Unterlagen aufbewahren Akten digital archivieren: Das ist wichtig

Statt Akten in Regalen zu stapeln, nutzen viele Unternehmen heute Systeme zur digitalen Archivierung. Dabei müssen sie eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen einhalten, um elektronische Dokumente rechtskonform zu archivieren.

Akten digital und papierlos zu archivieren ist inzwischen nicht nur in großen Unternehmen etabliert. Auch für kleine und mittlere Betriebe wird die digitale Aktenablage immer wichtiger. Allerdings müssen die Betriebe dabei einige Dinge beachten. Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD) ", beschreiben genau, welche gesetzlichen Vorgaben für die IT-gestützte Buchführung gelten.

Dazu gehören unter anderem Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen. "Für manche Unternehmen sind die komplexen Gesetzestexte immer noch ein Grund, die Finger von der elektronischen Archivierung zu lassen. Dabei sind die wichtigsten Aspekte schnell erklärt“, sagt Frank Früh vom Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom).

In dem Leitfaden "Elektronische Archivierung und GoBD - 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“, hat Bitkom deshalb die wichtigsten Punkte zusammengefasst. Das sind die zehn Regeln auf die Unternehmen bei der elektronischen Archivierung achten sollten.

1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral

Technische Vorgaben und Standards für das elektronische Archivsystem sind nicht vorgeschrieben und können auch angesichts der sehr großen Unterschiede im organisatori­schen Umfeld der Unternehmen nicht vorgeschrieben werden. Der Unternehmer ist damit frei in der Wahl einer entsprech enden Lösung, soweit diese den Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation entspricht.

2. Die Archivierung von Belegen muss zeitnah zu erfolgen

Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, also möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung abzulegen. Sofern die Aufbewahrung in einem elektronischen Archivsystem erfolgt, müssen die Dokumente zum frühestmöglichen Zeitpunkt archiviert werden, um mögliche Verluste und Manipulationen auszuschließen.  

Dies lässt sich einerseits durch organisatorische Vorkehrungen bewerkstelligen Andererseits muss durch technische Maßnah­men gewährleistet werden, dass die Archivdaten zeitnah auf das endgültige Archivierungs­medium übertragen werden. 

3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen

Eine zentrale Anforderung der "GoBD" betrifft die Unveränderbarkeit. Hier muss der Betrieb gewährleisten, dass sich die Hardware (z. B. durch unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) sowie die Software  (z. B. durch Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen)  durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt sind.

Denn: Eine bloße Ablage im Dateisystem erfüllt die Anforderungen zur Unveränderbarkeit ohne zusätzliche Maßnahmen nicht.

4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden

Hier ist wichtig: Alle Archivierungsobjekte müssen mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen werden (z. B. Dokumenten-ID, Dokumentenart, Zuordnung zu Stammdaten, Belegnummer, zeitliche Zuordnung). Außerdem muss die Firma sicherstellen, dass das elektronische Dokument unter dem zuge­teilten Index verwaltet wird und recherchiert werden kann.

Soweit eine Konvertierung in ein internes oder sonstiges Format vorgenommen wird oder ein bereits elektronisch archiviertes Papierdokument weiterverarbeitet wird, müssen beide elektronischen Versionen archiviert werden. Außerdem sollte die konvertierte Version als solche zu erkennen sein.  

5. Elektronisch archivierte Akten müssen lesbar und auswertbar bleiben

Aus Sicht der GoBD hat der Anw ender die freie Wahl unter den technischen Bild- und Archivie­rungsformaten (Formatfreiheit), solange die Lesbarkeit und die maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt sind. Das heißt: Es darf in Bezug auf die maschinelle Auswertbarkeit währ end des Archivierungsvorgangs keine Verkleinerung der Datenmengen erfolgen, die den Verlust steuerlich relevanter Daten zur Folge hat. Zudem können Papierdokumente vernichtet werden, wenn eine ordnungsgemäße elektronische Archivierung sichergestellt ist und gesetzliche (außersteuerliche) Gründe nicht dagegen sprechen. 

6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden

Aufbewahrungspflichtige (steuerrelevante) Daten dürfen auch im Archivsystem aufbewahrt werden. Dabei muss der Betrieb sicherstellen, dass das Archivsystem oder ein anderes System in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs-und aufbewahrungs­pflichtigen Daten ermöglicht, als wären die Daten noch im Produktivsystem.

7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung

Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung der Dokumente zu nutzen. Zusätzlich steht der Finanzverwaltung auch die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Dokumente zu recherchieren und diese (Je nach Dateityp) maschinell auszuwerten. Auch im Fall digitalisierter (gescannter) Rechnungen müssen Unternehmer dem Betriebs­prüfer auf Verlangen die Einsicht in die elektronischen Rechnungengestatten.

8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden

Im Fall der elektronischen Belegarchivierung muss das Unternehmen dem Betriebsprüfer erlauben, die elektronischen Belege direkt am Bildschirm einzusehen. Das heißt: Der Betriebsprüfer darf die Hard- und Software des Unternehmens uneingeschränkt nutzen. Diese Regelung gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind. Zudem steht dem Betriebsprüfer im Rahmen des unmittelbaren Datenzugriffs die Möglichkeit offen, mittels Volltextsuche Textdokumente innerhalb der Archivumgebung dateiübergreif end zu durchsuchen. 

9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen

Elektronische Bücher, Aufzeichnungen und Rechnungen dürfen unter bestimmten Vorausset­zungen auch im Ausland archiviert werden. Der Unternehmer kann dazu beim zuständigen Finanzamt einen schriftlichen Antrag stellen.

Für elektronische Rechnungen existiert hier eine Sonder­vorschrift. Demnach muss eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreff enden Daten sowie deren Herunterladen und Verw endung gewährleistet sein. Dabei hat der Unternehmer dem Finanzamt den jeweiligen Aufbewahrungsort mitzuteilen.

10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren

Stellt ein Unternehmen die Aktenarchivierung von Papier auf digital um, muss dieses elektronische Archivierungsverfahren dokumentiert werden. Aus dieser Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.

Zudem muss die Verfahrensdokumentation für einen sachverständigen Dritten verständlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein sowie die die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten werden . Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen nachvollziehbar sein. Insgesamt sollte sich der Umfang der Verfahrensdokumentation an der Komplexität der Geschäftstätigkeit orientieren. end

Den ausführlichen Leitfaden "Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis", gibt’s bei Bitkom als kostenlosen Download.