: "Ich freue mich auf Ihre Antwort. Freundliche Grüße".
Wünsche wie "Ein schönes Wochenende""Das ist eine gängige Redensart und durchaus in Ordnung", sagt Steinkamp. Allerdings sollte diese Grußformel selbstverständlich auch als Gruß zum Wochenende verwendet und nicht etwa schon am Mittwoch versandt werden.
Förmliche Grüße wie "Hochachtungsvoll" oder "mit erwartungsvollen Grüßen"Laut Steinkamp wirken diese Grußformeln distanziert, veraltet und konservativ: "Sie kommen in etwas anderer Form fast nur noch in Schreiben an hohe Amtsträger vor (mit ausgezeichneter oder vorzüglicher Hochachtung) – hier sind sie allerdings Pflicht."
Grußformel ganz weglassenDie Grußformel ganz wegzulassen ist das zweites No-Go. "Was bei WhatsApp & Co. gang und gäbe ist, würde uns im Brief auf Papier niemals passieren. Wer würde sich da die Grußformel sparen?", fragt Steinkamp.
Grußformel in Kombination mit EmojiNach Meinung von Birte Steinkamp sollten Emojis höchstens in der Kommunikation mit guten Bekannten verwendet werden. "Eine E-Mail ist zum Informationsaustausch gedacht und wenn ich Emotionen ausdrücken möchte, die ich nicht in schriftliche Worte fassen kann, dann sollte ich das persönliche Gespräch suchen." Ebenso verhalte es sich mit Ironie und Sarkasmus in E-Mails. Das sei ganz schmaler Grat und die Gefahr, missverstanden zu werden, ist einfach zu hoch. "Wer witzig sein möchte, ist das am besten im Gespräch, wenn er das Gesagte auch durch Mimik und Gestik unterstreichen kann", so die Trainerin.

Und wie verabschiedet man sich im Englischen richtig?

Englisch ist die meistgesprochene Sprache der Welt, eine englische Mail im digitalen Postfach daher keine Seltenheit. Welche Grußformeln kommen in der Kommunikation mit englischsprachigen Kunden oder Geschäftspartnern infrage?

Am förmlichsten sei laut der Knigge-Expertin "yours faithfully", wenn man den Empfänger nicht kennt. Kennt man diesen hingegen, dürfe "yours sincerely" verwendet werden. "Beides kommt unserem 'Mit freundlichen Grüßen' nahe", so Steinkamp. Englische Gegenstücke zu informelleren Formulierungen lauten "Kind Regards", "Best Regards" oder "Best Wishes".