Hier ein Mitarbeitergespräch, da ein Kundentermin und danach noch die Abrechnungen erledigen – als Chef ist der Kalender oft sehr voll. Trotzdem sollte auch eine Führungskraft Pause machen. Trainerin Lena Pilz verrät die besten Tipps für ein besseres Zeit- und Pausenmanagement.
Ohne Fleiß kein Preis. Nach diesem Motto arbeiten viele Deutsche mehr als sie sollen. Summiert machen Beschäftigte in ihrer Karrierelaufbahn 6.500 Überstunden. Das geht aus einer Auswertung von fast 350.000 Datensätzen der Vergütungsanalysten von Gehalt.de hervor. Während Fachkräfte rund 2,5 Stunden länger pro Woche arbeiten, sind es bei Führungskräften 7,6 Überstunden.
Um bei all den Anforderungen trotzdem noch entspannt arbeiten zu können, sollte ein geschicktes Pausenmanagement bedacht werden. Wer auch Ruhephasen berücksichtigt, dem bleiben am Ende sogar einige Stunden Mehrarbeit erspart.
Warum sollte ich überhaupt eine Pause während der Arbeit machen?
Wer sich viel konzentrieren muss, der sollte zwischendurch Pausen machen. Eine kurze Entspannungsphase ist wichtig, damit der Körper wieder neue Energie tanken kann und ist keinesfalls Zeitverschwendung. Wenn der Körper dauerhaft auf Hochtouren läuft, werden Stresshormone ausgeschüttet. Das ist kurzfristig zwar leistungssteigernd, aber langfristig nicht förderlich.
"Bei Stress haben wir weniger Hunger und auch der Harndrang lässt nach", sagt Lena Pilz. Sie ist Dozentin und leitet unter anderem Workshops für Handwerker zum Thema Zeitmanagement. "Unser Körper ist darauf ausgerichtet zwischen Anspannung und Entspannung zu wechseln. Bei permanenter Anspannung wird das Stresshormon Kortisol ausgeschüttet und es entsteht ein Overload", sagt sie.
Daher komme auch das Phänomen, dass Menschen, die permanent unter Hochspannung arbeiten, im Urlaub krank werden. Der Körper reagiert damit auf den plötzlichen Abfall der Anspannung. In der Entspannungsphase erhält er das Signal, dass keine Gefahr mehr droht und der Körper baut das Stresshormon wieder ab.
Wie oft und wie lange sollte ich Pausen machen?
Wenn es darum geht, wie lange Menschen am Stück konzentriert arbeiten können, kann man auf eine lange Liste an Studien zurückgreifen. Die Hirnforschung geht davon aus, dass dies nur für etwa 20 bis 30 Minuten am Stück möglich ist. Danach sollte man fünf Minuten Pause einlegen. Doch gerade im Handwerk ist es oft schwer vorstellbar, nach einem fixen Pausen-Zeitplan zu arbeiten. Man stelle sich den Schreiner vor, der nur die Hälfte eines Brettes bearbeitet, weil er zwischendurch Pause machen muss, oder den Bäcker, der die Brötchen später aus dem Ofen holt, weil er seine Pause einhalten will.
"Diese Angaben sind aber nur für Phasen hoher Konzentration gedacht, zum Beispiel, wenn wir für eine Prüfung lernen", sagt Pilz. Für den Arbeitsalltag sei dies natürlich nicht umsetzbar. Außerdem müsse man auch beachten, dass man nach einer Unterbrechung auch wieder bis zu 15 Minuten benötigt, um wieder ganz konzentriert arbeiten zu können.
Alle 90 Minuten eine kürzere Pause und nach vier Stunden eine längere Pause einzulegen, ist laut Pilz ideal für die Konzentrationsfähigkeit und, um dem Körper die nötige Entspannung zu bieten. Nach eineinhalb Stunden reichen auch schon drei Minuten aus, um auf andere Gedanken zu kommen. Nach vier Stunden sollte man dann eine etwas längere Pause einplanen, was mit dem Zeitfenster der Mittagspause meistens genau zusammenpasst.
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Wie schaffe ich es in stressigen Zeiten, meine Pausen einzuhalten?
Gerade in stressigen Phasen sind Pausen wichtig. Aber oft fällt es uns gerade in diesen Zeiten schwer, die Arbeit für ein paar Minuten ruhen zu lassen. Daher sollten wir uns Erinnerungen stellen und langfristig die Pause zu einer Routine machen.
Um Pausen besser einhalten und fest einplanen zu können, empfiehlt Trainerin Pilz sich das "Parkinson’sche-Prinzip" anzuschauen. Je mehr Zeit wir für die Erledigung einer Aufgabe haben, desto mehr dehnt sich auch die Zeit aus, die wir dafür benötigen. Wenn wir normalerweise für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe 30 Minuten benötigen und plötzlich 45 Minuten Zeit zur Verfügung haben, dann werden wir in der Regel auch diese 45 Minuten in Anspruch nehmen. Wenn wir aber hingegen nur 20 Minuten für die gleiche Aufgabe Zeit haben, so schaffen wir die Aufgabe voraussichtlich auch in diesen 20 Minuten.
"Wir sollten also feste Zeitfenster für einzelne Aufgaben einplanen und natürlich auch für die Pausen. Aufgaben, die wir nicht so gerne machen und eher vor uns herschieben, sollten wir dann in einem relativ kurzen Zeitblock vor der Pause, einem Meeting oder dem Feierabend einbauen. Dann wir es leichter, diese Aufgabe auch zu erledigen", rät Pilz. Dieses Phänomen beobachtet man zum Beispiel auch am letzten Tag vor dem Urlaub, an dem man in kurzer Zeit sehr viel erledigt, dass über Wochen noch nicht fertig geworden ist.
Um die Pause auch wirklich nicht zu vergessen, kann man sich zum Beispiel einen Wecker stellen. "Wer trotzdem noch den Eindruck hat, er weiß nicht, wo seine ganze Zeit geblieben ist, der kann mit Hilfsmitteln wie toggle oder rescue time arbeiten", rät die Expertin. Mit den kostenlosen Software-Programmen kann man sein Zeitmanagement überprüfen. Pilz empfiehlt, diese Mittel für etwa zwei Wochen zu verwenden und dann ein Fazit aus der Nutzung zu ziehen. Ein regelmäßiges Pausenprotokoll zu führen, um festzuhalten, ob man eine Pause gemacht hat, hält sie auf Dauer aber eher für einen weiteren Stressfaktor.
Wie sollte ich meine Pause gestalten?
Die Pause sollte man am besten konträr zum Stress auf der Arbeit gestalten. Für kurze Pausen gibt es schnelle und effektive Übungen, um zu entspannen. Expertin Pilz schlägt folgende zwei Übungen vor:
- Stift-Lächel-Übung: Einen Stift zwischen die Zähne klemmen und versuchen zu lächeln. Dabei werden die gleichen Muskeln aktiviert, wie bei einem echten Lächeln und Glückshormone werden ausgeschüttet. Die Übung entfaltet schon nach einer Minute ihre Wirkung.
- Strohalm-Atem-Übung: Einen Strohhalm mit ca. 12,5 Zentimeter Länge in den Mund nehmen und tief atmen. Dabei durch die Nase ein- und durch den Strohhalm ausatmen und eine Hand vor den Strohhalm halten. Währenddessen sollte man sich vorstellen, dass sich vor dem Strohhalm eine Kerze befindet, die man leicht zum Flackern bringen, aber nicht auspusten möchte. Das ganze fünf Mal wiederholen reicht schon aus, um eine Entspannung zu erreichen.
Tipp: Auch der Urlaub sollte als Pause angesehen werden. Chefs sollten möglichst selten ihre Mails checken oder Anrufe entgegennehmen. Wer nicht komplett loslassen kann, kann zum Beispiel eine feste Uhrzeit einführen. Dann wissen die Mitarbeiter, dass sie den Chef immer zwischen 10 und 11 Uhr Dienstag und Donnerstag erreichen. "Meist zeigt sich nach und nach, dass die Mitarbeiter auch selbst eine Lösung für ihr Problem finden und viel besser selbstständig arbeiten", sagt Pilz.
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Und was ist mit dem Feierabend?
Um den Feierabend richtig zu genießen und den Tag abzuschließen rät die Expertin schriftlich zu notieren, was man an dem Tag geschafft hat und festzuhalten, woran man am kommenden Tag arbeiten möchte. Außerdem empfiehlt sie ein festes Ritual zum Feierabend einzubauen. Ein kurzes Telefonat mit dem Partner "Hallo Schatz, ich habe jetzt Feierabend!", sein Lieblingsgetränk genießen oder einen Spaziergang machen. Dann weiß der Körper auch, dass Feierabend ist und kann runterfahren.
Wer nach Feierabend trotzdem noch in Gedanken bei der Arbeit ist und Angst hat, etwas zu vergessen, was für den kommenden Tag wichtig ist, kann sich einen Zettel hinlegen, zum Beispiel neben das Bett. Wer die Idee aufschreibt, muss sie nicht mehr im Kopf behalten und nicht dauernd daran denken.
Fazit
Pausen sind wichtig und keine Zeitverschwendung. Gerade in stressigen Phasen helfen sie dem Körper, zu entspannen. Daher sollte man seine Pausen fest in den Terminkalender eintragen oder einen Wecker stellen. Auch Computerprogramme können eine gute Unterstützung bei der Überprüfung seiner Arbeits- und Pausenzeiten sein. Alle 90 Minuten eine Pause von wenigen Minuten einzulegen, hilft dabei, wieder leistungsfähig zu sein. Schnell und effektiv können zum Beispiel Atemübungen eingebaut werden. Den Feierabend sollte man am besten mit einem Ritual starten, um dem Körper zu signalisieren, dass die Arbeit zu Ende ist.