Ein Dachfenster-Angebot kostet Zimmerermeister Dennis Heidler oft drei Stunden – hauptsächlich wegen fehlender Kundenangaben. Jetzt testet er KI. Was das System bereits kann und welche Schritte noch fehlen.
Künstliche Intelligenz im Handwerk – darüber wird viel geredet. Doch wie sieht das in der Praxis aus? Ein Zimmereibetrieb aus dem baden-württembergischen Freudental zeigt es: Holzbau Heidler und der Softwaredienstleister Informatikwerk aus Ludwigsburg bauen gemeinsam ein System, das Kundenanfragen auswertet, fehlende Informationen automatisch erfragt und einen fertigen Angebotsentwurf erstellt. Den schickt aber nicht die KI ab – das bleibt Aufgabe des Inhabers.
3 Stunden für ein Angebot – das ist der Auslöser
Zimmerermeister Dennis Heidler führt den Betrieb mit 13 Mitarbeitern. Rund ein Drittel der eingehenden Anfragen betrifft Dachfenster – ein Bereich mit klarer Produktlogik und hohem Wiederholungsgrad. Genau hier setzt das Projekt an.
Pro Tag gehen acht bis zwölf Anfragen ein. Etwa zwei Drittel davon scheiden wegen zu großer Entfernung aus – das Einzugsgebiet reicht bis Heidelberg, Göppingen und Karlsruhe –, müssen aber trotzdem bearbeitet werden. Übrig bleiben ein bis zwei relevante Anfragen pro Tag. Geplant ist dafür eine Bearbeitungszeit von zehn bis 30 Minuten. Real dauert es laut Projektübersicht oft rund drei Stunden – vor allem wegen Rückfragen: Kunden vergessen häufig wichtige Angaben.
"Der Druck kommt aus zwei Richtungen", sagt Heidler. Die Abschlussquote sei gesunken: Früher folgten aus zehn Angeboten noch acht Aufträge, heute überlegten es sich viele Kunden angesichts stark gestiegener Preise anders. Gleichzeitig binde das Büro enorm viel Zeit.
Bestehende Software bleibt, KI kommt obendrauf
Für Informatikwerk ist ein Grundsatz entscheidend: Die vorhandene IT-Landschaft bleibt erhalten und wird durch die KI ergänzt. Warenwirtschaft und Zeiterfassung laufen weiter, die KI setzt darauf auf.
"Im Handwerk haben viele keine Zeit und auch keine Lust auf Umstellung", sagt Heidler. Deshalb setze man an den vorhandenen Produkten an, statt neue Systeme einzuführen.
Technisch funktioniert der Pilot so: Betrieb und Dienstleister lasen einen Produktkatalog mit allen Dachfenster-Elementen, Rahmen, Verglasungen und Materialien in die KI ein. Dazu erstellten sie gemeinsam einen Fragebogen. Kommt eine Anfrage per E-Mail, wertet die KI sie aus und gleicht sie mit dem Fragebogen ab. Fehlen Pflichtangaben – etwa Abmessungen, Einbauort, Typenschild oder Verglasung –, formuliert die KI automatisch eine Rückfrage-Mail. Künftig soll der Fragebogen auch direkt auf der Website ausfüllbar sein.
Betrieb und Dienstleister trainierten das Modell mit anonymisierten Altrechnungen, damit es die richtige Reihenfolge und Positionierung der Elemente lernt. Die Preise zieht das System aus dem Katalog, den Anfahrtsweg berechnet es über einen Kartendienst mit Kilometerpauschale, die Personalkosten sind vorgegeben.
Datenschutz: Keine öffentliche Cloud
Beim Datenschutz zieht das Projekt eine klare Grenze: kein schreibender Cloud-Zugriff auf E-Mails und Rechnungen. Die verwendeten Sprachmodelle – also die KI-Programme, die Texte verstehen und erzeugen – sind quelloffen und laufen laut den Beteiligten auf eigener oder auf Partner-Infrastruktur in Rechenzentren, nicht in einer öffentlichen Cloud.
Max Weber, der das Projekt bei Informatikwerk betreut, warnt vor Schnellschüssen: "Wichtig ist, dass das Angebot eine gute Qualität hat." Es gebe Anbieter, die Angebote in Echtzeit hinausschickten. "Doch das ist meist lieblos. Ein Angebot muss solide aufbereitet sein und die Handschrift des Betriebs tragen", sagt Weber.
Noch kein Produktiveinsatz – das sind die nächsten Schritte
Im produktiven Einsatz ist die Lösung noch nicht. Ein erster Entwurf steht und wurde getestet. Als Nächstes soll das System in die E-Mail-Umgebung eingebunden und später über die Website erreichbar gemacht werden. Der bisherige Ablauf – Vorabangebot, Vor-Ort-Termin, finales Angebot – bleibt erhalten. Ziel ist es, Kundenanfragen binnen 24 Stunden zu beantworten, was aktuell nicht immer gelingt.
Büro ist der Engpass – auch in der Nachfolge
Für Heidler geht es um mehr als Tempo. Der Betrieb befindet sich in der Nachfolgephase, das Büro ist der Flaschenhals. Neben dem Inhaber arbeitet seine Mutter, eine gelernte Bilanzbuchhalterin, mit. Ein Meister übernimmt einen Teil der Angebote und die Baustellenabwicklung. Rund 60 Prozent seiner Zeit verbringt Heidler im Büro. "Produktiv bin ich draußen gar nicht mehr tätig", sagt er – und zählt auf: Arbeitsvorbereitung, Arbeitsabwicklung, Kundenmanagement, Rechnungserstellung und Buchhaltung.
Ob die KI den Arbeitstag verkürzt? Heidler bleibt nüchtern: "Der Tag wird bestimmt nicht kürzer. Er wird anders, im besten Fall wird er produktiver."
Weber sieht darin den eigentlichen Gewinn: "Das Backoffice ist ein massiver Bottleneck." Werde dieser Engpass automatisiert, lasse sich die frei werdende Zeit produktiv einsetzen, um am Betrieb zu arbeiten.
Weitere KI-Vorhaben sind geplant
Über den Dachfenster-Piloten hinaus stehen weitere Themen auf der Liste: automatisierte Lieferanten-Preisabfragen und eine Nachkalkulation, die Material und Stunden aus der Zeiterfassung zusammenführt. Perspektivisch soll ein sogenanntes "Second Brain" händische Skizzen von der Baustelle per Stift-Tablet erfassen, per Texterkennung auslesen und in den passenden Kundenordner hochladen, damit das Büro in Echtzeit mitliest. Für Heidler ist das noch Zukunftsmusik. "Aber wir haben den KI-Drive aufgenommen!", sagt er.