Betriebsnachfolge Betriebsübergabe: 11 Tipps, um die Nachfolge einzuleiten

Unternehmer können kaum früh genug anfangen, eine Betriebsübergabe vorzubereiten. Doch nur wer Schritt für Schritt konsequent plant, gestaltet die Nachfolge aktiv und schützt sich so vor Fehlern, die unnötig Zeit und Geld kosten.

To Do-Liste
Je einfacher es für einen Nachfolger ist, "sich in ein gut gemachtes Nest zu setzen", desto attraktiver ist für ihn eine Betriebsübernahme. - © Ralf Geithe - stock.adobe.com

Betriebsinhaber sind schlecht beraten, wenn sie das Thema Nachfolge auf die lange Bank schieben. Dabei führt kein Weg daran vorbei, für die durchaus aufwändige Planung und Vorbereitung Zeit einzuplanen. Denn Nachfolger sind rar und nur wenige Inhaber werden den Betrieb in jüngere Hände übergeben können. Angesichts dieser Ausgangslage genügt es nicht, dass Handwerker darauf hoffen, einen Nachfolger zu finden. Sie müssen die Betriebsnachfolge vielmehr möglichst frühzeitig aktiv steuern.

So bereiten Sie eine Betriebsübergabe vor

Wer die Unternehmensnachfolge erfolgreich gestalten will, sollte die folgenden Punkte berücksichtigen:

1. Einen Zeitplan erstellen

Unternehmer, die zielorientiert vorgehen wollen, erarbeiten sich einen möglichst verbindlichen Zeitplan, bis wann sie das Projekt "Betriebsnachfolge" abgeschlossen haben wollen.

2. Eventuelle Hürden identifizieren

Nur wer weiß, welche Schwierigkeiten auftreten können, kann sie rechtzeitig beseitigen oder reduzieren. Solche Hürden können steuerliche Besonderheiten sein, wie die Auflösung von sogenannten stillen Reserven. Diese ergeben sich häufig durch Wert­steigerungen von betrieblich genutzten Immobilien. Bei einer Betriebsveräußerung oder -aufgabe müssen die stillen Reserven versteuert werden. Vorsicht ist geboten, wenn der Betrieb in der Rechtsform einer GmbH geführt wird und eine Betriebsaufspaltung im steuerlichen Sinne vorliegt (personelle plus sachliche Verflechtung zwischen Betriebsgesellschaft und Besitzgesellschaft).

Wenn die Betriebsaufspaltung nicht mehr existiert, weil zum Beispiel die personelle Verflechtung nicht mehr gegeben ist, müssen die stillen Reserven auch in der Besitzgesellschaft aufgelöst und versteuert werden. Ansprechpartner für diese und andere steuerliche Konsequenzen ist der Steuerberater.

Weitere Hürden können Defizite in technischer Hinsicht sein wie noch nicht getätigte Investitionen oder Mängel bei der Arbeitssicherheit, beim Brandschutz, bei der Lagerung gefährlicher Stoffe oder fehlende beziehungsweise abgelaufene Genehmigungen. Auch Defizite bei der Digitalisierung zählen dazu.

3. Den Betrieb für einen Nachfolger attraktiv machen

Gute Gewinnaussichten sind ein wichtiges Kriterium für Interessenten. Bei Einzelunternehmen ist das üblicherweise der Gewinn, der im Jahresabschluss ausgewiesen wird, abzüglich des kalkulatorischen Unternehmerlohns, gegebenenfalls abzüglich der kalkulatorischen Miete und kalkulatorischer Zinsen für das eingesetzte Eigenkapital.

Andere wichtige Kriterien aus Sicht eines Nachfolgers sind der Standort, der Zustand der Maschinen und Einrichtung, die Qualifikation der Mitarbeiter, Kundenbeziehungen und die transparente Organisation der Arbeitsabläufe. Der äußere Eindruck spielt sicherlich auch eine Rolle. Einen ersten Eindruck vermittelt üblicherweise die Firmenhomepage. Deshalb sollte auch sie aktuell und attraktiv gestaltet sein. Je einfacher es für einen Nachfolger ist, "sich in ein gut gemachtes Nest zu setzen", desto attraktiver ist für ihn die Betriebsübernahme.

4. Bestehende Verträge prüfen

Viele Handwerksbetriebe sind von ihrem Standort abhängig. Das kann zu einer unüberwindbaren Hürde bei einer Übergabe werden, wenn der Vermieter nicht bereit ist, an den Nachfolger zu vermieten. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Vermieter kein Familienangehöriger des (alten) Betriebsinhabers ist. Deshalb sollte zuerst geklärt werden, was im Mietvertrag vereinbart wurde, und ob und welchen Konditionen der Vermieter bereit ist, das Mietverhältnis mit dem Nachfolger fortzusetzen.

Weitere Vertragspartner, deren Einwilligung eingeholt werden muss, sind Leasinggesellschaften, Lieferanten und Kunden, mit denen schon in die Zukunft reichende Aufträge vereinbart wurden. Überprüft werden müssen gegebenenfalls auch Kreditverträge und Verträge mit Versorgungsunternehmen.

Wichtig sind auch vorhandene Arbeitsverträge. Wegen einer Betriebsübergabe dürfen keine Arbeitsverträge gekündigt werden. Der Nachfolger muss alle Arbeitsverhältnisse übernehmen. Daher sollten die Besonderheiten der Arbeitsverhältnisse wie Betriebszugehörigkeit, Vergütung, Befristungen, aber auch Schutzrechte der Arbeitnehmer bekannt sein.

5. Den Betrieb objektiv bewerten lassen

Überzogene Preisvorstellungen sind ein häufiger Grund für das Scheitern einer Übergabe. Oft wird auch das vereinfachte Ertragswertverfahren der Finanzverwaltung zur Bewertung von Betrieben für die Erbschaft- und Schenk­ungsteuer herangezogen. Das liefert meist aber auch keine brauchbare Orientierung. Denn nach diesem standardisierten Verfahren wird der durchschnittliche Gewinn der letzten Jahre (unter Berücksichtigung eines Unternehmergehalts) mit dem Faktor 13,75 multipliziert. Das führt zu hohen, häufig auch unrealistischen Werten. Problematisch ist, dass so eine überzogene Erwartungshaltung beim Betriebsinhaber erzeugt wird.

Realistischer sind Bewertungen, die durch die Handwerkskammern kostenlos durchgeführt werden. Das AWH-Verfahren, das die Berater nutzen, hat hingegen einen praktischen Bezug. Bei ertragsschwachen Betrieben ist oft der Substanzwert die Untergrenze. Dies ist die Summe der Verkehrswerte der einzelnen Wirtschaftsgüter, die verkauft werden sollen – unter der Annahme, dass der Betrieb weitergeführt wird.

6. Ein Konzept für die Nachfolge erarbeiten

Auf Grundlage eines Konzepts können Gespräche zielgerichtet geführt werden. Dazu gehören Fragen wie die Form der Übergabe (verkaufen oder verpachten?). Welche Wirtschaftsgüter werden verkauft? Gesamtrechtsnachfolge oder Einzelrechtsnachfolge? Schrittweise Übergabe oder zu einem Stichtag? Welche Vertragsinhalte sind wichtig? Was ist die Preisvorstellung? Soll der Nachfolger eingearbeitet werden? Wird der Firmennamen fortgeführt?

7. Potenzielle Nachfolger gezielt ansprechen

Wenn der Nachfolger nicht aus der eigenen Familie kommt, sondern erst noch gesucht werden muss, ist eine Möglichkeit, geeignete Kandidaten wie aktuelle oder ehemalige Mitarbeiter direkt anzusprechen. Heutzutage ist aktives Verkaufen gefordert. Das kann der Unternehmer selbst tun oder jemanden mit der Suche beauftragen.

8. Aktuelle Unterlagen vorlegen

Ein Nachfolger benötigt möglichst aktuelle Informationen wie den Jahresabschluss. Ebenso Unterlagen zu Kunden, Lieferanten und Verträgen. Wichtig ist auch eine Liste der (materiellen und immateriellen) Wirtschaftsgüter, die verkauft werden sollen, sowie deren Kaufpreis.
Bei vielen Handwerksbetrieben spielen auch der Wert des Warenlagers und der halbfertigen, noch nicht abgerechneten Arbeiten eine Rolle. Daher kann auch eine nachvollziehbare und realistische Bewertung des Warenlagers und der laufenden Arbeiten erforderlich sein.
Sinnvoll ist auch, den Interessenten beim ersten Gespräch eine schriftliche Vertraulichkeitserklärung unterschreiben zu lassen.

9. Ausreichend Zeit einplanen und flexibel sein

Die Gespräche mit Nachfolgern können langwierig sein – zumal mehrere Partner einbezogen werden müssen. Das sind vor allem Steuerberater, Rechtsanwälte, Notare, freiberufliche Berater und Banken. Zeit kosten auch die teilweise zähen Verhandlungen der beiden Parteien über den Preis und einzelne Vertragsinhalte. Wenn dann die Übergabe scheitert, beginnt das gesamte Prozedere wieder von vorn. Deshalb muss ausreichend Zeit eingeplant werden. Wichtig ist angesichts des Mangels an Nachfolgern auch, dass der Übergeber seine Vorstellungen nicht stur durchsetzen will, sondern flexibel agiert und bereit ist, Kompromisse einzugehen.

10. Loslassen können

Ein weiterer Grund für das Scheitern vieler Nachfolgeregelungen liegt in der Person des Übergebers selbst: Die fehlende Bereitschaft zur Übergabe, weil er "sein Lebenswerk" nicht loslassen kann. Die Ursachen dafür sind vielfältig: Die Freude am Beruf, die Bestätigung durch die unternehmerische Tätigkeit, der enge Bezug zu Mitarbeitern und Kunden oder die Angst vor den bevorstehenden Veränderungen. Vielen Betriebsinhabern fehlt auch eine attraktive Perspektive, wie sie künftig ihre Zeit sinnvoll gestalten können. Häufig sind es aber finanzielle Gründe. Die zu erwartenden Bezüge reichen möglicherweise nicht aus, um den Lebensunterhalt künftig zu finanzieren. Wichtig ist deshalb, dass ein Unternehmer schon frühzeitig plant, welche Einnahmen er künftig beziehen wird und wie hoch seine Ausgaben sein werden.

11. Detaillierte Verträge abschließen

Wenn die Vorbereitungen zur Übernahme abgeschlossen sind und die beiden Partner zur Übergabe bereit sind, geht es noch um die konkreten Verträge, die für den Deal abgeschlossen werden müssen. Das sind in der Regel ein Kaufvertrag, ein Mietvertrag, gegebenenfalls ein Arbeitsvertrag mit dem Vorgänger, gegebenenfalls auch ein Vertrag über ein Verkäuferdarlehen. Da diese Vereinbarungen meist komplex sind, empfiehlt es sich, alle besprochenen Details schriftlich festzuhalten und detaillierte Verträge abzuschließen. Auch Zusagen des Vorgängers und des Übernehmers sollten dokumentiert werden. Das gibt beiden Seiten Sicherheit und kann ein wichtiger Nachweis sein, wenn es später zu Differenzen kommt.