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Bestandsaufnahme im Betrieb Ablaufplan: So klappt's mit der Inventur

Einmal im Jahr herrscht bei bilanzerenden Handwerksbetrieben der Ausnahmezustand. Dann hängt entweder ein Schild an der Tür: "Geschlossen wegen Inventur" oder es steht Wochenendarbeit an, in der alle Gegenstände des Betriebs gezählt werden. Mit Ablaufplan und Checkliste: So klappt die Inventur.

Wer muss überhaupt Inventur machen?

Zur Inventur sind nur bilanzierende Unternehmer verpflichtet. Die Verpflichtung das Inventar (u.a. Waren, Anlagegegenstände, Kassenbestände, Forderungen, Schulden) durch die Inventur zu zählen, besteht sowohl handelsrechtlich (§ 240 ff. Handelsgesetzbuch) als auch steuerrechtlich (§§ 140 ff. Abgabenordnung).

Praxistipp: All die also nicht buchführungspflichtig sind und ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, können sich jetzt beruhigt zurücklehnen. Sie haben keine Verpflichtung zur Inventur. Manchmal kann es auch für Einnahmen-Überschussrechner sinnvoll sein, freiwillig eine Inventur durchzuführen. Die freiwillige Inventur bietet sich zum Beispiel an, wenn ein Einnahmen-Überschussrechner ein Darlehen bei der Bank aufnehmen möchte und seine Bonität nachweisen möchte. Die freiwillige Inventur bietet sich auch dann an, wenn ein Partner gesucht wird, um den Wert des Betriebs zu schätzen.

Freiwillige Inventur : Warum?

Die digitale und körperliche Bestandsaufnahme aller Waren, Anlagegegenstände, Schulden und Forderungen ist eine Momentaufnahme der betrieblichen Situation und hilft Betrieben, ihre finanzielle Situation besser einschätzen zu können.

Die Inventur kann auch als Frühwarnsystem gesehen werden, wenn die finanzielle Entwicklung in die falsche Richtung läuft.

Fehler bei der Inventur: Welche Folgen drohen?

Bei Betriebsprüfungen des Finanzamts gilt der Inventur meist ein sehr kritischer Blick. Doch den Prüfer interessiert weniger die finanzielle Situation des Betriebs. Er sucht vielmehr nach Ungereimtheiten, Mängeln und Fehlern bei der Inventur. Wird er fündig, hat das fatale Folgen. Dann kann er die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen und bei Ungereimtheiten Zuschätzungen beim Umsatz und Gewinn vornehmen.

Typischer Fall aus der Praxis: Bäckermeister Müller versucht nach bestem Wissen und Gewissen seine steuerlichen Pflichten zu erfüllen. Doch bei der Inventur hat er versehentlich Waren eines Lagerraums vergessen, der sich außerhalb des Betriebsgebäudes befindet. Das fällt dem Prüfer des Finanzamts auf. Das tritt eine Lawine in Gang, die Bäckermeister Müller viel Geld kostet. Folgende steuerliche Konsequenzen sind durch diesen Fehler denkbar:

  • Die schlimmste Feststellung des Prüfers: Die Buchführung ist wegen des bei der Inventur nicht aufgenommenen Lagers nicht ordnungsgemäß.
  • Der Prüfer erhöht den Warenbestand um die Waren im Lager – Steuernachzahlung.
  • Der Prüfer nimmt einen Sicherheitszuschlag zum Warenbestand vor, weil ein Fehler ja automatisch mehrere Fehler bedeuten können – Steuernachzahlung.
  • Der Prüfer sucht bei Fehlern in der Inventur noch kritischer nach Kassendifferenzen. Wird er fündig, drohen Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn - Steuernachzahlung.
  • Stimmt die Inventur nicht, drängt sich dem Prüfer des Finanzamts meist ein weiterer Verdacht auf: Der Wareneinsatz könnte nicht mit den erzielten Erlösen zusammenpassen.
    Beispiel: Der Mehlverbrauch stimmt nicht mit den verkauften Backwaren überein. Hier wird unterstellt, dass nicht alle Einnahmen aus dem Verkauf von Backwaren steuerlich erfasst wurden. Diese Ungereimtheit geht wegen der nicht ordnungsgemäßen Buchführung zu Lasten des Bäckermeisters, was Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn nach sich zieht - Steuernachzahlungen.
  • Kann der Bäckermeister nicht plausibel wiederlegen, dass es sich bei dem Inventurfehler um ein einmaliges Versehen handelt, kann sogar ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung eingeleitet werden.

Fazit: Fehler in der Inventur können also sogar dem ehrlichsten Steuerzahler enorme Probleme mit dem Finanzamt bescheren und richtig teuer werden. Deshalb sollten Sie die Inventur nicht auf die leichte Schulter nehmen und als sinnlose Verpflichtung abhaken. Im Gegenteil: Bereiten Sie die Inventur zur Vermeidung steuerlicher Nachteile intensiv vor und achten Sie auf Vollständigkeit.

Inventur im Handwerksbetrieb: Vorbereitung ist halbe Miete

Die Inventur sollte gut vorbereitet sein. Empfehlenswert sind im Vorfeld die folgenden fünf Vorbereitungsschritte.

1. Termin festlegen

Die Terminfestlegung hat entscheidenden Einfluss auf die Inventur. Denn die Inventur soll alle Wirtschaftsgüter Ihres Betriebs zum Bilanzstichtag – also regelmäßig zum 31. Dezember – erfassen. Je später die Inventur stattfindet, desto komplizierter wird die Rückrechnung auf den Bilanzstichtag. Denn ab dem 1. Januar verkaufte oder hinzugekommene Ware muss bei der Bestandsaufnahme korrigiert werden. Grundsatz: Je früher, desto besser.

2. Personal einteilen

Das Personal sollte in Zweierteams auftreten. Einer sagt an, der andere schreibt auf. Der Betriebsinhaber sollte stichprobenartig eingreifen und die Aufzeichnungen überprüfen. Diese Stichprobenprüfung sollte schriftlich vermerkt werden.

3. Umfang der Inventur festlegen

Zählen, messen, wiegen gilt nur für den Warenbestand und für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe. Kommissionsware, Muster von Geschäftspartnern, in einem Anlageverzeichnis erfasste Anlagegüter wie Maschinen, Werkzeuge, Fahrzeuge können bei der Inventur links liegen gelassen werden.

Praxistipp für die Erfassung: Bei Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen sowie Verpackungsmaterial genügt es, wenn der Bestand geschätzt wird. Dass nur geschätzt wird, muss jedoch schriftlich vermerkt werden. Nur alle drei Jahre hat ein Unternehmer die vollständige Zählung von Roh-, Hilfs und Betriebsstoffen vorzunehmen. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sind z.B. Schrauben, Öle, Bretter, Eisenteile, etc.).

4. Bestand sortieren

Betriebsinhaber sollten eigene Ware von kundeneigener Ware (bereits verkauft oder zur Reparatur im Betrieb) und Kommissionsware (Ware, die für Geschäftspartner verkauft wird) im Vorfeld trennen. Die eigenen Waren sollten nach Materialien und Erzeugnissen gleicher Art sortiert und erfasst werden. Vermerkt werden sollte auch, wo die Warenerfassung stattfand (Lager, Werkstatt, Verkaufsraum, etc.).

5. Inventurlisten führen

Bei der Inventur sollten Inventurlisten geführt werden. Diese erhält der Betriebsinhaber entweder vom Hersteller seiner Buchhaltungssoftware oder im Schreibwarenladen. Wichtig: Die Inventurlisten und alle im Zusammenhang mit der Inventur vorgenommenen Aufzeichnungen sollten im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungsfrist archiviert werden. Bei Zweifeln des Finanzamt helfen Ihnen diese Aufzeichnungen, negative steuerliche Folgen zu verhindern.

Praxistipp Steuerberater hinzuholen: Damit das Finanzamt bei der Inventur keine Ungereimtheiten feststellen kann, empfiehlt es sich, dass auch der Steuerberater für eine oder zwei Stunden vorbeischaut und stichprobenartig die Aufzeichnungen der Bestandsaufnahme kontrolliert. Über diese Kontrollen sollten schriftliche Protokolle angefertigt werden.

Inventurdifferenzen – was tun?

Bei der Inventur wird dem Warenbestand gleichzeitig ein Wert zugewiesen. Ladenhüter werden dabei abgewertet. Dadurch kann es vorkommen, dass der Wert des Warenbestands nach der EDV-Buchhaltung von der körperlichen Inventur abweicht. In diesem Fall ist ein zusätzlicher Aufwand oder ein zusätzlicher Ertrag zu buchen.

Beispiel: Stellt sich nach der Inventur heraus, dass der buchhalterische Warenbestand um 5.000 Euro höher ausgewiesen ist als der Wert nach der Inventur, ist ein zusätzlicher Aufwand zu buchen. Damit das Finanzamt mitspielt, sind jedoch schriftlich plausible Gründe für die Differenz aufzuzeichnen (Ladenhüter, verdorbene Ware, defekte Ware).

Inventur und Finanzamt: Drei Varianten

Wann muss die Inventur eigentlich zeitlich erfolgen? Die Finanzämter akzeptieren drei verschiedene Inventurverfahren. Für jedes dieser Inventurverfahren gelten verschiedene steuerliche Spielregeln, an die sich der Handwerker unbedingt halten sollte. Ignoriert er die Vorgaben, riskiert er die Einstufung seiner Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß. In unserem Praxisbeitrag unterstellen wir ein Geschäftsjahr von 1. Januar bis 31. Dezember des Jahres.

1. Stichtagsinventur – für die Eiligen

Bei der Stichtagsinventur erfolgt die Inventur zum 31. Dezember spätestens bis zum 10. Januar des Folgejahrs. Warenzugänge zwischen dem 1. und dem 10. Januar sind dabei vom Warenbestand abzuziehen, Warenverkäufe wieder hinzuzurechnen. Diese Inventur bietet sich für Betriebe an, bei denen in den ersten Wochen des neuen Jahres auftragsmäßig nicht viel passiert.

Dieses Inventurverfahren ist zwingend für Gegenstände des Vorratsvermögen anzuwenden, bei denen durch Schwund, Verdunsten, Verderb, Zerbrechlichkeit unkontrollierbare Abgänge eintreten können, es sein denn dass diese Abgänge aufgrund von Erfahrungswerten immer gleich bleiben.

2. Zeitverschobene Inventur

Nach dem Handelsrecht ist es aber auch erlaubt, die Inventur zeitverschoben durchzuführen. Die Inventur kann vorverlegt werden. Dann muss die Bestandsaufnahme aber innerhalb der letzten drei Monate vor dem 31. Dezember erfolgen. Der typischere Fall ist jedoch die Nachverlegung der Inventur. Hier schreibt das Gesetz vor, dass die Inventur in den ersten zwei Monaten nach dem 31. Dezember stattfinden muss.

Aufgepasst! Die zeitverschobene Inventur ist jedoch nicht zulässig, wenn bei Warenbeständen durch Schwund, Verderb, Verdunsten, leichte Zerbrechlichkeit oder ähnliche Vorgänge unkontrollierbare Abgänge denkbar sind. Wer also auf die zeitverschobene Inventur umsteigen möchte und Bedenken hat, sollte sich diese Inventurform besser vom Finanzamt schriftlich erlauben lassen.

Findet die Inventur irgendwann im Februar für den Bilanzstichtag 31. Dezember statt, ist folgende Rückrechnung zur Ermittlung des korrekten Werts des Inventars notwendig:

  Wert des Warenbestand an dem nach dem Bilanzstichtag liegenden Inventurstichtag
- Wareneingang
+ Wareneinsatz
= Wert des Warenbestands am Bilanzstichtag

3. Permanente Inventur

Die EDV macht es möglich: Hat ein Handwerksbetrieb eine gut organisierte Lagerbuchhaltung, lassen sich die Bestände meist auf Knopfdruck nach Art und Menge aus der Buchhaltung herausfiltern. Doch ganz ohne körperliche Bestandsaufnahme läuft die Inventur auch hier nicht ab. Mindestens einmal im Jahr ist die Inventur durch zählen, messen und wiegen auch bei dieser Variante Pflicht. Der Zeitpunkt dafür kann jedoch frei gewählt werden.

Damit das Finanzamt die Ergebnis der permanenten Inventur steuerlich anerkennt, sind folgenden Voraussetzungen zur erfüllen:

  • In den Lagerbüchern müssen alle Bestände sowie Zu- und Abgänge einzeln nach Tag, Art und Menge eingetragen und anhand von Belegen nachgewiesen werden.
  • Die Bestände des Vorratsvermögens müssen in jedem Geschäftsjahr wenigstens einmal "körperlich" erfasst werden. Die Lagerbücher müssen dann entsprechend dieser körperlichen Bestandsaufnahme korrigiert werden.
  • Die körperliche Bestandsaufnahme muss mit dem Ergebnis dokumentiert werden. Aufzuzeichnen sind der Tag der Inventur und die verantwortlichen Personen

Die Deutsche Handwerks Zeitung hat eine Checkliste zur Inventur als Download zusammengestellt. Sie finden das PDF zum herunterladen im Downloadbereich unter und neben dem Beitrag.

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