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Personalsuche 10 Dos und Don´ts beim Online-Recruiting

Gutes Personal sucht jeder Betrieb. Aber auf dem Weg dorthin können Arbeitgeber einiges falsch machen. Wie Handwerksbetriebe ihr Online-Recruiting erfolgreich aufstellen und gute neue Mitarbeiter finden.

Ein Betrieb ist nur dann erfolgreich, wenn er gute Mitarbeiter hat. Das klingt recht einfach, aber die Suche nach neuen Fachkräften oder Azubis ist nicht immer leicht. Was Betriebe beim Online-Recruiting beachten und welche Fettnäpfchen vermieden werden sollten, erklären zwei Personal-Experten aus der Region Stuttgart.

1. Don´t: "Knast-Fotos" auf der Website verwenden

Eine der ersten Anlaufstellen eines Bewerbers ist die Firmenwebsite. Der potentielle neue Mitarbeiter möchten sich dort möglichst umfassend über den Betrieb informieren. Das heißt, die Seite sollte gepflegt und ansprechend sein und die Philosophie des Unternehmens sichtbar machen. "Vor allem die Werte und der Führungsstil sollten hier nicht vergessen werden. Wenn ein Bewerber sich damit identifiziert, ist der weitere Weg der Bewerbung viel einfacher", sagt Nicola Pauls, Beraterin Personal- und Organisationentwicklung bei der Handwerkskammer Region Stuttgart, die auch die landesweite Personaloffensive Handwerk 2025 leitet.

Wie sich Betriebe als gute Arbeitgeber präsentieren können? Hilfreich sind auf jeden Fall viele Fotos und Videos, die Einblick in den Berufsalltag geben. Wer keine Zeit oder Know-how für aufwendige Videos hat, kann einfach mit ein paar schönen Fotos anfangen, rät Pauls: " 'Schön' ist hier das Stichwort. Bitte keine gestellten Fotos verwenden. Bilder wirken viel authentischer, wenn Mitarbeiter bei der normalen Arbeit gezeigt werden."

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2. Do: Eine zentrale Bewerbermailadresse einrichten

Bewerbungen werden heute zum Großteil online verschickt, auch im Handwerk. Die Firma Elektro Breitling aus Holzgerlingen bei Stuttgart erhält nur unter ein Prozent der Bewerbungen postalisch. Online erreichbar zu sein, ist also unbedingt notwendig für ein gutes Recruiting. Geschäftsführer Jörg Veit rät daher kleinen Betrieben, die sich kein eigenes Bewerberportal auf der Website leisten können oder wollen, zumindest eine E-Mail-Adresse einzurichten, unter der alle Bewerbungen eingehen. Dadurch kann der Bewerberstrom im Unternehmen besser kanalisiert und die weitere Bearbeitung effizienter organisiert werden. Veit ist nicht nur Geschäftsführer des Handwerksbetriebs, sondern kümmert sich dort auch um das Personalmanagement der 240-köpfigen Unternehmensgruppe.

3. Do: Bewerbungsformular auf der Website anlegen

Wer sich ernsthaft um das Thema Personal kümmern möchte, sollte nicht nur eine E-Mail-Adresse, sondern weitere Kontaktmöglichkeiten auf der Website aufführen. Ein Kurzbewerbungsformular kann solch ein Angebot für Bewerber sein, rät Pauls. Dem neuen Mitarbeiter sollten bei der Kontaktaufnahme möglichst viele Hürden genommen werden. In dem Formular könnten Betriebe – neben Name, Kontaktdaten und gewünschter Stelle – zum Beispiel noch abfragen, ob die Person einen Führerschein hat oder eine abgeschlossene Ausbildung vorliegt. In fünf bis zehn Minuten wäre alles fertig. Weiter Fragen und offizielle Dokumente können Bewerber und Betrieb in einem persönlichen Gespräch klären und austauschen. "Die Aussagekraft einer Bewerbung ist meist nur mäßig. In vielen Fällen ist es für die Stelle nicht relevant, ob ein Mitarbeiter ein überzeugendes Anschreiben formulieren kann," sagt Pauls.

4. Do: Probearbeitstag anbieten

Veit kennt die Diskussionen über das Anschreiben. Ganz darauf verzichten möchte er aber nicht. "Gerade bei Einkäufern, Projektassistenzen oder Sachbearbeitern ist das Anschreiben sehr aussagekräftig. Werden alle Formalien eingehalten? ist die Rechtschreibung perfekt? Da kann schon einiges schief gehen, was viel darüber aussagt, ob ein Bewerber für eine Stelle geeignet ist", sagt Veit. Bei anderen Jobs reiche aber auch oft der Lebenslauf und Zeugnisse. Besonders wichtig ist in vielen Fällen der Probearbeitstag. Das sei die beste Methode, um den Bewerber besser kennen zu lernen – und auch der Kandidat kann sich in Ruhe mit einem Kollegen aus der Abteilung austauschen und alles kennenlernen. "Natürlich gibt es auch psychologische Tests im Rahmen eines Bewerbungsverfahren, für den der das Geld investieren möchte. Die sind nicht immer billig und für diverse Stellenbesetzungen in Handwerksbetrieben oft nicht gut geeignet. Ich setze eher auf meine Beobachtungen im Bewerbungsgespräch und das Feedback eines gebrieften Mitarbeiters nach einem Probetag mit dem Bewerber", sagt Veit.

5. Don´t: Bewerber lange warten lassen

Wer als Betrieb einen guten Eindruck bei den Bewerbern hinterlassen möchte, sollte sich um eine zügige Bearbeitung der Bewerbung kümmern, rät Veit. In seinem Betrieb wird nach dem Bewerbungseingang sofort eine automatische Bestätigung versandt und innerhalb einer Woche erhält der Bewerber eine Rückmeldung, ob er zum Telefoninterview oder zu einem persönlichen Gespräch eingeladen wird. Nach einem Bewerbungsgespräch sollte der Kandidat innerhalb weiterer sieben Tage erfahren wie es weitergeht: Probearbeiten, zweite Runde oder Absage.

Der ganze Bewerbungsprozess darf nicht länger als zwei Wochen gehen – so die Empfehlung von Veit. Der Geschäftsführer hört immer wieder in Gesprächen, dass eine zu langsame Bearbeitung bei Bewerbern nicht besonders wertschätzend empfunden wird. Hier können kleinere Betriebe mit flachen Entscheidungsstrukturen punkten. "Viele Firmen geben hunderte Euro für die Werbung aus. Die anschließende Betreuung und Rückmeldung bei den Bewerbern sind aber so schlecht organisiert oder zu langwierig, dass es neue Mitarbeiter eher abschreckt. Wenn Bewerber mehrfach Nachfragen müssen und dann nach sechs Wochen eine Absage erhalten, sagt das viel über ein Unternehmen aus. Da hilft es sehr, schneller als die Konkurrenz zu sein", so Veit.

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6. Do: Die sozialen Netzwerke für mehr Reichweite nutzen

Personalexpertin Pauls rät Betrieben zusätzlich zur eigenen Firmenwebsite auch Plattformen wie Facebook und Instagram aktiv zu nutzen, um den Betrieb zu präsentieren. "Hier ist die Reichweite größer als bei vielen anderen Kanälen. Die Kosten sind außerdem recht gering, selbst wenn man manche Posts mit Geld bewerben muss", sagt Pauls. In den sozialen Netzwerken erreichen Betriebe auch Kandidaten, die sich nicht aktiv nach einem neuen Job umschauen. Erst durch das Posting kommt ein Bewerber eventuell auf die Idee sich neu zu orientieren.

Je nachdem, wen man erreichen möchte, sind Facebook und Instagram nach wie vor die Netzwerke der ersten Wahl, so Pauls. Auf Instagram könnten zum Beispiel eigene Azubis in einem Live-Interview befragt werden: Was gefällt dir an der Ausbildung? Warum hast du dich dafür entschieden? Was räts du interessierten Bewerbern? Dabei sollten Betriebe darauf achten, dass die Bewerbungsprozesse im Unternehmen straff organisiert sind, damit bei einem starken Bewerberaufkommen alle Anfragen bewältigt werden können, so Veit.

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7. Do: Arbeitgeber-Bewertungsplattformen im Blick behalten

Bei großen Unternehmen ist es üblich, dass eigene Mitarbeiter, Bewerber oder ehemalige Angestellte sich auf Bewertungsportalen über den Arbeitgeber informieren und Bewertungen abgeben. Bei Handwerksbetrieben ist dies noch nicht weit verbreitet. Trotzdem sollten Personalverantwortliche das Portal im Blick behalten. Oft sind es ehemalige Mitarbeiter, die dort mit dem Betrieb abrechnen und ihm negative Bewertungen bescheren. Viele Bewerber schauen sich diese Bewertungen jedoch an und werden stutzig, wenn dort nur schlechte Punktzahlen abgegeben werden.

Veit wollte sich lange Zeit nicht mit dem Portal beschäftigen, hat aber mittlerweile entdeckt, wie er die Bewertungen des Betriebs verbessern kann, indem er regelmäßig auf neue Kommentare antwortet und aktuelle Mitarbeiter darum bittet ehrliche Bewertungen zu schreiben. Mit einer durchschnittlichen Bewertung von 4,3 von 5 steht der Betrieb ganz gut dar. Bisher wurde die Seite mehr als 6.000 Mal aufgerufen.

8. Don´t: Personalsuche nebenbei machen

"Wer das Thema Personal nur nebenher macht, wird auch nur Personal nebenher bekommen", sagt Veit. Das Thema ist strategisch sehr wichtig und benötigt Professionalität. "Es ist genauso wichtig wie das regelmäßige Lieferanten-Bonigespräch", sagt Veit. Schließlich seien die eingestellten Mitarbeiter nachher auch dafür verantwortlich die Produkte und Dienstleistungen gewinnbringend zu verkaufen und damit den Erfolg des Unternehmens sicher zu stellen. Was Betriebe beachten sollten, ist, dass die gesamte Arbeitgebermarke auf das Personalmanagement einspielt. Nur Arbeitgeber, die regional einen guten Ruf haben und sich über den Bewerbungsprozess hinaus gut um die Mitarbeiter kümmern, sind für Bewerber attraktiv.

Für das Thema Personal sollte sich dementsprechend auch ein fester Mitarbeiter verantwortlich fühlen. "Am besten ist es, wenn man im Betrieb fragt, wer daran Spaß hat und das Bewerbermanagement übernehmen möchte", empfiehlt Veit.

9. Don´t: Bewerber nur mit Geld anlocken

Ob es hilfreich ist Azubis oder andere neue Mitarbeiter mit finanziellen Mitteln zu locken oder Prämien anzubieten, sollten Betrieb gut überlegen. "Werben Betriebe explizit mit viel Geld oder Vergünstigungen, kann es sein, dass sie Mitarbeiter anlocken, die schnell wieder weg sind, sobald sie woanders mehr Geld bekommen", sagt Pauls. Wer aber faire Löhne zahlt und dazu noch auf andere Werte im Unternehmen zählt, der sollte dies aktiv kommunizieren, egal, ob in den sozialen Netzwerken oder auf der eigenen Website.

10. Do: Bewerbern Firmenwerte und eine langfristige Perspektive bieten

Veit hat auch schon Erfahrungen mit Gehaltswünschen der Bewerber anderer Branchen gemacht. Kandidaten, die zum Beispiel vorher in der Automobilbranche tätig waren, hätten sehr hohe Vorstellungen, oft mehr als 30 Prozent über dem, was er in seinem Betrieb zahlen kann. Doch hier findet in der Krise gerade ein Umdenken statt. Er kann den neuen Mitarbeitern einen festen Job mit festen Strukturen, flachen Hierarchien und einer langfristigen Perspektive bieten, was bei der Konkurrenz aus anderen Branchen oft nicht mehr der Fall ist.

Auch Pauls empfiehlt Betrieben auf die Firmenwerte und die Sicherheit der Jobs hinzuweisen. "Schon vor der Corona-Pandemie legten viele Arbeitnehmer W auf einen sicheren Arbeitsplatz. In wirtschaftlich und gesellschaftlich unruhigen Zeiten sollten Handwerksbetriebe damit werben einen 'krisensicheren' Job anzubieten", rät Pauls. Immerhin habe das Handwerk gezeigt, dass es auch in Krisenzeiten ein sicherer Arbeitgeber ist. Bei der Rekrutierung von Azubis könne auch eine garantierte Übernahme nach der Ausbildung mehr Kandidaten anlocken. Auch hier ist der Aspekt der Sicherheit und des langfristigen Arbeitsverhältnisses entscheidend.

 

Personaloffensive im Handwerk

Die im Jahr 2018 gestartete Personaloffensive ist Bestandteil der "Zukunftsinitiative Handwerk 2025" und wird vom Wirtschaftsministerium Baden-Württemberg gefördert. In Zeiten eines großen Fachkräftebedarfs bietet die Personaloffensive passgenaue und individuelle Beratung zu den Themen Mitarbeiter finden, binden und führen. Handwerksbetriebe können bis zu acht Tage im Jahr kostenlose Beratung der Personal- und Organisationsentwicklung der Handwerkskammern in Baden-Württemberg in Anspruch nehmen. Die Beratung kann Vorort oder virtuell durchgeführt werden. Zudem können bequem von zuhause aus an vielfältigen Web-Seminare teilgenommen oder die Wissensplattform genutzt werden. Fragen zum Thema Personaloffensive beantwortet die Projektkoordinatorin und Projektleiterin der Personal- und Organisationsentwicklung Nicola Pauls, Tel. 0711 1657-315.

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