Schon wieder geht ein Tag zu Ende und es blieb keine Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben? Kein Problem – mit diesen einfachen Methoden lernen Handwerkschefs, Prioritäten im Arbeitsalltag zu setzen, Projekte konzentriert anzugehen, Ordnung im Betrieb zu schaffen und so ihre Zeit effizienter zu nutzen.
1. Aufgaben einteilen: Die Eisenhower-Matrix
Der Berufsalltag ist geprägt von scheinbar dringenden Aufgaben. Die wichtigen sind es jedoch, auf denen der Fokus liegen sollte. Beim Priorisieren von Aufgaben unterstützt die Eisenhower-Matrix. Der Kern bildet eine Entscheidungsmatrix mit vier Feldern, in denen die Aufgaben platziert werden. Zu den A-Aufgaben zählen solche, die gleichzeitig dringend und wichtig sind: Notfälle wie akute berufliche Krisen, Liquiditätsprobleme oder Projekte mit knapper Deadline. B-Aufgaben sind genauso wichtig, aber hier herrscht weniger Zeitdruck. In diese Kategorie kommen Aufgaben, die den Handwerksunternehmer beruflich
weiterbringen, zum Beispiel die strategische Planung oder regelmäßige Mitarbeitergespräche. C-Aufgaben sind Zeitfresser, die es zu Delegieren gilt. Dazu zählen die meisten Telefonate und Mails oder das Schreiben von Angeboten. Aufgaben der Kategorie D – zum Beispiel unnötiges Internetsurfen im Arbeitsalltag – gilt es, konsequent aus dem Arbeitsleben zu entfernen.
2. Bei "Aufschieberitis": Die Zuckerbrot- und Peitsche-Methode
Lars Bobach ist Mehrfachunternehmer. Nachdem ihm seine Verpflichtungen über den Kopf wuchsen, hat er sein Leben umgekrempelt und auf Basis seiner Erfahrungen ein Buch geschrieben. Ein Kapitel behandelt die "Aufschieberitis". Dieses Phänomen beschreibt das Aufschieben von Aufgaben, das im schlimmsten Fall zur Stagnation führt. Bobach rät zur Zuckerbrot-Methode: "Vereinbaren Sie mit sich eine Belohnung, die Sie mit Erreichen des Ziels, mit der Beendigung des Projekts oder mit der Erledigung der Aufgabe einlösen können." Das können große Dinge wie ein Urlaub sein, aber auch kleine, wie eine gute Flasche Wein oder der Besuch beim Lieblingsitaliener. Eine Motivation könne aber auch das genaue Gegenteil sein: die Aussicht auf eine Strafe (Peitsche-Methode). Als Bobach an seinem Buch schrieb, motivierte ihn die Strafe, 2.000 Euro an eine ihm nicht sonderlich sympathische Partei spenden zu müssen, wenn er das Manuskript nicht rechtzeitig fertigstellt. Allerdings: Eine reine Strafe belege das zu erreichende Ziel negativ, weshalb zusätzlich eine Belohnung ausgemacht werden sollte.
Helfen könne es auch, sich für bestimmte Aufgaben einen Partner an die Seite zu stellen (Buddy-Prinzip): Das erzeuge sozialen Druck. Wer regelmäßig über den Fortschritt seiner Projekte Auskunft leisten muss, möchte sich gegenüber seinem Buddy ungern blamieren oder diesen enttäuschen.
3. Energieräuber beseitigen: Die Stop-Doing- und To-relax-Liste
Vielen Menschen fällt es schwer, "Nein" zu ihren Kollegen zu sagen. Das führt im schlimmsten Fall dazu, dass sich die eigenen
To-dos häufen. Bobach rät Unternehmern dazu, solche Energieräuber auf eine "Stop-Doing-Liste" zu setzen. Sein Tipp: Wozu
man in der Vergangenheit zu oft "Ja" gesagt habe, könne man auf diese Liste schreiben, damit das Neinsagen künftig einfacher fällt.
Auch andere Energieräuber haben darauf Platz: Zum Beispiel Aufgaben, die die Laune runterziehen, oder die man eigentlich delegieren könnte. Dafür gilt es, die eigenen Energieräuber zu identifizieren. Darüber hinaus rät der Autor zu einer "To-relax-Liste". Diese hilft dabei, wichtige Auszeiten wie Spaziergänge oder Urlaube nicht aus den Augen zu verlieren. Er empfiehlt, die Liste aber nicht nur zu schreiben, sondern sich bewusst Zeit dafür im Kalender zu reservieren.
4. Aufgaben abhaken: Das Kanban-Board
Das Kanban-Board bietet eine gute Möglichkeit, den Bearbeitungsstatus von Aufgaben im Blick zu behalten. Es besteht in der Grundversion aus drei Spalten. In der Spalte "To-do" werden Aufgaben hinterlegt, die noch zu erledigen sind. Die Spalte "Doing" zählt diejenigen Projekte auf, die bereits in Bearbeitung sind. Im Bereich "Done" sind alle vollständig erledigten Aufgaben hinterlegt. Beim Kanban-Board geht es vor allem um die Visualisierung. Deshalb kann dafür zum Beispiel ein Whiteboard oder eine Tafel genutzt werden. Damit sich die Aufgaben in die verschiedenen Spalten verschieben lassen, eignen sich Haftzettel. Das "interaktive" Board bietet so eine Übersicht über den eigenen Workflow. Wer die Informationen darauf erweitert, kann es als Hilfsmittel für das gesamte Team nutzen. Wer bearbeitet gerade welchen Auftrag, wie weit ist der- oder diejenige bereits und braucht es noch Unterstützung? Auf dem Kanban-Board lässt sich das alles nicht nur ablesen, es motiviert das Team auch, regelmäßig über den Stand von Projekten zu kommunizieren.
5. Hilfe in stressigen Situationen: Die Stopp-Karte
Stressige Situationen im Berufsalltag lassen sich kaum vermeiden. Damit Unternehmer wieder ins Denken kommen, verteilt Wirtschaftspsychologe und Buchautor Markus Dörr in seinen Seminaren gerne eine Stopp-Karte, mit der Aufschrift: "Stopp. Welcher Gedanke hilft mir jetzt weiter?". Sie zwinge dazu, analytisch zu denken und stressigen Emotionen das Wasser abzugraben. Auch Erste Hilfe-Maßnahmen bei Stress sind darauf vermerkt: "Sagen Sie bewusst und laut: 'Stopp', atmen Sie ein paar Mal tief durch und machen Sie sich dann einen neuen Plan", lautet sein Rat bei akuten Stresssituationen.
6. Für konzentriertes Arbeiten: Die Abwesenheitsnachricht
Während der Chef auf der Baustelle arbeitet, trudeln im E-Mail-Postfach die Kundenanfragen ein oder das Firmenhandy klingelt unentwegt. Ein stressfreies Arbeiten ist damit unmöglich. Lena Pilz hat für die Lösung dieses Problems einen Tipp. Sie ist Dozentin und hat bereits Handwerker zum Thema Zeitmanagement beraten. Pilz rät zur Einrichtung einer automatischen Abwesenheitsnotiz, in der der Handwerker feste E-Mail- bzw. Telefonzeiten vorgibt. In dieser Abwesenheitsnachricht kann zum Beispiel stehen: "Ich lese meine E-Mails täglich in der Zeit von sechs bis acht sowie von 16 bis 18 Uhr". Der Vorteil: der Kunde weiß, dass er auf jeden Fall eine Antwort bekommt. Der Handwerker wird nicht durch weitere Nachfragen gestört und arbeitet ohne Druck.
7. Um Ordnung zu schaffen: "Niemals leer gehen"
Ordnung ist das halbe Leben, und sie spart viel Zeit. Markus Dörr rät dazu, feste Ordnungsrituale am Arbeitsplatz einzuführen. Das kann zum Beispiel die Verinnerlichung des Satzes "Niemals leer gehen" sein. Das Prinzip komme aus der Gastronomie und besage, dass ein Kellner immer etwas mitnehmen soll, egal, wo er sich gerade befindet. Das geht auch im Handwerkeralltag: Bei jedem Gang auf der Baustelle etwas Müll
entsorgen. Post kann auf dem Weg vom Büro nach Hause in den Postkasten geworfen werden.
8. Realistische Ziele setzen: Die SMART-Methode
Ziele sind für jeden Unternehmer wichtig. Doch meistens werden diese sehr groß und vage gesetzt. Hier kommt der Faktor Zeitmanagement ins Spiel: Wenn ein Ziel unkonkret formuliert ist, welche genauen Schritte plane ich dann, um dieses zu erreichen? Bei der Formulierung guter Ziele hilft die SMART-Methode. Das bedeutet, das Ziel sollte
- spezifisch sein: es sollte möglichst konkret und detailliert formuliert werden.
- messbar sein: es sollte qualitative und quantitative Kennzahlen enthalten.
- attraktiv sein: das Ziel sollte motivieren, zum Beispiel aus einem inneren Anrieb heraus verfolgt werden.
- realistisch sein: das Ziel sollte nicht zu groß gesteckt werden, die nötigen Ressourcen müssen vorhanden sein.
- terminiert sein: es sollte eine Deadline bzw. Etappenziele gesetzt werden.
"Mein Instagram-Unternehmenskanal soll erfolgreicher werden", ist zum Beispiel ein vage formuliertes Ziel. Nach der SMART-Methode wäre folgende Formulierung besser: "Ich werde bis zum 1. Januar 100 neue Follower gewinnen, indem ich pro Monat zwei Reels auf meinen Instagram-Kanal poste."
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