Urlaubsaushilfen, Erholungsbeihilfe, Reisekosten Diese Steuertipps rund um die Urlaubszeit sollten Sie kennen

Die Sommerferien bahnen sich langsam an und viele Unternehmer und Arbeitnehmer planen Urlaub. Hier einige interessante steuerliche Überlegungen rund um das Thema.

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Möchte ein Arbeitgeber seinen Mitarbeiter belohnen, kann er ihm eine Prämie zuwenden oder eine Erholungsbeihilfe. - © gopixa - stock.adobe.com

Urlaub ist reine Privatsache und steuerlich tabu

Grundsätzlich gilt, dass die Urlaubsreise rein privat veranlasst ist. In der Folge dürfen die Ausgaben für eine Urlaubsreise nicht in der Steuererklärung auftauchen. Eine Ausnahme wäre nur denkbar, wenn die Urlaubsreise mit betrieblichen bzw. beruflichen Tätigkeiten vermischt wird. In diesem Fall dürften die Unterkunftskosten oder die An- und Abreisekosten teilweise als steuersparende Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend gemacht werden (BFH, Beschluss v. 21. September 2009, Az. GrS 1/06).

Praxis-Tipp: Das Finanzamt lässt die Reisekosten jedoch nur anteilig steuerlich zum Abzug zu, wenn mehrere Tage vor, nach oder während des Urlaubs betrieblich oder beruflich verbracht wurden. Findet während eines 14-tägigen Urlaubs in Italien für eine Stunde ein Treffen mit einem italienischen Geschäftspartner statt, würde das Finanzamt die Aufteilung der Reisekosten in private oder steuerlich relevante Kosten ablehnen.

Die Aufteilung von Reisekosten in anteilige, steuerlich abziehbare Kosten setzt voraus, dass der Unternehmer bzw. Arbeitnehmer plausible Nachweise vorlegt. Folgende Nachweise sind empfehlenswert:

  • Führung eines Tagebuchs, wie die betrieblichen bzw. beruflichen Tage verbracht wurden. Hintergrund: Bei mehr als zehn Prozent privaten Interessen an einem Tag, scheidet der steuerliche Abzug anteiliger Reisekosten aus.
  • Nachweise, welche betrieblichen bzw. beruflichen Aufgaben erledigt wurden (z.B. Protokoll und E-Mails als Nachweis zu Treffen mit Geschäftspartnern oder Kunden, Inhaltsverzeichnis zu betrieblich bzw. beruflich veranlassten Schulungen oder Kursen)

Die Aufteilung soll nach Auffassung des Bundesfinanzhofs nach Zeitanteilen erfolgen. Wurde an einen fünftägigen Urlaub eine fünftägige betriebliche bzw. berufliche Fortbildung angehängt, dürfen 50 Prozent der angefallenen Unterkunftskosten sowie 50 Prozent der An- und Abreisekosten steuerlich geltend gemacht werden.

Urlaubsaushilfe anstellen

Sind gleichzeitig mehrere Mitarbeiter im Urlaub und sind Hilfskräfte dringend von Nöten, empfiehlt sich die Anstellung von Hilfskräften als Minijobber (Fachjargon: geringfügig Beschäftigte). Das ist die einfachste Möglichkeit der Anstellung. Informationen zur Anstellung von beispielsweise Studierenden finden Sie im Portal der Minijobzentrale.

Bei einem Minijob muss der Arbeitgeber pauschale Abgaben zur Kranken- und Rentenversicherung abführen, zwei Prozent pauschal für Lohnsteuer und Pauschalen zur Unfallversicherung.

Praxis-Tipp: Geringfügig Beschäftigte dürften sich aktuell schneller finden als sonst. Hintergrund ist, dass Studierende und Rentner bei der geplanten Energiepreispauschale in Höhe von 300 Euro nach § 112 EStG in der Fassung des Steuerentlastungsgesetzes 2022 leer ausgehen. Haben Studierende oder Rentner dagegen Einnahmen aus einem Minijob, haben sie einen Anspruch auf die Energiepreispauschale.

Zuschuss zum Urlaub des Arbeitnehmers

Möchte ein Arbeitgeber seinen Mitarbeiter belohnen, kann er ihm eine Prämie zuwenden oder eine Erholungsbeihilfe. Der Unterschied: Bei einer Leistungsprämie fallen in der Regel rund 50 Prozent für Steuern und Sozialabgaben weg. Bei Arbeitnehmern kommen also nur 50 Prozent im Geldbeutel an. Bei der Erholungsbeihilfe darf der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter, dem Ehegatten und den Kindern des Mitarbeiters bestimmte Beträge zuwenden. Der steuerliche Clou: Übernimmt der Arbeitgeber die Steuer pauschal, kommt die Beihilfe für den Urlaub in voller Höhe an. Folgende Beträge darf der Arbeitgeber auszahlen:

  • Mitarbeiter: 156 Euro
  • Ehefrau des Mitarbeiters: 104 Euro
  • Je Kind des Mitarbeiters: je 52 Euro

Praxis-Tipp: Der Arbeitgeber muss aufzeichnen, dass die Erholungsbeihilfe zeitnah tatsächlich für einen Urlaub oder für eine Freizeitaktivität verwendet wurde.