Gerade für kleinere Handwerksbetriebe ist es ärgerlich, wenn der Eingang der Zahlung nach einem erledigten Auftrag und Rechnungsstellung auf sich warten lässt. Betriebe sollten nach Fristablauf keine weitere Zeit verstreichen lassen und sofort Kontakt mit dem Kunden aufnehmen. Allerdings gilt es dabei die richtige Ansprache zu finden, um nicht Kunden und lukrative Folgeaufträge zu verlieren.
Steffen Guthardt
Häufen sich Zahlungsausfälle in einem kleinen Handwerksbetrieb, kann schnell die Liquidität gefährdet sein. Bleibt die Zahlung eines Kunden aus und erfolgt auch sonst keine Reaktion, sollten sie nicht darauf warten, ob die Zahlung doch noch irgendwann auf Ihrem Konto eingeht. Wichtig ist jedoch, dass Sie dem Kunden nicht von vornherein ein bewusstes Zahlungsversäumnis unterstellen, sondern zunächst prüfen, ob andere Gründe für den Verzug vorliegen.
Ein aufgebrachter Anruf oder ein vorwurfsvoller Brief, in dem sofort rechtliche Schritte angekündigt werden, kann sich nachhaltig negativ auf die Geschäftsbeziehung auswirken. Insbesondere dann, wenn es tatsächlich einen guten Grund für den Zahlungsverzug gibt, könnte Ihr Kunde aus dem Vorfall Konsequenzen ziehen. Möglicherweise entgehen Ihnen lukrative Folgeaufträge, weil er sich beim nächsten Mal für einen anderen Handwerksbetrieb entscheidet. Im schlimmsten Fall wird die Sache durch die Nachbarschaft getragen und es kommt zu einer nachhaltigen Rufschädigung des Betriebes.
Fehlerquelle finden
Um dies zu vermeiden, prüfen Sie zunächst, ob sich auf Ihrer Seite ein Fehler eingeschlichen hat. Wurde die Rechnung wirklich verschickt? War die Anschrift korrekt? Ist die Zahlungsfrist wirklich schon verstrichen? Können Sie Ihrerseits alle Fehlerquellen ausschließen und haben auch drei bis fünf Tage nach Frist keine Zahlung erhalten, sollten Sie umgehend mit dem Kunden Kontakt aufnehmen.
Der einfachste und beste Weg ist zunächst ein Telefonanruf. Als Einleitung in das Gespräch könnten Sie sich zum Beispiel nochmal erkundigen, ob der Kunde mit dem Auftrag voll zufrieden war. Lenken Sie das Gespräch dann behutsam auf die offene Zahlung. Unterstellen Sie dem Kunden nicht absichtlich nicht gezahlt zu haben, sondern fragen Sie nach, ob die Rechnung angekommen ist und ob die Begleichung seiner Aufmerksamkeit entgangen sei. Lassen die Kapazitäten einen persönlichen Anruf nicht zu, schreiben Sie einen kurzen Brief mit entsprechendem Inhalt.
Eine Lösung finden
Im besten Fall handelt es sich einfach nur um ein Versehen des Kunden und in wenigen Tagen ist das Geld auf Ihrem Konto. Durch die verständnisvolle Nachfrage haben Sie sich vielleicht sogar positiv beim Kunden in Erinnerung gebracht. Möglicherweise will der Kunde auch bezahlen, aber er hat die Kosten des Auftrags unterschätzt und kann nicht sofort überweisen oder es ist etwas Unvorhersehbares dazwischen gekommen. Wenn es sich Ihr Betrieb leisten kann, wäre es ein guter Kundenservice einen Zahlungsaufschub oder eine Ratenzahlung einzuräumen. Im Zweifel kommen Sie dann immer noch schneller an Ihr Geld als über ein zeitaufwendiges Gerichtsverfahren. Natürlich sollten Sie Ihrem Kunden bewusst machen, dass dies eine besondere Ausnahme ist.
Reagiert der Kunde dagegen nicht oder hält Zahlungsversprechen nicht ein, sollten Sie ohne Zögern weitere Maßnahmen ergreifen. Um nicht zahlungswillige Kunden noch umzustimmen, dürfen Sie nicht davor zurückschrecken, in Mahnschreiben auch mögliche weitere Konsequenzen anzukündigen.
Letzter Ausweg: Gericht
Fruchten auch diese Schreiben nichts, hilft nur noch ein gerichtliches Mahnverfahren, dass Sie zum Beispiel im Internet unter online-mahnantrag.de beantragen können. Dort können Sie das in ihrer Region zuständige Mahngericht auswählen. Reagiert der Kunde auf das gerichtliche Mahnschreiben und zahlt alle Kosten inklusive Gebühren ist der Vorgang erledigt. Bleibt die Zahlung weiter aus, kommt es im schlimmsten Fall zu einem Vollstreckungsverfahren.