Steuertipp Kassenprüfung des Finanzamts: Verhaltensknigge für Betriebe

Im Jahr 2023 dürften mehr Kassen-Nachschauen des Finanzamts stattfinden als in den vergangenen Jahren. Am 31. Dezember 2022 ist eine Nichtbeanstandungsregelung ausgelaufen. Hier ein kurzer Überblick zur Kassennachschau und ein wichtiger Verhaltensknigge für Unternehmer.

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Betriebe sollten bei der Kassen-Nachschau kooperieren. - © Monkey Business - stock.adobe.com

Elektronische Registrierkassen ohne technische Sicherheitseinrichtung im Fokus

Bis 31. Dezember 2022 durften Betriebe noch elektronische Kassen nutzen, die nicht umrüstbar waren und deshalb noch keine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) hatten. Seit 1. Januar 2023 müssen solche elektronischen Registrierkassen aus dem Verkehr und durch neue E-Kassen mit TSE ersetzt werden. Stößt ein Prüfer des Finanzamts auf noch eingesetzte Altkassen ohne TSE, drohen Zuschätzungen zu Umsatz und Gewinn und somit Steuernachzahlungen. Denn E-Kassen ohne TSE erfüllen seit 1. Januar 2023 nicht mehr die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung.

Praxis-Tipp: Aus diesem Grund dürften die Kassen-Nachschauen im Jahr 2023 deutlich zunehmen. Denn hier handelt es sich um nur kurze Prüfungseinheiten, die Aufschluss darüber geben, ob ein Betrieb korrekte E-Kassen einsetzt.

Besonderheiten der Kassen-Nachschau

Die (unangenehme) Besonderheit der Kassen-Nachschau ist, dass der Prüfer des Finanzamts anders als bei einer Betriebsprüfung unangekündigt im Betrieb auftaucht, Unterlagen und einen Zugriff auf die elektronischen Kassendaten fordert. Mit dieser Überrumpelungstaktik soll verhindert werden, dass sich ein Unternehmer wochen- oder monatelang auf eine Prüfung des Finanzamts vorbereiten kann.

Praxis-Tipp: Steht auf einmal ein Prüfer des Finanzamts im Rahmen einer Kassen-Nachschau vor der Türe, lassen Sie sich unbedingt dessen Prüferausweis zeigen. Notieren Sie Namen und Kontaktdaten. Entscheiden Sie, ob Sie Ihren Steuerberater kontaktieren und die Unterlagen nur in dessen Anwesenheit herausgeben. Ein gute Idee, wenn der Betriebsinhaber kein Steuerprofi in Sachen Kassenführung ist.

Hinhaltetaktik bei Kassen-Nachschau keine gute Idee

Oftmals verweigern Mitarbeiter eines Betriebs dem Prüfer des Finanzamts den Zugriff auf die Kasse und die Herausgabe der geforderten Kassenunterlagen, weil die Kassenführung Chefsache ist und der Chef gerade nicht da ist. Das ist aber keine wirklich gute Idee. Denn in diesem Fall kann der Prüfer entweder sofort oder nach einiger Zeit von der Kassen-Nachschau zu einer umfassenden Betriebsprüfung übergehen. Dann stehen nicht nur die Kassenführung im Fokus, sondern alle Steuerarten für mindestens drei Steuerjahre. Das Risiko höherer Steuernachzahlung steigt also. Der Übergang von der Kassen-Nachschau zur Betriebsprüfung, weil keine Unterlagen vorgelegt und der Zugriff auf die elektronischen Kassendaten verweigert wird, ist zulässig, wie das Finanzgericht Hamburg aktuell bestätigt hat (Urteil v. 30. August 2022, Az. 6 K 47/22).

Praxis-Tipp: Um das Risiko zu vermeiden, dass aus der Kassen-Nachschau eine mehrere Jahre umfassende Betriebsprüfung angeordnet wird, sollten Sie bei der Kassen-Nachschau kooperieren. Das bedeutet im Klartext: Sollen Sie als Betriebsinhaber nicht im Betrieb sein, empfiehlt es sich, ausgewähltes Personal zu beauftragen, bei einer möglichen Kassen-Nachschau die geforderten Unterlagen auszuhändigen und den geforderten Datenzugriff zu gewähren.

Vorsicht vor Betrügern

Das Auslaufen der Übergangsregelung für Alt-Kassen ohne TSE könnte auch Betrüger auf den Plan rufen, die sich als Finanzbeamte ausgeben und Überprüfungen an der Kasse vornehmen. Solche Betrüger sind schnell entlarvt. Denn in der Regel fordern sie sofort Bargeld wegen der angeblich festgestellten Kassenmängel. Die Prüfer des Finanzamts, die rechtmäßig eine Kassen-Nachschau durchführen, sind dagegen nicht berechtigt, Geld bzw. Steuern im Rahmen der Kassen-Nachschau einzufordern.