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1. Scannen, 2. Archivieren, 3. Wegwerfen Wie Sie ein digitales Archiv aufbauen

Der Umstieg auf ein digitales Archiv spart Zeit und Geld, weil die doppelte Vorhaltung von Unterlagen entfällt. Das ersetzende Scannen ist dafür auch im Handwerk eine gute und sichere Lösung. Und die Finanzverwaltung akzeptiert es.

Wie Sie ein digitales Archiv aufbauen
Etwas mehr als nur Scannen: Damit der Betriebsprüfer digitalisierte Dokumente anerkennt, muss der Betrieb den Vorgang genau dokumentieren. -

Lochen und Abheften von Papierbelegen kostet Deutschlands Mittelständler jährlich 3,2 Milliarden Euro, das hat das Statistische Bundesamt kalkuliert – wohlbemerkt ohne die Kosten für das Bereithalten von Archivräumen und die Pflege der Archive. "Zusätzlich muss heute jedes Unternehmen ein digitales Archiv haben, für all die Rechnungen und Belege, die elektronisch ins Haus kommen. Da ist es doch sinnvoll, beide Archive zusammenzuführen, das spart Arbeit und Zusatzkosten", bringt es Wolf Oberhauser auf den Punkt. Der Steuerberater aus Alzenau engagiert sich dafür, dass auch kleine und mittlere Unternehmen künftig ihre Papierbelege einscannen, sie digital archivieren und die Originale wegwerfen können.

Die wenigsten Betriebe wagen, Originale zu vernichten

Dieses "ersetzende Scannen" spart Zeit, Platz und damit Geld. Doch ­bisher wagten die wenigsten Betriebe, ihre Originale zu vernichten, aus Angst vor den Konsequenzen bei ­einer Betriebsprüfung. Mit dem im November veröffentlichten BMF-Schreiben "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Auf­bewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektro­nischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD)" herrscht jetzt mehr Klarheit.

Verbinden Unternehmer diese Informationen mit den Tipps einer Musterverfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten, die die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband erstellt haben, so ist das ersetzende Scannen auch im Handwerk eine gute und sichere Lösung.

Allerdings sollten Unternehmer sich von ihrem Steuerberater begleiten lassen. Das Aufsetzen des Prozesses und die genaue Dokumentation der Arbeitsschritte entscheiden nämlich im Zweifel darüber, ob der Betriebsprüfer später die digitalen Belege anerkennt. Etwa zwei Arbeitstage kalkuliert Steuerberater Oberhauser, bis in einem durchschnittlichen Handwerksbetrieb alles läuft. Dann ist genau festgelegt, was mit eingehenden Belegen passiert, wie man sie korrekt scannt und weiterverarbeitet und sie schließlich ablegt.

Ersetzendes Scannen braucht nur wenige Voraussetzungen

Zwar ist der erste Schritt zum ­Umstieg auf ein rein digitales Archiv ­zunächst mit Mehrarbeit und Kosten verbunden. Doch sieht Oberhauser in dem Umstieg vor allem Vorteile: Ein weiteres Ansteigen der Archivkosten ließe sich so stoppen, außerdem spare die Digitalisierung Arbeitszeit, erklärt Oberhauser und zeichnet zur Erläuterung ein Sze­nario: "Der Unternehmer geht ins ­Restaurant, füllt dort gleich den ­Bewirtungsbeleg aus, fotografiert ihn mit seinem Handy und schickt ihn per App ins Zentralarchiv. ­Fertig."

Die technische Ausstattung für das ersetzende Scannen ist bescheiden. Zwar ist es von Vorteil, wenn das Scan- und Archivierungssystem fest mit dem Buchhaltungssystem verknüpft ist. Voraussetzung ist es aber nicht. Im Zweifelsfall genügen ein Scanner, ein USB-Stick und ein Online-Zugang. Und auch die laufenden Kosten sind unterm Strich moderat: Das Programm "Unternehmen online" der Datev etwa kostet neun Euro im Monat.

Die Online-Speicherung der Belege im Datev-Rechenzentrum wird nach Belegvolumen berechnet und startet bei drei Euro monatlich. Eine Lösung ist also ab zwölf Euro netto im Monat zu haben.

Links zum BMF-Schreiben zur GoBD sowie zur Musterverfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbandes.

Was das Archiv können muss

Unternehmen, die auf ein elektronisches Archiv umsteigen, sollten auf bestimmte Punkte achten, rät Unternehmensberater Ulrich Kampff­meyer, der sich auf Informationsmanagement spezialisiert hat: "Dem kleinen oder mittelständischen Unternehmen empfehle ich eine kostengünstige, kleinere Dokumentenmanagement- oder elektronische Archivlösung."

Sie sollte das gescannte Dokument in einem gesicherten Speicherbereich ablegen, wo es nicht ohne "kriminelle Energie" geändert werden kann. Die meisten Archivsysteme bieten darüber hinaus die Erstellung von Verzeichnissen und Protokollen an, was wann von wem mit welchen Daten gescannt worden ist. Auch diese Protokolle lassen sich archivieren und ermöglichen durch die Daten im Vergleich mit dem archivierten Objekt den Nachweis, dass das archivierte Objekt seit dem Scannen nicht verändert wurde.

Dies nennt man revisionssichere Archivierung, wo rückblickend feststellbar ist, dass der Prozess und die Speicherung ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Hierzu gehört bei handelsrechtlich und steuerrelevanten Daten und Dokumenten auch eine Verfahrensdokumentation, in der der Prozess des Scannens, des Indizieren und des Speicherns beschrieben ist. Es kommt nicht allein auf das System und die Software an, der gesamte organisatorische Prozess muss nachvollziehbar sein. dhz

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Kommentare

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Robert Seebauer

etwas zu kurz gedacht

Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für die Informationen, aber das ein kluges Archiv in zwei Tagen realisiert werden kann, ist nicht praxisgerecht.
Auch die Kosten für Beratung, Pflege und Installationen sind weit weg von der Realität.
Wenn ein Archivsystem zus. auch noch Arbeitsprozesse digitalisieren soll (Stichwort "Wirtschaft 4.0) sprechen wir nicht von einer Lösung, die xTage zur Einführung benötigt, sondern von einem Weg, der weiter führt.
Trotzdem sehr gut, diesen Bereich zu thematisieren.
Freundliche Grüße aus Ottobrunn
Robert Seebauer

Griebenow

Schöner Nebeneffekt

Die im Artikel genannten Kosten ("Lochen und Abheften von Papierbelegen kostet Deutschlands Mittelständler jährlich 3,2 Milliarden Euro, das hat das Statistische Bundesamt kalkuliert – wohlbemerkt ohne die Kosten für das Bereithalten von Archivräumen und die Pflege der Archive."), die mit einem digitalen Archiv nicht mehr anfallen, sind nur ein schöner Nebeneffekt.
Hauptvorteil der digitalen Archivierung- so man denn ein System mit funktionierender Volltextsuche hat - ist die immense Zeitersparnis.
Man kann schließlich jegliches Dokument auch nach Jahren in Sekundenschnelle aus dem Archiv googlen. So kann z.B. direkt beim Telefonat mit Kunden oder Lieferanten die relevante Information auf den Bildschirm geholt werden. Verglichen mit zeitaufwändigen Suchaktionen in (verstaubten) Archiven verbunden mit Rückrufen wird so täglich wertvolle Arbeitszeit gespart. Hinzu kommen zufriedene Geschäftspartner, die mit einer "Suchmaschine fürs Büro" mehr als zeitnah bedient werden.