Den Urlaubsanspruch bei Teilzeit richtig zu berechnen, ist nicht immer leicht, insbesondere bei flexiblen Arbeitszeitmodellen mit unregelmäßigen Einsatzzeiten. Ein Überblick über die gesetzlichen Regelungen mit Fallbeispielen.
Wie so oft im Arbeitsrecht ist es schwierig, in einer Übersicht alle denkbaren Einzelfälle abzudecken. Bei speziellen Fragen, die von der Norm abweichen, empfiehlt es sich, einen Fachanwalt für Arbeitsrecht zurate zu ziehen. In vielen Fällen dürfte dies jedoch nicht erforderlich sein, insbesondere wenn Arbeitgeber die grundlegenden gesetzlichen Regelungen kennen und sich an seriösen Muster-Arbeitsverträgen orientieren, wie sie z.B. von den Handwerkskammern in Baden-Württemberg herausgegeben werden.
Um die Fragen nach dem Urlaubsanspruch bei Teilzeit zu beantworten, bietet sich zunächst ein Blick in das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) an. Dort ist der gesetzliche Mindestanspruch auf bezahlten Urlaub für Arbeitnehmer geregelt und damit auch für Teilzeitkräfte. Zusätzliche Regelungen können den Urlaubsanspruch erweitern und auch Vorgaben zu Sonderurlaub enthalten, die nicht im BUrlG nicht geregelt sind (beispielsweise bei eigener Hochzeit). Derartige Regelungen, die über den Mindestanspruch hinausgehen, können sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben, dem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, dem Jugendarbeitsschutzgesetz und dem Sozialgesetzbuch.
Grundsätzlich empfiehlt sich, dass die Vereinbarungen zum Urlaub schriftlich im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Eine mündliche Vereinbarung reicht nicht aus, seitdem das Nachweisgesetz im August 2022 in Kraft getreten ist. "Danach müsste der Arbeitgeber die mündlichen Vereinbarungen dem Arbeitnehmer als schriftliches Protokoll aushändigen – dann kann man auch gleich einen Arbeitsvertrag aufsetzen", sagt Richard Schweizer, Justiziar von der Handwerkskammer Reutlingen.
Wie sehen die Regelungen zum Mindesturlaub bei Teilzeit aus?
Das BUrlG gibt den Urlaubsanspruch vor, den Arbeitnehmer mindestens haben. Dabei orientiert sich das Gesetz nicht an der Arbeitszeit, sondern an den Arbeitstagen – also wie viele Tage pro Woche tatsächlich gearbeitet wurde beziehungsweise wird. Es gilt: Pro Wochenarbeitstag besteht der Mindestanspruch von vier Tagen. Bei fünf Arbeitstagen pro Woche hat eine Teilzeitkraft also einen Anspruch auf mindestens 20 Tage Urlaub; bei sechs Arbeitstage sind es 24 Tage Urlaub (§ 3 Absatz 1 BUrlG).
Wie lange der Arbeitnehmer an den einzelnen Tagen gearbeitet hat, ist nicht entscheidend. Arbeitet eine Teilzeitkraft also zum Beispiel an einem Tag nur drei Stunden und an einem anderen Tag sechs Stunden, besteht für beide Tage der gleiche gesetzliche Mindestanspruch von jeweils vier Urlaubstagen. Der Gedanke dahinter: Will die Teilzeitkraft Urlaub nehmen, muss für beide Arbeitstage jeweils ein Urlaubstag beantragt werden. Wichtig ist zudem, dass nur für die Wochentage Urlaub genommen werden muss, an denen normalerweise gearbeitet wurde. Für die freien Tage muss kein Urlaub eingereicht werden. Das bedeutet auch: Wenn eine Teilzeitkraft regelmäßig auch an einem Samstag und Sonntag eingesetzt wird, muss auch dafür Urlaub eingereicht werden, denn dann würden die Samstage und Sonntage auch als normale Werktage für die Berechnung des Urlaubsanspruchs herangezogen werden.
Wenn Vollzeitkräfte mehr Urlaub bekommen, gilt das auch für Teilzeit?
Oft gewähren Arbeitgeber heutzutage mehr als 20 Urlaubstage bei einer Fünf-Tage-Woche. Dem Gesetz nach müssen alle Arbeitnehmer grundsätzlich gleich behandelt werden. Das bedeutet unter anderem: Wenn den Vollzeitkräften im Betrieb mehr Jahresurlaub zugestanden wird als mindestens vom BUrlG vorgeschrieben, gilt das auch für die Teilzeitkraft.
Mit dieser Formel berechnen Sie den Urlaubsanspruch, wenn Mitarbeiter regelmäßig eingesetzt werden
Urlaubsanspruch bei Vollzeit / Anzahl Arbeitstage einer Vollzeitkraft x Anzahl der Arbeitstage der Teilzeitkraft = Urlaubsanspruch der Teilzeitkraft
Beispiel: Die Vollzeitarbeitskräfte haben bei einer Fünf-Tage-Woche 30 Tage Urlaub pro Jahr. Eine Teilzeitbeschäftigte arbeitet regelmäßig an drei Tagen pro Woche. Die Rechnung lautet: 30 (Urlaubstage bei Vollzeit) / fünf (Arbeitstage pro Woche) x drei (Arbeitstage der Teilzeitbeschäftigten pro Woche) = 18 Urlaubstage pro Jahr
Ergeben sich bei der Berechnung Bruchteile von Urlaubstagen, darf nicht auf- oder abgerundet werden. Stattdessen ist dem Arbeitnehmer der Bruchteil in Stunden und Minuten zu gewähren.
Welchen Urlaubsanspruch haben Teilzeitkräfte bei unregelmäßigem Arbeitseinsatz?
Der individuelle Urlaubsanspruch ist vergleichsweise einfach zu ermitteln, wenn man von Arbeitnehmern ausgeht, die jede Woche dieselbe Anzahl an Tagen zur Arbeit erscheinen. Schwieriger wird es, wenn der Arbeitnehmer sehr unregelmäßig eingesetzt wird: Beispielsweise in einer Woche an drei Tagen, in der Woche darauf an sechs Tagen und dann an vier Tagen. In solchen Fällen muss ein längerer, repräsentativer Zeitraum herangezogen werden – eventuell sogar die gesamte Anzahl an Arbeitstagen pro Jahr. Wenn die Teilzeitkraft noch nicht lange im Betrieb angestellt ist, können die Arbeitstage auch zunächst geschätzt werden.
Angepasste Formel bei unregelmäßigem Arbeitseinsatz
Urlaubstage pro Jahr bei Vollzeit / Jahresarbeitstage des Betriebs x Pflichtarbeitstage der Teilzeitkraft pro Jahr = Urlaubsanspruch der unregelmäßig eingesetzten Teilzeitkraft
Beispiel: Ein Teilzeitbeschäftigter ist in einem Betrieb mit 30 Urlaubstagen für die Vollzeitkräfte und einer Fünf-Tage-Woche zu einer jährlichen Arbeitszeit von 150 Tagen verpflichtet. Die Rechnung lautet dann: 30 (Urlaubstage bei Vollzeit) / 260 (Jahresarbeitstage des Betriebs) x 150 (Pflichtarbeitstage der Teilzeitkraft pro Jahr) = 17,30 Urlaubstage
Was gilt bei Arbeit auf Abruf und bei Schichtarbeit?
Bei Schichtarbeit gelten grundsätzlich die gleichen Vorgaben wie bei "normalen" Arbeitsverhältnissen – abgesehen von einer Besonderheit: Beginnt eine Schicht an einem Tag und endet erst am Folgetag, sind zwei Urlaubstage anzusetzen. Gleichzeitig werden für die eine Schicht auch zwei Arbeitstage berechnet. Abrufarbeitsverhältnisse sind eine spezielle Form der unregelmäßigen, flexiblen Arbeit.
Beispiel: Ein Betrieb könnte mit einem Arbeitnehmer eine wöchentliche Arbeitszeit von 19 Wochenstunden vereinbaren, ohne festzuhalten, wie diese auf die Arbeitstage verteilt werden – der Arbeitnehmer wird recht kurzfristig nach Bedarf eingesetzt. Zu berücksichtigen ist: Acht Stunden maximal am Tag (§ 3 S. 1 ArbZG), Beschäftigung von mindestens drei Stunden (§ 12 Abs.1 S.4 TzBfG). Im genannten Beispiel mit 19 Wochenstunden wäre eine Wochenarbeitszeit von drei Tagen eine denkbare Möglichkeit (1. Tag: 8 Std., 2. Tag: 8 Std., 3. Tag: 3 Std.). Die Berechnung des Urlaubsanspruchs lautet somit: 24 (Jahresurlaub bei Vollzeit) / sechs (Arbeitstage der Vollzeitarbeitnehmer pro Woche) x 3 (Arbeitstage des Abrufarbeitnehmes in einer Woche) = 12 Urlaubstage des Abrufarbeitnehmers.
Was passiert mit dem Urlaubsanspruch bei Kündigung oder Arbeitszeitverkürzung?
Sollte es zu einem Wechsel von Vollzeit zu Teilzeit kommen, darf der bereits erworbene Urlaubsanspruch nicht gekürzt werden. Arbeitnehmer, die künftig weniger arbeiten wollen, müssen also ihren Resturlaub zuvor vollständig nehmen. Ist dies aus nachvollziehbaren Gründen nicht möglich, steht ihnen trotz der reduzierten Arbeitszeit ihr voller Urlaubsanspruch zu. Andersherum, also wenn der Arbeitnehmer von Teilzeit auf Vollzeit wechselt, wird der Urlaubsanspruch nicht auf die neue Tätigkeit umgerechnet und nicht dementsprechend erhöht – das entschied der Europäische Gerichtshof (Urteil vom 11.11.2015, C 219/14).
Verlässt ein Arbeitnehmer einen Betrieb, beispielsweise weil er gekündigt hat, so steht ihm natürlich noch der Urlaub zu, den er bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses erworben hat. Das BUrlG sieht vor, dass dem Arbeitnehmer sein voller Jahresurlaubsanspruch nur einmal gewährt wird. Deshalb wird dem Arbeitnehmer Urlaub, der durch den alten Arbeitgeber bereits gewährt oder abgegolten wurde, auf seinen Jahresurlaubsanspruch gegenüber dem neuen Arbeitgeber angerechnet (vgl. § 6 Abs. 1 BUrlG).
Richard Schweizer von der Handwerkskammer Reutlingen weist auf eine weitere Besonderheit hin: "Wenn es im Arbeitsvertrag nicht speziell geregelt ist, gilt, dass einem Arbeitnehmer, der nach dem 30. Juni aus dem Betrieb ausscheidet, der komplette Jahresurlaub zusteht." In dem Muster-Arbeitsvertrag seiner Handwerkskammer ist daher festgehalten, dass der Urlaubsanspruch verfällt für die Zeit, in der der Arbeitnehmer nicht mehr im Betrieb ist. "Wichtig ist, dass eine arbeitsvertragliche Regelung nur bezüglich des übergesetzlichen Urlaubs möglich ist", ergänzt Schweizer. "Der gesetzliche Urlaubsanspruch ist, bei Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte, immer voll entstanden und kann nicht gekürzt werden."
Ein Beispiel aus der Praxis einer DHZ-Leserin
Eine Arbeitnehmerin arbeitet 21 Stunden pro Woche. Ihr Arbeitsvertrag enthält keine Angaben zu festen Arbeitstagen. Auch sonst ist im Arbeitsvertrag nicht geregelt, wie viele Stunden ihrem Arbeitszeitkonto bei Urlaub oder Krankheit gutgeschrieben werden. Die Arbeitnehmerin arbeitet regelmäßig montags fünf Stunden, mittwochs acht Stunden, freitags acht Stunden und einmal im Monat samstags sechs Stunden. Die Samstagsschichten haben abgesehen von der monatlichen Einteilung keinen festen Rhythmus. Die sechs Überstunden, die während der Samstagschicht angesammelt werden, können am Mittwoch oder Freitag mit verkürzten Schichten abgebaut werden.
Zu diesem Fall können eine Reihe relevanter Aspekte benannt werden: Die Urlaubsvereinbarungen müssten per Protokoll oder im Arbeitsvertrag schriftlich festgehalten werden. "Idealerweise auch die Verteilung der Arbeitszeit", sagt Lisa Krauß, Rechtsassessorin von der Handwerkskammer Reutlingen.
Wie viel Urlaubsanspruch hat die Leserin?
Wenn die Mitarbeiterin unregelmäßig eingesetzt wird hinsichtlich der Anzahl an Wochentagen, lautet die Rechnung für den Urlaubsanspruch bei einer jährlichen Betrachtungsweise:
Jahresurlaub im Betrieb für Vollzeitkräfte / Werktage im Betrieb pro Jahr für Vollzeitkräfte x Arbeitstage in einem Jahr für die Arbeitnehmerin = Urlaubstage (jährlich)
Bei einer Sechs-Tage-Woche und 24 Tagen Jahresurlaub wären das 312 jährliche Arbeitstage der Vollzeitkräfte. Die Teilzeitkraft aus dem Beispiel kommt im Jahr auf 168 Arbeitstage (52 Wochen x 3 Tage pro Woche + 12 Samstagsschichten pro Jahr). Der Arbeitnehmerin stünden somit gesetzlich mindestens 12,92 Urlaubstage zu.
Muss die Leserin auch an Samstagen Urlaub einreichen?
Für Samstage, an denen die Mitarbeiterin gearbeitet hätte, müsste sie auch Urlaub einreichen.
Wie viele Stunden müssen der Teilzeitkraft für einen Urlaubstag gutgeschrieben werden?
Zur Frage, wie viele Arbeitsstunden die Mitarbeiterin gutgeschrieben bekommen muss, wenn sie an einem Mittwoch Urlaub nimmt, antwortet Krauß: "Es dürfte darauf ankommen, ob ein echtes Arbeitszeitkonto mit Gleitzeitregelung geführt wird und eine tägliche Sollarbeitszeit vereinbart wurde oder ob tatsächlich schlicht eine Vereinbarung zu einer ungleichmäßigen Verteilung der Stunden getroffen wurde. Im ersten Fall wäre der Durchschnittswert zu ersetzen, im letzten Fall die tatsächlich für den jeweiligen Tag vereinbarte Stundenzahl."
Bezüglich der Höhe des Urlaubsentgelts gilt der Grundsatz, dass dem Arbeitnehmer das Entgelt für die Arbeitsstunden pro Tag zu zahlen ist, das er ohne Freistellung erhalten hätte. Also im genannten Fallbeispiel für einen Mittwoch ohne eine abweichende Vereinbarung im Grundsatz acht Stunden.
Angenommen, der Vertrag sieht nur drei Arbeitstage pro Woche vor: Könnte die Arbeitnehmerin an einem vierten Tag eingesetzt werden?
Krauß sagt dazu: "Hier dürfte sich ein Arbeitszeitkonto in Verbindung mit einer Vereinbarung anbieten, wonach die Arbeitszeit regelmäßig zu bestimmten Zeiten erbracht wird, Abweichungen aber möglich sind. Wird dauerhaft an mehr als der vereinbarten Zahl von Arbeitstagen gearbeitet, ist der Urlaubsanspruch im Auge zu behalten. Es sollte daher in solchen Fällen ein auch über einen längeren Zeitraum denkbarer Ausgleich erfolgen – würde etwa im genannten Beispiel in einer Woche an vier Tagen gearbeitet, könnte dies durch eine Zwei-Tage-Woche wieder ausgeglichen werden."
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