Einwilligungserklärung Newsletter: So funktioniert das Double-Opt-In

Wer Werbung per E-Mail versendet, braucht dafür die Einwilligung des Empfängers. Firmen-Newsletter müssen rechtssicher sein. Um nachzuweisen, dass der Empfänger die Zusendung des Newsletters bestätigt hat, wird das Double-Opt-in-Verfahren empfohlen. So funktioniert es.

Von allen möglichen Marketinginstrumenten ist die E-Mail eines der einfachsten und effektivsten, um potenzielle Kunden über die Produkte und Dienstleistungen eines Handwerksbetriebs zu informieren. Doch die rechtlichen Vorgaben an E-Mail-Werbung sind besonders hoch und haben sich durch die Novellierung des Bundesdatenschutzgesetzes noch verschärft.

Neben der Gestaltung einer Einwilligungserklärung müssen Betriebe auch über das Double-Opt-In-Verfahren Bescheid wissen, bei dem ein Kunde bestätigt, dass er den Newsletter erhalten möchte.

Wie das Double-Opt-In funktionert, darüber informiert der Verband der deutschen Internetwirtschaft

Versender muss beweisen können

Im Fall einer gerichtlichen Auseinanderset­zung über die Zulässigkeit der Zusendung der Werbe-E-Mail trägt der Versender die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die Einwilligung von dem konkreten Inhaber der verwendeten E-Mail-Adresse tatsächlich erteilt wurde. Die bloße Darlegung, dass eine Einwilligung in die Zusendung von Werbe-E-Mails an eine bestimmte E-Mail- Adresse erteilt wurde, ist nicht ausreichend, wenn der Versender nicht beweisen kann, dass die Einwilligung tatsächlich vom Inhaber der verwendeten E-Mail-Adresse stammt.

Grundsätzlich muss der Versender Folgendes beachten:

• Allein die Erteilung der Einwilligung des Adressaten genügt nicht. Die Einwilligung muss so eingeholt werden, dass sie zur Überzeugung eines Gerichts nachgewiesen werden kann (Beweisbarkeit).

• Allein die Einwilligung irgendeiner Person genügt ebenfalls nicht. Es muss nachge­wiesen werden, dass gerade der Empfänger und nicht möglicherweise ein Dritter unter dessen Namen bzw. der E-Mail-Adresse die Einwilligung erteilt hat (Kongruenz: Anmelder – (späterer) Empfänger).

Für den Beweis, dass die Einwilligung tatsächlich vom Inhaber der verwendeten E-Mail-Adresse stammt, bietet das Double-Opt-In-Verfahren die größtmögliche Rechts­sicherheit. Die Verwendung des Double-Opt- In-Verfahrens ist daher wärmstens zu emp­fehlen – gesetzliche Pflicht ist es aber nicht. Auch wenn man es immer wieder liest: Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, das Double-Opt-In-Verfahren zu nutzen. Eine solche Verpflichtung wurde auch nicht mit der Novelle des Bundesdatenschutzgesetzes 2009 eingeführt.

Warum eigentlich Double-Opt-In?

Zur Erinnerung und Klarstellung: Beim Double-Opt-In-Verfahren wird an die bei der Registrierung für einen Newsletter ange­gebene E-Mail-Adresse eine Bestätigungs-E-Mail (oftmals auch Einladungs-E-Mail oder Check-Mail genannt) zugesendet. In dieser Bestätigungs-E-Mail wird der Adressat gebeten, seine Einwilligung durch das Anklicken eines Bestätigungslinks zu bestätigen. Klickt der Adressat den Bestäti­gungslink an, kann damit bewiesen werden, dass tatsächlich der Inhaber der E-Mail-Adresse, die bei der Registrierung angegeben wurde, auch die Einwilligung abgegeben hat.

Durch die Verwendung des Double-Opt-In-Verfahrens lässt sich damit verhindern, dass Werbe-E-Mails an eine E-Mail-Adresse ver­schickt werden, die nicht von ihrem Inhaber, sondern missbräuchlich von einem Dritten registriert wurden. Zudem ist sichergestellt, dass keine Werbe-E-Mails in den Verteiler gelangen, bei denen sich der User bei der Registrierung lediglich vertippt hat. Auch in diesem Fall droht die Gefahr, dass der tatsächliche Inhaber der E-Mail-Adresse Werbe-E-Mails erhält, obwohl er nie eine Einwilligung abgegeben hat.

Keine Werbung zulässig

Die Bestätigungs-E-Mail muss stets absolut werbefrei sein und darf ausschließ­lich dem Zweck dienen, die E-Mail-Adresse zu verifizieren.

Die Bestätigungs-E-Mail muss nicht, wie man es oft genug sieht, als Plain Text versendet werden. Sie darf durchaus der Corporate Identity des Unternehmens entsprechen und beispielsweise ein Logo enthalten, aber darüber hinau sgehende werbliche Elemente sind unbedingt zu ver­meiden. Eine mit Werbung zugepflasterte Bestätigungs-E-Mail würde vor Gericht als unzulässige Werbe-E-Mail durchfallen.

Bestätigungs-E-Mail mit Einwilligungserklärung

Die Bestätigungs-E-Mail dient alleine der Verifizierung der Einwilligung. Wenn ein User bei der Anmeldung für einen Newsletter eine fremde E-Mail-Adresse missbräuchlich oder auch, weil er der Ansicht ist, dass der News­letter den Inhaber der E-Mail-Adresse viel­leicht interessieren könnte, angibt, erhält der Inhaber dieser E-Mail-Adresse eine Bestäti­gungs-E-Mail. Er kommt ohne Kenntnis der vom Dritten abgegebenen Erklärung zu die­ser Bestätigungs-E-Mail, er hat nie irgendwo auf einer Website eine wie auch immer gear­tete Einwilligung abgegeben. Klickt er jetzt den Bestätigungslink, muss dieser Klick allei­ne eine ausreichende Einwilligung darstellen, um ihm zukünftig den Newsletter an seine E-Mail-Adresse zu senden.

In der Bestätigungs-E-Mail muss daher die komplette Einwilligung enthalten sein. Und mit dem Klick auf den Bestätigungslink muss eine vollwertige Einwilligung abgege­ben werden. Allein mit dem Wortlaut der Bestätigungs-E-Mail muss der Versender vor Gericht beweisen können, dass eine Einwilligung des Adressaten in die Zusen­dung von E-Mail-Werbung vorlag. Es ist daher nicht ausreichend, wenn in der Bestä­tigungs-E-Mail kurz und prägnant um die Bestätigung der auf der Website bei der Registrierung abgegebenen Einwilligung bittet, ohne diese zu wiederholen.

Mit anderen Worten: Wenn Sie viel Zeit und Mühe (und eventuell sogar Geld für eine rechtliche Prüfung) in die Formulierung Ihrer Einwilligungserklärung auf der Website investieren, muss diese Einwilligungserklä­rung auch in der Bestätigungs-E-Mail genauso wiedergegeben werden. Sonst können Sie sich den Aufwand sparen.

Keine weiteren Erklärungen verlangen

Auch sollte die Bestätigungs-E-Mail aus­schließlich der Bestätigung der Einwilligung dienen und es sollten keine weiteren Erklä­rungen hineingepackt werden. Eine der inzwischen recht zahlreichen formalen Voraussetzungen für die Wirksamkeit einer Einwilligung ist, dass sie separat von anderen Erklärungen, quasi isoliert, abgege­ben wird (siehe Kapitel 2.2.) .

Die Bestätigung der Einwilligung in der Bestätigungs-E-Mail sollte daher zum Beispiel nicht mit der Teilnahme an einem Gewinnspiel verknüpft werden (auch wenn eine solche Kopplung in sgesamt zulässig sein könnte, aber das ist ein anderes Thema).

Diese Formulierung in der Bestätigungs-E-Mail wäre also nicht empfehlenswert:

"Noch ein Klick bis zum großen Gewinn! Bitte schließen Sie Ihre Teilnahme an unse­rem großen Millionengewinnspiel noch ab, indem Sie durch Anklicken des folgenden Links die Teilnahmebedingungen des Gewinn­spiels und Ihr Abonnement unseres Newslet­ters mit aktuellen Informationen bestätigen. "

In diesem Fall liegt keine separate Einwilli­gungserklärung mehr vor und die Einwilli­gung wäre unwirksam. Die Formulierung der abzugebenden Bestätigung muss klar machen, dass ausschließlich die Einwilligung in die Zusendung des Newsletters bestätigt wird und nicht gleichzeitig auch noch die Gewinnspielteilnahme.

Möglich wäre beispielsweise folgende Formulierung:

"Vielen Dank für Ihre Teilnahme an unserem großen Millionengewinnspiel! Bitte bestätigen Sie uns noch Ihr Abonne­ment unseres Newsletters mit aktuellen Informationen. " sg