Marketing aktuell Mit der Sandwichtechnik zum guten Geschäftsbrief

Der Schriftverkehr ist wichtig für die Außenwirkung eines Betriebes. Für Geschäftsbriefe können Unternehmer bestimmte Textbausteine entwickeln die, etwas abgewandelt, universell einsetzbar sind. Was dabei zu beachten ist.

Mit Sandwichtechnik zum guten Geschäftsbrief

Als "Stellschraube im Unternehmen" bezeichnet Marketingexpertin Claudia Schimkowski den Schriftverkehr mit dem Kunden. Der Geschäftsbrief ist besonders wichtig für die Außenwirkung eines Betriebs .

Erfolgreiche Geschäftsbriefe sollten deshalb nach dem Sandwichprinzip aufgebaut sein:

• Beginnen Sie mit einer freundlichen, persönlichen Einleitung - die obere Brötchenhälfte -, die den Anlass Ihres Schreibens klärt und das Interesse des Lesers weckt.
• Danach folgt der Hauptteil - also der Belag des Sandwiches -, der das eigentliche Angebot erklärt und alle wesentlichen Informationen enthält.
• Beenden sollten Sie den Brief sowohl mit einigen allgemeinen Worten zum Thema als auch mit einer persönlichen Empfehlung für den Kunden - die Basis des Sandwiches und ihres Anschreibens.

Ein Baukastensystem für Ihre Texte

Einzelne Textbausteine Ihrer Geschäftsbriefe, Ihrer Angebotsschreiben, Ihres Firmenprospekts oder Ihrer Internetseite können Sie dabei als universelle Vorlage erstellen. Hierzu zählen beispielsweise:

• Werbeslogans des Betriebs als Dachzeile der Schriftstücke,
• Briefkopf,
• Begrüßung,
• Abschlusstext und Abschiedsformel. Je nach Anlass und Adressat sollten diese jedoch aktualisiert oder angepasst werden.

Auch aktuelle Themen oder Probleme, für die die potenziellen Kunden Lösungen benötigen, können Teil der Einleitung werden. Diese müssen jedoch individuell und aktuell angepasst werden. Sie gehören nicht zu den festen Textbausteinen, können aber das Interesse für ihr Angebot wecken. Vermeiden Sie daher Standardfloskeln, wie "hiermit senden wir Ihnen ein Angebot zu".

Stil sollte zum Unternehmen passen

Im Hauptteil geht es darum, dem potenziellen Kunden zu vermitteln, welchen Nutzen Sie ihm bieten. Die Angebotstexte dürfen jedoch keine Fragen aufwerfen. Erklären Sie Ihrem Adressaten kurz und knapp, welche Leistungen er erwarten darf. Unter dem Motto "Wir sind immer für Sie da!" sollten Sie dazu einen direkten Hinweis zu Ihren Kontaktdaten einfügen.

Den Stil Ihrer Texte sollten Sie so wählen, dass er sowohl zu Ihrem Unternehmen passt, als auch Ihre Zielgruppe anspricht. Eine professionelle und kundenorientierte Schreibweise richtet sich durch die Wortwahl und die Gestaltung des gesamten Textaufbaus an die Zielgruppe. Als junges Unternehmen mit junger Zielgruppe sollten Sie also eine moderne Sprache mit eher lockeren Begriffen wählen. Der Text sollte nicht zu ausführlich sein. Als besonders umweltbewusster Betrieb, der sich in der Region engagiert, können Sie auch Ihre Naturverbundenheit und dementsprechend damit zusammenhängende Begriffe in den Mittelpunkt rücken. Hier können auch Verweise auf wissenschaftliche Studien nützlich sein. Vermeiden Sie negative Ausdrücke wie "leider" oder "bedauern".

Fordern Sie zum Handeln auf

Dabei ist die persönliche Ansprache besonders wichtig. Stellen Sie auch im Geschäftsbrief ihren Gesprächspartner in den Mittelpunkt. "Jeder hört gerne seinen Namen und fühlt sich und seine Bedürfnisse damit ganz konkret angesprochen", erläutert Claudia Schimkowski.

Am Ende sollte immer eine konkrete Handlungsaufforderung stehen. Das, was Sie mit dem Geschäftsbrief erreichen wollen, sollte nun ganz konkret angesprochen werden: "Für Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung. Rufen Sie uns gerne an!" oder: "Vereinbaren Sie jetzt einen Termin mit uns. Wir erstellen Ihnen persönliches Angebot!" An dieser Stelle können Sie dem potenziellen Kunden auch mit speziellen Services – beispielsweise einem Frühbucherrabatt – zusätzliche Anreize geben, sich bei Ihnen zu melden.

Unter agentur-fuers-handwerk.de können Sie testen, ob Ihre Geschäftsbriefe noch Verbesserungspotenzial haben. Claudia Schimkowski hat hierzu eine Checkliste vorbereitet. dhz