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Ob Fahrtenbuch, 1-Prozent-Regelung oder die Pendlerpauschale – für Unternehmer und Arbeitnehmer gibt es viele verschiedene Möglichkeiten den Firmenwagen und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte steuerliche geltend zu machen. Das Themenpaket „Beruflich unterwegs“ zeigt, welche Methoden sich eignen und was die aktuelle Rechtsprechung zu Details der Absetzbarkeit beschlossen hat.

Wer als Selbstständiger einen Firmenwagen hat, kann die Kosten dafür steuerlich voll absetzen. Voraussetzung ist jedoch, dass das Auto zum Betriebsvermögen gehört. Das ist automatisch der Fall, wenn der Wagen zu mehr als der Hälfte betrieblich genutzt wird. Die Kehrseite der Medaille: Auch die private Nutzung muss in diesem Fall versteuert werden. Entweder wird die pauschale Besteuerung nach der sogenannten 1-Prozent-Regel gewählt oder über ein Fahrtenbuch genau abgerechnet.

Was ist die 1-Prozent-Regel und wie kann man sie nutzen?

Bei der pauschalen Versteuerung ist für jeden Monat der privaten Nutzung ein Prozent vom Preis des Autos zu versteuern. Berechnungsgrundlage ist dabei der Listenpreis des bestellten Fahrzeugs zum Zeitpunkt des Kaufs plus Umsatzsteuer.

Für Fahrten zwischen Wohnung und Büro wird ebenfalls ein Pauschalwert angesetzt: Pro Monat und Entfernungskilometer sind hier 0,03 Prozent des Listenpreises privat zu versteuern. Gleichzeitig wird pro Kilometer die Pauschale von 30 Cent gegengerechnet.

Wann muss man ein Fahrtenbuch führen?

Alternativ zur 1-Prozent-Regel kann die private Nutzung durch ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Das Fahrtenbuch weist den Anteil privater Fahrten nach, die dann entsprechend ihrem Anteil an den Gesamtkosten versteuert werden. Auf den Privatanteil fällt dann ebenfalls Umsatzsteuer an.

Steuerlich ist die Fahrtenbuch-Methode in vielen Fällen vorteilhaft – allerdings stellt sie hohe Anforderungen an den Steuerzahler. Anerkannt wird nur ein „ordnungsgemäßes“ Fahrtenbuch. Es muss fortlaufend über das gesamte Jahr und zeitnah geführt werden, alle Fahrten – auch die privaten – detailliert auflisten und darf keine nachträglichen Änderungen enthalten. Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, war die Arbeit vergebens, und es gilt die Pauschal-Methode.

Welche Alternativen zur steuerlich Anrechnung von beruflichen Fahrten gibt es sonst noch?

Wer seinen Firmenwagen zu weniger als der Hälfte betrieblich nutzt, muss anders rechnen. Bei mehr als zehn und weniger als 50 Prozent dienstlicher Nutzung wird der Wagen nicht automatisch Betriebsvermögen. Das führt zu einigen Erleichterungen, vor allem weil weniger Aufzeichnungspflichten für den Steuerzahler anfallen, die private Nutzung nicht versteuert werden muss und bei einem Verkauf der Erlös nicht steuerlich erfasst wird.

Im Gegenzug können die Kosten aber nicht komplett abgesetzt werden. Es können nur Ausgaben für die nachgewiesenen betrieblichen Fahrten geltend gemacht werden. Das kann entweder über die Dienstreise-Pauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer oder mit dem individuellen Kilometersatz passieren, wenn dieser höher liegt und aus den Gesamtkosten des Autos vom Steuerzahler ermittelt wird.

Wer den Firmenwagen zu weniger als zehn Prozent betrieblich nutzt, kann ihn nicht dem Betriebsvermögen zuordnen. Die tatsächlichen Kosten können damit auf keinen Fall als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Betrieblich veranlasste Fahrten können aber trotzdem steuerlich abgesetzt werden. Auch hier kommt entweder die Dienstreise-Pauschale zur Anwendung oder der Steuerzahler ermittelt die tatsächlichen Kilometerkosten und setzt eine entsprechende Kilometerpauschale an.

Was gilt bei der Pendlerpauschale?

Steuerliche Besonderheiten müssen aber auch Arbeitnehmer beachten, die die Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsstätte als Werbungskosten absetzen wollen. Bei der Pendlerpauschale gibt es viele wichtige Details zu beachten. So gilt sie zwar grundsätzlich für den kürzesten Weg. Ist dieser allerdings nicht der verkehrsgünstigste, greifen Ausnahmen. Anders sieht es aus, wenn ein Arbeitnehmer mehrmals am Tag zur Arbeit fahren muss. Er kann die Pendlerpauschale dann trotzdem nur einmal abrechnen.

Mehr über die einzelnen Möglichkeiten der steuerlichen Absetzbarkeit von beruflichen Fahrten lesen Sie im folgenden Themenpaket.

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