Produktiver arbeiten Aufräumen wie ein Profi: So schaffen Sie Ordnung im Betrieb

Warum sollten Sie Ihren Arbeitsplatz aufräumen? "Weil es langfristig die beste Investition in den eigenen Betrieb ist", sagt Aufräum-Expertin und KonMari-Beraterin Anika Schwertfeger. Sie verrät die besten Tipps für saubere Lager und Verkaufsräume.

Büromaterial geordnet
Aufräum-Expertin Anika Schwertfeger hält wenig von kreativem Chaos. Ordnung im Betrieb fördere die Konzentration und das Wohlbefinden bei der Arbeit. - © SpicyTruffel - stock.adobe.com

Von Jessica Schömburg

Das Werkzeug liegt kreuz und quer in der Werkstatt, Aktenordner und Papiere stapeln sich auf dem Schreibtisch und halb volle Kartons stehen im Verkaufsraum – was in manch einem Betrieb üblich ist, ist langfristig gesehen geschäftsschädigend. Warum es wichtig ist, seinen Arbeitsplatz aufzuräumen und sauber zu halten und vor allem wie das gelingt, weiß Anika Schwertfeger. Sie berät Privatpersonen, aber auch Unternehmen beim Aufräumen und hat einige Tipps, wie Handwerker ihren Betrieb auf Vordermann bringen und damit auch ihre Prozesse im Arbeitsalltag effizienter gestalten können. Für die Expertin ist Aufräumen "die beste Investition in den eigenen Betrieb."

Schwertfeger hat Wirtschaftspsychologie studiert, arbeitete früher im Personalwesen, bis sie 2017 an einem Lehrgang bei der japanischen Ordnungsberaterin und Bestsellerautorin Marie Kondō teilnahm. Die Japanerin Marie Kondō gibt Kurse zum Thema Wegwerfen und Aufräumen, bei denen es auch darum geht, eine innere Ordnung zu erschaffen. Schwertfeger ist offizielle KonMari-Beraterin und hat ihr eigenes Konzept entwickelt, mit dem sie anderen Menschen beim Aufräumen hilft. Auch immer mehr Unternehmen kommen auf sie zu und bitten um Tipps für ein produktiveres Arbeitsumfeld.

"Keine Zeit" und "kreatives Chaos" sind nur faule Ausreden

"Aufräumen? Dafür haben wir keine Zeit!" – diese Aussage hört Schwertfeger häufig bei ihrer Arbeit als "Aufräumcoach". Für sie ist das viel zu kurz gedacht. Denn Aufräumen helfe langfristig dabei, Zeit zu sparen – schließlich muss man nicht mehr ewig nach dem richtigen Werkzeug oder der offenen Rechnung suchen. Außerdem fördert es die Konzentration am Arbeitsplatz. "Je mehr Unordnung im Büro herrscht, desto mehr Stress haben die Mitarbeiter", sagt Schwertfeger.

Von "kreativem Chaos" hält sie nicht viel. Es sei zwar erwiesen, dass Kreativität gefördert wird, wenn das Auge mit vielen Reizen konfrontiert wird, dafür müsse man aber keine Unordnung im Betrieb aufrechterhalten. Ein guter Spaziergang in der Mittagspause trage mindestens genauso zu vielen neuen Sinneseindrücken bei und frische Luft gibt es noch obendrauf.

Aufzuräumen und sich dabei von Dingen zu trennen ist laut Schwertfeger auch wichtig für die eigene Weiterentwicklung. Das Sortieren von außen fördere auch eine innere Ordnung. "Beim Sortieren sollte man sich fragen: Was möchte ich behalten? Was ist mir wichtig? Was nicht? Dadurch merkt man auch, welche Dinge einem innerlich guttun oder eben nicht", sagt die KonMari-Beraterin.

Aufräumen muss Chefsache sein

Aufräumen hilft also in vielen Lebensbereichen. Doch wie bei so vielen Projekten steht am Anfang erstmal die Frage: Wie fange ich an? Schwertfeger empfiehlt das Aufräumen im Betrieb zur Chefsache zu erklären. Nach ihrer Erfahrung funktioniert die kurzfristige, aber noch viel wichtiger, die langfristige Ordnung erst dann, wenn sie als Teamprojekt angesehen wird. Der Impuls müsse aber von der Führungsebene kommen und möglichst sollte ein ganzer Tag dafür zur Verfügung stehen. Vor allem Spaß und Motivation müssten vermittelt werden, da Aufräumen oft durch die Kindheit eine negative Konnotation habe.

Das gesamte Projekt kann zum Beispiel durch eine Challenge mit Vorher-Nachher-Fotos aufgewertet werden, empfiehlt Schwertfeger. "Für viele Unternehmen ist auch externe Beratung wichtig. Eine außenstehende Person hat immer einen anderen Blick. Außerdem ist es die Aufgabe von mir und meinen Kollegen das Team zu motivieren", sagt die Beraterin.

Was ist die KonMari-Methode?

Bei der KonMari-Methode wird nicht nach Raum, sondern nach Kategorie aufgeräumt. Für jeden Gegenstand einer Kategorie wird entschieden, ob man ihn behalten möchte. Das Sortieren in den jeweiligen Kategorien soll dabei helfen einen besseren Überblick zu erhalten. Aussortiert wird auch danach, welchen emotionalen Wert ein Gegenstand hat. Macht er mich glücklich oder nicht? Dadurch soll es leichter fallen, Entscheidungen zu treffen. Im nächsten Schritt wird neu organisiert. Jeder Gegenstand bekommt einen festen Platz im Regal oder in der Schublade. 

Beispiel #1 – Lagerraum

Bevor eine neue Ordnung in einem Raum geschaffen werden kann, muss erstmal aussortiert werden. Das gilt nicht nur für Lagerräume. "Viele wollen diesen Schritt überspringen. Aber man erhält erst während dem Aussortieren und Zusammentragen einen Überblick darüber, welche Gegenstände überhaupt da sind. Danach kann man ein neues Ordnungssystem einführen", sagt Schwertfeger. Wichtig ist: Jeder Gegenstand erhält einen festen Platz im Raum. Das hilft, damit jeder Mitarbeiter das Werkzeug oder andere Dinge wieder an den richtigen Platz zurücklegen kann.

Anika Schwertfeger
Nach ihrem Lehrgang bei Mari Kondo machte sich Anika Schwertfeger selbstständig. Heute hilft sie Menschen dabei sich von materiellem und immateriellem Balast zu befreien. - © Anika Schwertfeger/privat

Alle Gegenstände sollten nach Aufgabengebieten eingeteilt werden und diese Kategorien sollten auch nicht vermischt werden. Boxen und Kisten in den Regalen werden übersichtlicher mit Beschriftungen, Farben oder Fotos der Gegenstände im Innern, empfiehlt Schwertfeger. Das System sollte so aufgebaut sein, dass alle Mitarbeiter es verstehen. Dann bleibt der Lagerraum langfristig ordentlich.

Bei der Anordnung der Gegenstände und Boxen im Regal solle man sich fragen, wie häufig man die Dinge benötigt. Sachen für den täglichen Gebrauch müssen in Griffweite gelagert werden. Andere Utensilien können zum Beispiel ganz nach oben. "Ich empfehle die ganze Höhe des Raumes auszunutzen. Das wird oft vergessen", weiß die Aufräum-Expertin.

Beispiel #2 – Büro und Schreibtisch

Um den Schreibtisch mit allen Briefen und anderem Papierkram übersichtlich zu halten, empfiehlt Schwertfeger drei Kategorien einzuführen, in die alle Dokumente eingeteilt werden.

  1. Posteingang/To-Do: Für diese Kategorie ist zum Beispiel ein Magazinständer geeignet. Alle Briefe, Rechnungen und Kundenanfragen werden hier abgelegt und zu einem bestimmten Zeitpunkt geöffnet und gelesen
  2. In Bearbeitung: Ein weiterer Magazinständer oder ähnliches ist auch hier nützlich. Hier wird alles einsortiert, was gerade bearbeitet wird, aber zum Beispiel noch eine Antwort aussteht.
  3. Archiv: Dafür benötigt man mehr Platz, am besten im Schrank. Wichtig ist es, laut der Expertin, auch mal das Ordnungssystem des Archives zu hinterfragen. Ist es alphabetisch, nach Jahreszahlen oder Projekten sortiert und passt das zu meinem Betrieb?

Für die Papierablage ist es ratsam einen oder mehrere feste Termine pro Woche einzuplanen. Dann werden in einem Rutsch zum Beispiel alle Rechnungen bezahlt. Papier sollte außerdem stets aufrecht gelagert werden. Das spart Platz und es ist einfacher Dinge wiederzufinden, wenn sie nebeneinanderstehen, als ein Dokument ganz unten im Stapel zu suchen.

Tipp: Wie lange muss ich Dokumente aufbewahren?

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Handwerker können mit ihrem Steuerberater abklären, welche Aufbewahrungsfristen für die Dokumente gelten. Dieses "Verfallsdatum" kann man auf kleinen Zetteln notieren und an die Unterlagen dranheften. Anschließend reicht es einmal pro Jahr anhand der Zettel zu schauen, welche Unterlagen weggeschmissen werden können und Zettel an die neuen Dokumente zu heften.

Beispiel #3 – Verkaufsraum

Optiker, Bäcker oder Raumausstatter, die ein Ladengeschäft haben, sollten es immer aus dem Blickwinkel eines Kunden betrachten. Worauf soll die Aufmerksamkeit des Kunden gelenkt werden? Eine neue Kollektion, ein besonderes Angebot, eine Auszeichnung für den Betrieb?

Alles, was davon ablenken könnte, sollte in geschlossenen Schränken und Regalen untergebracht werden. Einheitliche Boxen und Vorhänge helfen ebenfalls einen aufgeräumten Eindruck zu vermitteln. Und der ist entscheidend sagt Schwertfeger: "Ordnung im Verkaufsraum zeigt Professionalität und schafft einen guten ersten Eindruck beim Kunden." Ein absoluter Fauxpas sind laut der Beraterin herumstehende Kartons: "Auf dem Boden sollte nichts herumliegen."

Beispiel #4 – Werkstatt und Büro in einem Raum

Wer nur wenig Platz hat und Büro und die Werkstatt in einem Raum unterbringen muss, kann mit Vorhängen oder Schiebewänden mehr Ordnung in das Zimmer bringen. Wenn vollgestellte Regale verdeckt werden, wirkt der Raum ruhiger, was wiederum die Konzentration fördert. Auch hier ist es ratsam für die Gegenstände einheitliche Kisten zu verwenden. Außerdem rät die Aufräum-Expertin in einem kleinen Raum besonders darauf zu achten, die Arbeitsflächen freizuhalten.

Beispiel #5 – Computer

Ja, auch ein Computer kann aufgeräumt werden. Archivstrukturen sollten überdacht oder neu angelegt werden. Ein Tipp von Schwertfeger sind Programme oder Apps, um doppelte Dateien und Fotos zu suchen. Die gefundenen Dateien können direkt gelöscht werden. Außerdem sollte man regelmäßig große Dateien suchen und sich fragen, ob sie wirklich noch gebraucht werden.

Außerdem kann man sich für sein E-Mail-Postfach eine ähnliche Struktur wie beim analogen Posteingang schaffen. Das heißt: Einen Ordner für Mails/Themen in "Bearbeitung" anlegen und entsprechende E-Mails dort hinschieben. Mails zu abgeschlossenen Projekten gehören in den Archiv-Ordner. Zudem können bei vielen E-Mail-Programmen sogenannte "Regeln" für bestimmte Betreffs oder Absender eingestellt werden. Dann landen wichtige E-Mails gar nicht erst im Posteingang, sondern direkt in einem Unterordner, wo sie zu einem späteren Zeitpunkt gelesen und bearbeitet werden können.

Zusammenfassung: Die wichtigsten Tipps, um den Betrieb aufzuräumen

  • Sich fragen, wie wichtig ist ein Gegenstand? Hilft er mir bei der Arbeit oder nicht?
  • Aufräumen zur Chefsache erklären
  • Challenge für die Mitarbeiter ausdenken
  • Zuerst aussortieren und Überblick verschaffen
  • Feste Kategorien und feste Plätze für Gegenstände einführen
  • Einheitliche Kartons wählen und diese beschriften
  • Gegenstände mindestens einmal am Tag zurücklegen
  • Schränke und Regale von unten bis ganz oben ausnutzen
  • Keine Gegenstände auf dem Boden im Verkaufsraum lagern

Fazit

Aufräumen ist ein individuelles Thema und sollte Spaß machen. Schwertfeger rät ihren Kunden dazu, sich zu fragen, ob ein Gegenstand einem die Arbeit erleichtert und einen weiterbringt? Falls nicht, sollte man ihn weggeben. Wer einmal angefangen hat sein Büro aufzuräumen merkt, so die Expertin, dass er entspannter und konzentrierter bei der Arbeit ist.

Oft fangen ihre Kunden an, nachdem sie physisch den Betrieb aufgeräumt haben, auch weitere Prozesse im Betriebsablauf zu optimieren. Zum Beispiel kann man sich auch beim Terminkalender fragen, wie wichtig ein Termin ist? Bringt er mich wirklich weiter? Passt er an einem anderen Zeitpunkt besser in den Betriebsablauf? Auch ein Punkt an dem viele Betriebe weiter ausmisten können ist die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Gibt es vielleicht schon länger Probleme oder wollte man schon lange eine Alternative suchen, weil sich ein Lieferant andauernd verspätet und damit die eigenen Produktionsabläufe stört? All das hilft langfristig effizienter und entspannter zu arbeiten und seinen Betrieb voran zu bringen.

Zur Person

Weitere Infos zu Anika Schwertfeger gibt es auf ihrer Website.

Außerdem spricht sie im Podcast "Hollitzer trifft" mit dem Chefredakteur der Thüringer Allgemeine Jan Hollitzer über ihre Erfahrungen als Aufräum-Coach.