Microsoft Outlook ist nicht nur ein Programm mit dem Handwerker E-Mails versenden und empfangen können. Es hilft auch bei der Büroorganisation. Vom Kalender über das Erstellen von Aufgaben bis hin zur Wiedervorlage: Expertin Jasmin Möser gibt eine Übersicht nützlicher Funktionen und erklärt, wie Handwerker sie sinnvoll fürs Zeitmanagement nutzen.
Laut einer Studie von Statista war Microsoft Office (jetzt Microsoft 365) 2020 mit 85 Prozent die meistgenutzte Office-Software in deutschen Unternehmen. Teil des Paketes ist auch das beliebte Programm zum Empfangen und Versenden von E-Mails: Microsoft Outlook. "Outlook ist aber auch ein nützliches Programm für Handwerker, die ihr Büro neu organisieren wollen", sagt Jasmin Möser, Expertin für Unternehmensführung kleiner Unternehmen. Spätestens wenn Handwerkschefs das Gefühl haben, mit ihren Aufgaben überfordert zu sein, Termine vergessen oder wichtige Daten verloren gehen, sollten sie sich über ein neues Bürosystem Gedanken machen, rät Möser. "Grundsätzlich gibt es viele einfache Tools, die Handwerkschefs dabei unterstützen können. Outlook bzw. Microsoft 365 bietet etwa den Vorteil, dass die Software auf jedes Gerät übertragen werden kann. Und auch datenschutzrechtlich ist man hier eher auf der sicheren Seite, als wenn man zum Beispiel ein Programm aus dem Internet nutzt", so die Expertin, die selbst regelmäßig mit Outlook arbeitet.
Welche (Grund-)Funktionen von Outlook können bei der Büroorganisation hilfreich sein? Und wie wenden Handwerker sie am besten an? Jasmin Möser gibt Tipps:
1. Outlook Kalender nutzen
Den Tag, die Woche oder sogar den ganzen Monat planen: Diese Möglichkeit bietet der Outlook Kalender.
So funktioniert’s: Wechseln Sie in der Outlook Navigationsleiste unten auf dem Bildschirm von E-Mail zu Kalender. Im Menüband oben haben Sie die Möglichkeit, eine Ansicht zu wählen, zum Beispiel die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. Im gleichen Menü finden Sie die Option "Neuer Termin", über die Sie eigene Termine sowie Termine mit anderen Personen planen und alle dafür nötigen Daten hinterlegen können.
Die Tipps der Expertin für ein besseres Zeitmanagement: "Nehmen Sie sich zu Beginn jedes Arbeitstages zehn bis 15 Minuten Zeit für die Tagesplanung. Überlegen Sie sich dann, was die wichtigste Aufgabe des Tages ist und richten Sie Ihren Tag danach aus. Andere Aufgaben stellen sie hinten an, um sich nicht zu verzetteln. Zudem rate ich dazu, feste Arbeitsblöcke für wiederkehrende Aufgaben einzutragen. Ein Beispiel: Jeden Freitag wird die Zeit von 14 bis 17 Uhr für die Buchhaltung geblockt. An diesen Terminen mit sich selbst sollten Sie sich genauso halten, als wären es Kundentermine. Verplanen Sie jedoch maximal 50 bis 70 Prozent Ihres Tages fest im Kalender. Die restliche Zeit kann für ungeplante Aufgaben und Tätigkeiten genutzt werden. Denken Sie auch daran, sich Pausen im Arbeitsalltag einzuplanen. Sie sind ungemein wichtig, um die Konzentration wieder zu erhöhen."
# 2 praktische Features, die der Kalender noch bietet
Kalender ans Team freigeben
Nutzen mehrere Personen in Ihrem Unternehmen Outlook, können Sie Ihren Kalender mit ihnen teilen (und umgekehrt). Der Vorteil: Ihre Mitarbeiter wissen, wann Sie erreichbar sind und wann es besser ist, Sie nicht zu stören.
So funktioniert’s: Wählen Sie in der Kalenderansicht im Menüband oben "Kalender freigeben" aus. Hier können Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters hinterlegen, der Ansicht erhalten soll. Unter "Details" lässt sich zudem einstellen, welche Informationen der Mitarbeiter im Kalender sehen kann. Nachdem Sie auf "Senden" geklickt haben, erhält der Mitarbeiter eine Freigabemail. Diese muss dieser nur noch bestätigen, um schließlich Zugang zum Kalender zu erhalten.
Wiederkehrende Termine einplanen
Das tägliche Meeting, die wöchentliche Zeit für die Buchhaltung, der Geburtstag einmal im Jahr: Sie können wiederkehrende Termine in Ihrem Kalender eintragen. Diese praktische Option nennt sich "Terminserie".
So funktioniert’s: Klicken Sie in der Kalenderansicht im Menüband oben auf "Neuer Termin". Geben Sie alle relevanten Daten für den Termin an. Dann klicken Sie auf "Serientyp". Hier können Sie weitere Eckdaten hinterlegen, zum Beispiel, ob es sich um einen täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederkehrenden Termin handelt. Sie können auch angeben, ob und wann die Terminserie enden soll. Klicken Sie, wenn Sie fertig sind, auf "OK". Zurück im Terminfenster können Sie zudem einstellen, wie weit im Voraus Sie an den Termin erinnert werden wollen (das geht über das Glockensymbol "Erinnerung:").
2. Aufgaben bei Outlook erstellen
Im Berufsalltag kommen täglich neue Aufgaben hinzu. Statt hunderter Notizzettel zu schreiben und sich dadurch wortwörtlich zu "verzetteln", kann auch hierfür Outlook genutzt werden.
So funktioniert die Erstellung von Aufgaben: Wählen Sie im Menüband oben "Neue Elemente" und dann "Aufgabe" aus. Es öffnet sich ein neues Fenster. Im Feld "Betreff" können Sie die Aufgabe benennen und im Textfeld unten weitere Stichpunkte oder To-dos hinzufügen. Geben Sie zum Beispiel ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe an. Auch eine Erinnerung an die Aufgabe lässt sich einstellen. Wenn Sie alle wichtigen Informationen angegeben haben, klicken Sie auf "Speichern & Schließen".
Die Aufgabe erscheint nun in Ihrer Aufgabenliste. Dorthin gelangen Sie, wenn sie in der Outlook Navigationsleiste unten auf das Feld "Aufgabe" klicken. (Alternativ können Sie über "Ansicht" > "Aufgabenleiste" >"Aufgaben" einstellen, dass Ihre Aufgaben direkt in der E-Mail-Ansicht erscheinen.) Die Aufgaben sind hier nach dem Fälligkeitsdatum sortiert und können bei Fertigstellung als erledigt markiert werden (über das grüne Häkchen-Symbol).
Ein Tipps von Jasmin Möser: "Es gibt Aufgaben, die man immer wieder vor sicher herschiebt. Damit tut man sich aber überhaupt keinen Gefallen. Zum einen dauern die Aufgaben, die man stattdessen vorschiebt, viel länger, weil man versucht, Zeit zu schinden. Zum anderen hilft es nicht: Man muss die Aufgaben ja trotzdem machen. Mein Tipp: Diese absoluten Hassaufgaben gleich am Anfang des Tages erledigen. Denn wenn man die erstmal erledigt hat, flutschen alle anderen Aufgaben des Tages viel leichter und ohne schlechtes Gewissen von der Hand."
3. Kategorien bei Outlook anlegen
Für mehr Übersicht können auch die sogenannten Outlook Kategorien sorgen. Dank der farblichen Zuordnung lassen sich zum Beispiel E-Mails priorisieren. Oder aber die einzelnen Farben stehen für ein bestimmtes Thema.
So funktioniert's: In der E-Mail-Ansicht finden Sie im oberen Menüband das "Kategorisieren"-Menü. Über "Alle Kategorien..." und "Umbenennen" lassen sich eigene Kategorien erstellen. Dabei kann man sich auch an den Farben orientieren: Rot könnte zum Beispiel für wichtige To-dos stehen, Grün für Hintergrundinformationen, bei denen nicht direkt gehandelt werden muss.
Um eine E-Mail farblich zu markieren, öffnen Sie die entsprechende E-Mail, klicken im Menüband auf "Kategorisieren" und wählen die entsprechende Kategorie aus.
Die Tipps der Expertin: "Ich nutze die Farbkategorien auch dafür, Kontakte in meinem Adressbuch zu hinterlegen. Eine Farbe steht zum Beispiel für meine Kunden, eine andere für Kontakte aus meinem Ehrenamt. Ein anderes Beispiel: Wenn Handwerker viele Mitarbeiter koordinieren müssen, können sie auch ihnen eine eigene Farbkategorie zuordnen."
4. Ordnerstruktur für E-Mails
Es gibt sie beide: Die Menschen, die all ihre Mails im großen Postfach sammeln und trotzdem alles wiederfinden. Und diejenigen Personen, die schon beim Gedanken daran die Übersicht verlieren. Dieser zweiten Gruppe kann es helfen, bei Outlook eine Ordnerstruktur für Mails anzulegen.
Einen Ordner bei Outlook zu erstellen, funktioniert ganz einfach: Dafür mit der rechten Maustaste auf den Posteingang klicken und "Neuer Ordner" auswählen, dann einen Namen eingeben und die Eingabetaste drücken. E-Mails lassen sich nun per Drag and Drop in den Ordner ablegen.
Tipp der Expertin: "Ich empfehle definitiv, Ordner zur Ablage der E-Mails zu nutzen. Am besten können Handwerkschefs sich dafür an der Ordnerstruktur orientieren, die sie schon auf ihrem Desktop oder für ihre Papierunterlagen nutzen. Sie können zum Beispiel einen Ordner für Kundenprojekte erstellen, für ihre Marketingvorhaben oder auch für private E-Mails etc. Auch Unterordner sind praktisch – unter 'Kundenprojekte 2023' können etwa einzelne Ordner für individuellen Projekte aus dem Jahr angelegt werden."
5. Mails auf Wiedervorlage legen
Bei diesem Kunden wollten Sie doch noch mal nachhaken? Oder Sie brauchen noch diese eine Informationen von Ihrem Geschäftspartner? Wenn Sie E-Mails nicht sofort beantworten können, können Sie diese auch auf Wiedervorlage legen und werden zu einem festgelegten Zeitpunkt daran erinnert, die Mail erneut zu bearbeiten.
So klappt's: Klicken Sie im Posteingang auf die entsprechende Mail. Oben im Menüband sehen Sie eine rote Flagge mit der Beschriftung "Zur Nachverfolgung". Dort können sie anklicken, wann Sie an die E-Mail erinnert werden wollen (heute, morgen, nächste Woche). Über "Benutzerdefiniert" können Sie auch individuelle Einstellung für die Wiedervorlage vornehmen und zum Beispiel ein Fälligkeitsdatum einstellen, wann die Mail spätestens bearbeitet werden soll und eine Erinnerung einstellen.
Hinweis der Expertin: "Praktisch ist, dass die Mail nun automatisch in Ihrer Aufgabenliste erscheint und Sie so einen täglichen oder wöchentlichen Überblick erhalten, wo Sie noch nachfassen müssen."
Fazit: Nehmen Sie sich die Zeit
Ob Handwerker für ihre Büroorganisation nun auf Outlook, eine ganz andere Software oder sogar auf die gute, alte Papierablage zurückgreifen: Wichtig ist, dass sie sich auch mit solchen Aufgaben intensiv auseinandersetzen. "Ich empfehle deshalb, dass Sie sich mindestens einmal im Quartal einen ganzen Tag im Kalender einplanen, an denen Sie sich Zeit für strategische Aufgaben nehmen. Das betrifft nicht nur die Büroorganisation, sondern auch andere Unternehmerthemen wie zum Beispiel Marketingaktionen, Mitarbeiterzufriedenheit und ähnliche", so Möser abschließend.
Hinweis: Die hier aufgeführten Anleitungen (und Screenshots) beziehen sich auf die Version Microsoft Outlook Office 2019 (PC-Ansicht). Die Anleitungsschritte können bei anderen Versionen von Outlook bzw. individuellen Einstellungen und je nach Gerät abweichen.