Gesetzeshürden für Unternehmen Bürokratiewahn: "Die Belastungen sind zu hoch"

Gerade kleine Handwerksbetriebe leiden unter der Bürokratie in Deutschland. Der Softwareentwickler Sage hat dazu eine Studie veröffentlicht. CFO Thomas Scholtis erklärt im DHZ-Interview, wie man dem Dokumentationswahn Herr werden könnte.

Manuel Endress

Gerade Kleinunternehmer leiden unter den Bürokratiehürden. - © Pogonici/Fotolia.com

DHZ : Herr Scholtis, Sage hat rund 400 Unternehmer in Deutschland zum Thema Bürokratie befragt. Mit welchen Bürokratiehürden hat der Mittelstand in unserem Land zu kämpfen?

Scholtis : Gerade in den Bereichen Steuern, Sozialversicherung und Arbeitsschutz sind die Belastungen überdurchschnittlich hoch. Überrascht waren wir allerdings, dass die Bürokratiebelastung insgesamt von einer überwiegenden Mehrheit als „hoch“ bis „sehr hoch“ eingestuft wurde  – 92 Prozent machten diese Angabe.

DHZ : Das ist ein sehrt deutliches Ergebnis.

Scholtis : Ja, das ist eine klare Aussage! Wenn Sie sich vergegenwärtigen, dass in der letzten Wahlperiode über 550 Gesetze verabschiedet worden sind, macht das klar, dass sich der bürokratische Aufwand nicht nur auf einen Bereich beschränkt.

"Dokumentationspflichten – davon weiß jeder Handwerker ein Lied zu singen"

DHZ : Wie schlägt sich diese hohe bürokratische Belastung auf den täglichen Arbeitsablauf von kleinen und mittelständischen Betrieben nieder?

Scholtis : Ein großes Thema sind insbesondere die Dokumentationspflichten. Davon weiß jeder Handwerksmeister ein Lied zu singen. Die Buchhaltung hat immer zu tun, ob es um Belege, Rechnungen oder Lohn geht. Und dabei muss sie immer auf dem neuesten Wissensstand sein, damit keine Informationen fehlen oder gar Strafen drohen.

"Die Bürokratie in Deutschland ist überdurchschnittlich hoch", sagt Thomas Scholtis, CFO bei Sage. Der britische Softwareentwickler hat 400 Unternehmer zu diesem Thema befragt.

DHZ : Können Sie  ein Beispiel nennen, wo dem Betrieb Strafen drohen?

Scholtis : Bestes Beispiel, wie schnell das passieren kann, sind die Neuerungen der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz GoBD. Ein Wort- und Bürokratiemonster.

Die GoBD gelten nicht nur für die Finanzbuchhaltung, sondern auch für andere Systeme wie Zeiterfassung, Lohnabrechnung oder Warenwirtschaft. Das mit der neuen Vorschrift eingeführte Zeitlimit von 10 Tagen für Vorgangsbuchungen zwingt viele Firmen zu Änderungen ihrer Buchungsabläufe und erschwert die Verschiebung von Rechnungen aus steuertaktischen Gründen.

Gesetze schwer verständlich

DHZ : Sind die Gesetzestexte zu schwierig zu verstehen und dadurch schwer einzuhalten?

Scholtis : Nach Angaben der von uns befragten Unternehmer sind  die Gesetze wirklich zu schwer zu verstehen. Das sagen immerhin 65 Prozent. Es gibt zwei Probleme, die immer wieder von Experten moniert werden. Zum einen sind es die Unklarheiten. Viele Gesetze sind einfach noch nicht ausgereift. Gerade beim Thema Mindestlohn hat sich gezeigt, dass die Politik sich nicht genügend über die Umsetzbarkeit Gedanken gemacht hat. Zum Glück ist Frau Nahles deswegen auch zurückgerudert und hat das Gesetz gelockert. Dazu musste es allerdings erst einen großen Aufschrei seitens der Wirtschaft geben.

Das andere Problem, das hat unsere Studie gezeigt, ist, dass es zu viele Gesetze gibt. Diese Angabe machten 96 Prozent der Befragten. An dieser Stelle gibt es noch viel zu tun. Gerade die eher kleineren Handwerksbetriebe leiden darunter. Sie müssen immer auf dem Laufenden bleiben und das in zahlreichen einzelnen Bereichen. Bereiche, für die Großunternehmen ganze Abteilungen haben.

"Es ist der Politik nicht gelungen die Bürokratie abzubauen"

DHZ : Die Politik möchte die Bürokratie eigentlich abbauen. Gelingt das, oder nimmt die Bürokratie eher noch zu?

Scholtis : Stand Mai 2015 ist das nicht gelungen. Das Bürokratieentlastungsgesetz, von dem viele wahrscheinlich schon gehört haben und  das am 1. Januar 2016 in Kraft tritt, ist ein Schritt in die richtige Richtung. Die Änderungen müssen aber noch viel tiefgreifender sein.

DHZ : Wie tiefgreifend?

Scholtis : Sie erinnern sich vielleicht an die Forderung, eine Steuererklärung auf einem Bierdeckel machen zu können?  So weit wird es im Unternehmensbereich sicherlich nie kommen. Aber Ziel sollte es sein, das Unternehmen und Behörden viel stärker als bisher entlastet werden, damit die Prozesse effizienter sind.

DHZ : Wie stark schlagen sich die Kosten für staatliche Auflagen auf den "Geldbeutel" der Betriebe nieder?

Scholtis : Wir haben keine Erhebungen zu den Kosten gemacht. Allerdings ist der Kostenaufwand bei 74 Prozent der Unternehmen an Platz zwei der größten Belastungen. Ein deutlicher Hinweis darauf, dass Kosten ein großes Thema sind.

Natürlich geben Unternehmen Geld für Steuerberater, Software und Co. aus. Allerdings schlagen auch zahlreiche Überstunden des Chefs und zum Teil unentgeltlich geleistete Arbeitszeit von Familienmitgliedern zu Buche. Gerade in Handwerksbetrieben ist das keine Seltenheit.

DHZ : Bürokratieabbau ist also dringend notwendig. Wie könnten die Betriebe entlastet werden?

Scholtis : Gute Nachrichten gibt es bereits. Die Lockerungen Mitte dieses Jahres haben für Entlastung gesorgt. Dass die Grenze für die Aufzeichnungspflichten auf einen Monatsverdienst von 2.000 Euro abgesenkt wurde und Familienangehörige ausgenommen werden, geht absolut in die richtige Richtung.  

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"Man sollte genau schauen, mit wem man zusammenarbeitet"

DHZ : Wie können die Unternehmen selbst aktiv werden, um der Bürokratie Herr zu werden?

Scholtis : Viele Unternehmen verlagern Aufgaben an Dienstleister. So kann man das leidige Thema abstreifen. Allerdings kann sich das nicht jeder leisten und es muss klar sein, dass der Unternehmer weiter in der Haftung bleibt. Daher sollte man genau schauen, mit wem man zusammenarbeitet.

Ebenfalls hilfreich ist die Einführung von Software-Tools,, die in allen anfallenden Aufgabengebieten vom Lohn über die Finanzbuchhaltung bis hin zur Archivierung Entlastung schaffen. Es gibt zahlreiche Anbieter auf dem Markt. Wichtig ist dabei – unabhängig vom Hersteller – immer mit aktueller Software zu arbeiten.

DHZ : Wie schnell ließen sich digitale Prozesse flächendeckend auf die Unternehmen anwenden?

Scholtis : Da muss man natürlich unterscheiden, wie groß und komplex ein Unternehmen ist. Ein großes Produktionsunternehmen, bei dem mehrere internationale Standorte IT-seitig angebunden werden müssen, kann man nicht von heute auf morgen umstellen. Gerade kleine Unternehmen können allerdings gerade mit Hilfe von Online-Lösungen sehr schnell ihre Prozesse digitalisieren.

eGovernment - ein Muss für die Zukunft

DHZ : Welche Potentiale sehen Sie im "eGovernment" im Zuge des Breitbandausbaus?

Scholtis : Der Breitbandausbau ist natürlich die Basis für eGovernment. Ein Muss für die Zukunft. Im Lohnbereich sind wir heute schon sehr weit, was die elektronische Übermittlung von Daten angeht. Wir haben digitale Lohnsoftware mit der schon heute die Lohnabrechnung mit zwei Klicks erledigt werden kann.

Wenn der Nutzer bei der Testabrechnung keine Unstimmigkeiten findet, kann er die Abrechnung direkt absenden. So ist das Thema in Minuten erledigt. Es gibt noch zahlreiche weitere Prozesse, die auf diese Weise vereinfacht werden können – sowohl für Bürger als auch Unternehmer.