"Lieber Herr Müller", "Hi Frau Schmidt" – darf ich Kunden in Geschäftsmails so begrüßen? Birte Steinkamp, Trainerin für Business-Etikette, erklärt, mit welcher Anrede Sie auf Nummer sicher gehen und was zu tun ist, wenn Sie das Geschlecht des Empfängers nicht kennen.
Jemanden mit Anrede in einer E-Mail zu begrüßen, ist ein Zeichen des Respekts – das gilt insbesondere für die geschäftliche Kommunikation. Das sagt Birte Steinkamp, Trainerin für Business-Etikette aus Kirchlengern in Nordrhein-Westfalen. Obwohl die E-Mail das deutlich schnellere Medium ist, gelten für sie dieselben Knigge-Regeln wie bei einem Geschäftsbrief: Die korrekte Anrede darf nicht fehlen. Und: "Begrüßt man in einer E-Mail ohne Namen, denkt der Empfänger schnell, dass er eine Werbemail bekommen hat", sagt Steinkamp.
Der erste Tipp der Knigge-Trainerin lautet deshalb: Bringen Sie den Namen des Gegenübers in Erfahrung. "Das gibt die persönliche Note und schafft Aufmerksamkeit beim Leser."
Welche Anrede nutze ich, wenn ich das Geschlecht des Empfängers nicht kenne?
Manchmal ist es aber auch so, dass man anhand des Namens nicht genau erkennen kann, ob es sich bei dem neuen Geschäftspartner oder Kunden um eine Frau oder einen Mann handelt. Oder man weiß nicht, mit welchem Geschlecht die Person angesprochen werden möchte. Ein sensibler Umgang mit der Sprache ist wichtig, um das Gegenüber nicht vor den Kopf zu stoßen. Wie kann eine geschlechtergerechte Anrede aussehen? Steinkamp gibt zwei Empfehlungen:
- Wer den Namen des Empfängers nicht kennt, fügt am besten einen geschlechtsneutralen Zusatz hinzu. Zum Beispiel: Sehr geehrte Damen und Herren, liebes Kollegium
- Kennt man den Namen des Empfängers, wird der Vor- und Zuname in die Anrede integriert – ohne den Vorsatz Dame oder Herr. Beispiel: Guten Tag Robin Mayer
7 Beispiele von Anreden und wann sie angewendet werden dürfen:
Doch wann ist welche Anrede in Geschäftsmails angebracht? Sieben Beispiele für Anreden, in welchen Fällen sie verwendet werden und wie sie laut Knigge-Trainerin Birte Steinkamp auf den Empfänger wirken:
| Anreden | Wirkung auf den Empfänger |
| Sehr geehrte/Sehr geehrter | "Dies ist die förmlichste aller Anreden und sie ist bei einem Erstkontakt immer noch üblich", sagt Steinkamp. Sie wird zudem in der DIN 5008 empfohlen, der Norm rund um den Aufbau und die Gestaltung von Texten. Handwerker, die diese Anrede nutzen, machen beim Empfänger in der Regel nichts falsch. |
| Guten Morgen/Tag/Abend | "Die Anrede ist seriös, aber nicht zu formell", sagt Steinkamp. Wichtig ist, je nach Tageszeit auch den passenden Gruß zu nutzen. |
| Liebe/Lieber | Legitim, wenn bereits eine Geschäftsbeziehung aufgebaut wurde. "Diese Anrede passt, wenn Sie sich persönlich kennen oder auch, wenn die Beziehung über den reinen, förmlichen Geschäftskontext hinausgeht", so die Trainerin. |
| Hallo | Auf das Hallo kann umgestiegen werden, wenn sich bereits das Du angeboten wurde. |
| Hi/Hey | Maximal unter Kolleginnen und Kollegen erlaubt und auch nur, wenn untereinander eine lockere Atmosphäre herrscht. |
| Guten Tag zusammen, Hallo in die Runde | Sollen mehrere Personen in einer E-Mail adressiert werden, ist es charmanter, einen persönlicheren Bezug zu finden. Zum Beispiel: Guten Tag an alle Teilnehmenden der Handwerkermesse. Bei zwei bis drei Adressaten rät Steinkamp dazu, noch alle Namen auszuschreiben. Und: Auch wenn man mit dem überwiegende Teil der Adressaten per Du ist – wird auch nur einer der Ansprechpartner gesiezt, muss in der gesamten Mail gesiezt werden. |
| Englisch: Dear Mr. oder Ms. | Hier unbedingt beachten, dass diese Anrede im britischen Englisch mit einem Punkt und im amerikanischen Englisch ohne Punkt geschrieben wird. Ausgeschrieben heißt es im britischen Englisch: Dear Sir or Madam, im amerikanischen Englisch: Dear Ladies and Gentleman. Varianten bei mehreren Ansprechpartnern können sein: Dear all oder (informeller) Hi everyone. |
Wie gehe ich mit Titeln in der Anrede um?
Prof. Dr. Prof. h.c. Dr. h.c mult. Vor Titeln wie diesem graut es wohl fast jedem E-Mail-Schreiber. Welche Regeln gelten hier für die Anrede? "Nur der ranghöchste Titel wird in der Anrede genannt", sagt Steinkamp. Und noch eine Kleinigkeit ist zu beachten: "Das Wort Doktor wird abgekürzt (Dr.). Das Wort Professorin bzw. Professor aber wird ausgeschrieben." Hat das Gegenüber zum Beispiel einen Bachelorabschluss wie den Bachelor of Science (B.Sc.) oder Masterabschluss wie den Master of Engineering (M.Eng.) muss kein Titel der Anrede vorangestellt werden.
Komma oder Ausrufezeichen? Und wie schreibe ich nach der Anrede weiter?
Sowohl ein Ausrufezeichen als auch ein Komma sind nach der Anrede erlaubt. Allerdings: "Das Ausrufezeichen trägt schon im Namen, wofür es steht: Ein Ausruf", so die Knigge-Trainerin. Es verleiht Worten Nachdruck und kann auf das Gegenüber wie ein Befehl oder gar wie Anschreien wirken. Steinkamp empfiehlt deshalb, lieber das Komma nach der Anrede zu wählen. "Nach dem Komma folgt in der E-Mail eine Leerzeile. Dann wird klein weitergeschrieben."
Wann darf ich von der formellen zur persönlichen Anrede wechseln?
Einen definierten Zeitpunkt für den Wechsel von der förmlichen zur persönlicheren Anrede gibt es nicht. "Hier entscheidet meist das Bauchgefühl", sagt Steinkamp. Aber auch hier ist der Rang des Kommunikationspartners entscheidend. "Sind Sie zum Beispiel der Dienstleister, wechseln Sie erst zu einer informelleren Anrede in der E-Mail, wenn es Ihr Kunde tut", sagt Steinkamp.
Anrede auch mal ganz weglassen?
Wenn der E-Mail-Verkehr hin und her geht, erscheint es albern, die E-Mail immer wieder mit einer Anrede zu beginnen. Um dieses Problem zu umgehen, rät Steinkamp: "Greifen Sie in diesem Fall lieber zum Telefon und klären Sie das Anliegen persönlich, als erneut eine E-Mail zu verfassen."
Tipp: Regeln der DIN 5008 beachten
Die DIN 5008 enthält Schreib- und Aufbauregeln von Geschäftsbriefen und -mails und klärt auch Detailfragen. Grundlegend überarbeitet wurde sie zuletzt 2020.
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