Nicht alle Gespräche zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern verlaufen harmonisch. In Personalgesprächen können die Emotionen auch schnell zur Unsachlichkeit führen. Doch wie soll man sich verhalten? Drohen eventuell – je nach Verhaltensweise – auch juristische Konsequenzen? Kann der Mitarbeiter vielleicht sogar ein Gespräch verweigern? Wie Arbeitgeber vorgehen sollten, um Problemen aus dem Weg zu gehen.
Keine klare gesetzliche Regelung
Klare Festlegungen für ein Personalgespräch gibt es in der Gesetzgebung nicht. Je nachdem, welches Thema besprochen wird, gibt es jedoch einige Hinweise bezüglich
- der Gespräche über vom Arbeitgeber vorgesehene Änderungen bezüglich der Tätigkeit des Arbeitnehmers.
- der Aussprachen, die der Mitarbeiter fordert, um über seine Leistungsbeurteilung oder seine Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen zu sprechen.
- einer Besprechung, wenn der Arbeitnehmer seine Personalakte einsehen will.
- einer Aussprache über Beschwerden des Mitarbeiters.
Wann Chefs mit dem Mitarbeiter (nicht) sprechen müssen
Grundsätzlich müssen Arbeitgeber mit ihrem Mitarbeiter vor einer Abmahnung oder Kündigung kein Gespräch führen. Allerdings ist eine Unterredung mit den Arbeitnehmern vor einer endgültigen Entscheidung immer empfehlenswert, um zu kontrollieren, ob das Vorgehen richtig ist.
Bei einer Verdachtskündigung sind Sie allerdings verpflichtet, zunächst ein Gespräch mit dem Mitarbeiter zu führen. Sie müssen ihm ermöglichen, zu den Gründen für die Verdachtskündigung Stellung zu nehmen.
Vor dem Aussprechen einer Verdachtskündigung muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Gelegenheit geben, zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen. Eine Pflicht des Arbeitgebers, den Arbeitnehmer vor dem Aussprechen einer Abmahnung oder Kündigung wirklich "anzuhören", besteht jedoch nicht.
Gleichwohl ist ein Gespräch vor einer arbeitsrechtlichen Maßnahme in der Praxis empfehlenswert. So hat der Arbeitgeber Gelegenheit, den Sachverhalt nochmals zu ermitteln und zu prüfen.
Ein Gespräch ist auch notwendig, wenn für einen Mitarbeiter ein Eingliederungsmanagement eingeleitet werden soll. Das Eingliederungsmanagement muss vom Arbeitgeber eingeleitet werden, wenn der Mitarbeiter innerhalb der letzten zwölf Monate länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war. Der Mitarbeiter kann im Rahmen des Gesprächs oder danach das Eingliederungsmanagement ablehnen. Dann findet es nicht statt.
Protokoll – ja oder nein?
Grundsätzlich ist ein Protokoll bei Gesprächen mit den Mitarbeitern nicht vorgeschrieben. Meist ist es empfehlenswert, den Inhalt des Gesprächs schriftlich festzuhalten. Dies gilt insbesondere dann, wenn Absprachen getroffen werden, deren Einhaltung im Nachhinein kontrolliert werden müssen.
Arbeitgeber sollten beachten, dass ein Protokoll Teil der Personalakte wird. Es sollte deshalb neutral, ohne Bewertungen, abgefasst werden. Das Protokoll sollte auch dem Arbeitnehmer vorgelegt werden. Je nach den besprochenen Vereinbarungen sollte es auch von beiden Seiten unterzeichnet werden.
Muss der Arbeitnehmer am Gespräch teilnehmen?
Der Arbeitgeber hat ein Direktionsrecht, das ihm auch erlaubt, einen Arbeitnehmer anzuweisen, an einem Gespräch teilzunehmen. Allerdings müssen dann einige Voraussetzungen erfüllt oder gegeben sein:
- Das Gespräch muss während der regulären Arbeitszeit erfolgen.
- Ort, Termin und Dauer müssen so festgelegt werden, dass sich daraus keine Schikane für den Arbeitnehmer ergibt.
- Es darf nur um berufliche Gründe gehen – das Privatleben bleibt fast immer außen vor.
- Für das Gespräch muss es eine sachlich-begründeter Anlass geben. Dies kann die permanente Verspätung, eine geplante Abmahnung, nicht nachvollziehbarer Leistungsabfall usw. sein. Auch regelmäßig übliche Gespräche gehören dazu (z. B. Jahresendgespräche zur Leistungsbewertung und Fortentwicklung des Arbeitsverhältnisses).
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, ist der Arbeitnehmer zur Teilnahme verpflichtet (Ausnahme siehe nächstes Kapitel). Weigert er sich und erscheint ohne nachvollziehbare Begründung nicht zum Gespräch, kann er abgemahnt werden. Im Wiederholungsfall kann unter Umständen auch eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen werden.
Keine Pflicht zur Teilnahme
Will der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag ändern oder das Arbeitsverhältnis beenden, ist der Arbeitnehmer nicht verpflichtet, an einem Gespräch mitzuwirken, in dem es ausschließlich um diese Themen geht. Das ergibt sich aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 23.06.2009 (Aktenzeichen 2 AZR 606/08). Danach ist der Arbeitnehmer nicht verpflichtet, an Gesprächen teilzunehmen, deren Inhalt nicht durch § 106 Gewerbeordnung (GewO) gedeckt sind. Danach hat der Arbeitgeber kein Direktionsrecht, wenn es in den Gesprächen um Themen des „Austauschverhältnisses“ – also der vereinbarten Vergütung und der geschuldeten Arbeitszeit beziehen. Weigert sich der Arbeitnehmer an dem Gespräch teilzunehmen, kann der Arbeitgeber ihn auch nicht deswegen abmahnen.
Dennoch ist es in den meisten Fällen auch hier angebracht, zumindest seitens des Arbeitgebers ein Gespräch anzubieten. Wird dies abgelehnt, ist das eine Entscheidung des Arbeitnehmers.
Teilnehmer am Gespräch
Wurde ein Gespräch vom Arbeitgeber ordnungsgemäß angeordnet, muss der Arbeitnehmer daran teilnehmen, wenn nicht die oben genannte Ausnahme gilt. Normalerweise hat er kein Recht, weitere Personen – etwa seinen Anwalt – hinzuzuziehen. Dies ergibt sich unter anderem auch aus einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm vom 23.05.2001 (Aktenzeichen 14 Sa 497/01). Zieht der Arbeitgeber jedoch Dritte zum Gespräch hinzu, hat der Arbeitnehmer das gleiche Recht.
Generell hat der Mitarbeiter auch keinen Anspruch auf Teilnahme eines Betriebsratsmitglieds. Aus dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ergeben sich jedoch einige Ausnahmen. Der Betriebsrat kann beispielsweise vom Arbeitnehmer hinzugezogen werden, wenn
- es um Änderungen der Arbeitsabläufe geht und dies eine Fortbildung des Mitarbeiters erfordert (§ 81 Abs. 4 BetrVG)
- die Zusammensetzung des Gehalts und die beruflichen Perspektiven besprochen werden (§ 82 Abs. 2 Satz 2 BetrVG)
- eine Einsichtnahme der Personalakte besprochen wird (§ 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG)
- Beschwerden besprochen werden sollen (§ 84 Abs. 1 Satz 2 BetrVG)
Wie sich Arbeitgeber in kritischen Situationen verhalten sollten
Wie sollten Chefs reagieren, wenn der Mitarbeiter aggressiv wird?
In Gesprächen mit Mitarbeitern kommt es immer wieder zu kritischen Situationen. In den meisten Fällen gehen die Meinungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer weit auseinander und es kommt zu einer Angriffs- oder Verteidigungsverhalten des Arbeitnehmers. Wenn Arbeitgeber hier emotional und unüberlegt reagieren, kann dies schnell in eine Sackgasse führen.
Chefs sollten auf jeden Fall das Gesprächsziel immer im Auge behalten und sich auch durch das – eventuell auch aggressive – Verhalten nicht provozieren lassen. Äußern Sie sich negativ über den Mitarbeiter oder seine Arbeitsleistung, wird er versuchen, die Schuld an den bemängelten Versäumnissen auf andere abzuwälzen.
Etwaige ungerechtfertigte Angriffe gegen die eigene Person sollten man ignorieren und nicht darauf eingehen. Ist der Angriff gerechtfertigt, gehört aber inhaltlich nicht zum Thema, sollten man kurz darauf eingehen und dann zum eigentlichen Thema zurückkehren ("Diesen Aspekt habe ich so nicht gesehen. Wir können darauf in einem anderen Gespräch gerne eingehen – heute geht es aber um …").
Wie sollten Chefs reagieren, wenn der Mitarbeiter Kollegen beschuldigt?
Versucht der Mitarbeiter das Problem Kollegen in die Schuhe zu schieben, sollten Chefs sofort abblocken und unmissverständlich zu verstehen geben, dass sie nicht bereit sind, über Dritte zu sprechen, die nicht anwesend sind. Im Extremfall kann man ein neues Gespräch im Beisein dieser Personen vorschlagen.
Wie sollten Chefs reagieren, wenn der Mitarbeiter vom Thema abweicht?
Sollte der vom Arbeitnehmer angesprochene Aspekt zwar nicht zum eigentlichen Thema gehören, aber ein Gespräch hierüber auch für den Arbeitgeber interessant sein, sollten man es auf das Ende des laufenden Gesprächs verschieben. ("Das ist ein interessanter Aspekt, den wir besprechen sollten, nachdem wir unser Hauptthema beendet haben".)
Wenn der Mitarbeiter die zu besprechenden Dinge aus seiner Sicht darstellt, sollten Chefs genau zuhören und prüfen, ob das, was er sagt, den Tatsachen entspricht. Sollte dies nicht der Fall sein, sollte man sofort eingreifen und dem Arbeitnehmer beweisen, dass er hier falsche Angaben macht. Stellt man fest, dass der Mitarbeiter mit seiner Einschätzung recht hat, diese aber nicht zum eigentlichen Thema gehört, sollten man wie im vorigen Absatz geschildert reagieren.
Wie sollten Chefs reagieren, wenn der Mitarbeiter keine Stellung bezieht, droht oder übertrieben lobt?
Es gibt Mitarbeiter, die nur eins wollen: Das Gespräch so schnell wie möglich beenden. Sie stimmen Ihnen meist zu, ohne selbst Stellung zu beziehen. Hier sollten Chefs gezielte Fragen stellen, die den Arbeitnehmer zur Stellungnahme zwingen ("Wie würden Sie das in die Tat umsetzen?“, "Wie sehen Sie das aus der Sicht Ihres Arbeitsplatzes?")
Andere Arbeitnehmer versuchen negative Konsequenzen für den Arbeitgeber zu skizzieren und drohen – wenn auch überwiegend sehr versteckt. Am besten geht man hierauf gar nicht ein. Diese Versuche sollte man übergehen und sachlich beim Thema bleiben.
Wiederum andere Gesprächspartner reagieren genau umgekehrt: Er lobt seinen Chef in einer unnatürlichen Art und Weise und versucht ihm "Honig um den Bart zu schmieren". Man sollte sich dadurch nicht ablenken lassen. Kurz danken und wieder zum Thema zurückkehren.
Wichtig ist, dass man sich in keiner Situation provozieren lässt. Selbst bei verbalen Angriffen sollte man nicht sofort "zurückschießen", sondern erst einmal tief Luft holen und genau überlegen, wie man jetzt reagiert. Das heißt nicht, dass man sich Beleidigungen gefallen lassen muss. Wenn es gar nicht anders geht, sollte man das Gespräch abbrechen.