Wer beim Kunden- oder Mitarbeitergespräch strukturiert notiert, muss hinterher nicht rekonstruieren. Welche Regeln helfen – und ob Stift oder Tastatur die bessere Wahl ist.
Gerade in unserer heutigen Kommunikationsgesellschaft ist es wichtig, sich von Gesprächen Notizen zu machen. Vielleicht haben Sie aber auch schon erlebt, dass Sie nach einigen Tagen den Zusammenhang des Gesprächs nicht mehr herstellen und nicht mehr rekonstruieren können, was noch zu erledigen ist. Daran zeigt sich, dass es nicht damit getan ist, einzelne Informationen zu notieren. Auch für die Notizen sollte man sich einige Regeln angewöhnen, die das Leben erleichtern.
Grundlagen für effektive Notizen
Warum werden überhaupt Notizen angefertigt? Notizen aus einem Kunden- oder Teamgespräch helfen dabei, wichtige Informationen zu verfestigen und bilden oft die Basis für weitere Arbeitsschritte.
Wer gute Notizen schreibt, kann daraus eine To-do-Liste erstellen. Dabei wird zunächst notiert, worüber gesprochen wird und welche Schritte sich daraus ergeben. Man sollte auch eigene Gedanken zu den Themen festhalten sowie die eigenen Aussagen und die der anderen Gesprächsteilnehmenden notieren.
Es bedarf einiger Übung, sich dabei nur auf das wirklich Wichtige zu beschränken. Was wichtig ist, ergibt sich dabei aus dem Thema des Gesprächs, z. B. ein neuer Kundenauftrag oder ein Mitarbeitergespräch zur Verbesserung von Arbeitsabläufen. Notieren Sie nur, was diesem Ziel wirklich dient.
Das Anfertigen der Notizen darf nicht vom Gespräch ablenken. Formulieren Sie also keine ganzen Sätze, halten Sie den Inhalt einer Aussage mit Stichworten fest. Übrigens: Kringel und Strichmännchen sind keine Notizen, sondern ein Beweis dafür, dass man nicht mehr konzentriert zuhört.
Tippen oder schreiben?
Notizen können handschriftlich oder digital verfasst werden. Welche Methode bevorzugt wird, bleibt jedem selbst überlassen. Die digitale Notiz hat den Vorteil, dass sie nach dem Gespräch sofort ergänzt und zu einem aussagefähigen Protokoll erweitert werden kann. Damit können Dritte auch sehr kurzfristig informiert werden. Der Nachteil: Hier ist es schwieriger, während des Schreibens eine Struktur anzupassen. Gleichzeitig bleibt das Notierte nicht so stark im Gedächtnis wie bei einer handschriftlichen Aufzeichnung.
Die handschriftliche Notiz sorgt dafür, dass das Gehörte und Notierte im Gehirn besser abgespeichert wird. Hier ist jedoch die spätere Überarbeitung für Dritte aufwendiger. Hinzu kommt, dass die Aufzeichnungen in unserer digitalen Welt für Dritte fast immer "abgetippt" werden müssen.
Für die handschriftliche Notiz ist ein DIN-A4-Block mit karierten Blättern besonders gut geeignet, da man darauf besser schreiben kann als auf leeren Seiten. Außerdem sollte man verschiedenfarbige Textmarker bereitlegen. Den Farben ordnen Sie bestimmte Aussagen zu, beispielsweise Rot für kritische Kommentare, Grün für zustimmende Äußerungen, Blau für Informationen, die vorrangig bearbeitet werden müssen, und Gelb für Aussagen, die in keinem direkten Zusammenhang mit dem Thema stehen, aber später noch von Bedeutung sein können. Wichtig: Versehen Sie die Blätter immer oben rechts mit einer Seitennummer.
In allen Notizen gibt es bestimmte Begriffe, die immer wieder gebraucht werden. Legen Sie sich hierfür Symbole zurecht. "Besonders wichtig" ersetzen Sie beispielsweise durch drei Ausrufezeichen und "Eilt" durch einen Pfeil.
Die Tagesordnung-Methode
Wenn es eine Tagesordnung gibt, können Sie die Struktur für Ihre Notizen schnell vorbereiten. Der Tagesordnungspunkt wird als Überschrift verwendet, und darunter lässt man Platz, um die Notizen einzutragen. Meist können Sie schon vorher abschätzen, wie umfangreich das zu behandelnde Thema ist und legen danach den Freiraum fest.
Sie sollten den Raum aber großzügig bemessen. Dann können Sie auch mit Tabellen-Notizen arbeiten. Dabei steht das zentrale Schlagwort als Überschrift in einer Zeile. Darunter stehen die ergänzenden Informationen etwas eingerückt.
Die 3-Spalten-Methode
Für diese Methode legen Sie auf Ihrem Blatt drei Spalten an. In der ersten steht das Thema, das besprochen wird. In der zweiten halten Sie die Informationen fest, die sich aus dem Gespräch ergeben und in der dritten legen Sie eine To-do-Liste zum Thema an. Die erste Spalte kann sehr schmal sein, da Sie das Thema auf mehreren Zeilen notieren können. Die zweite Spalte ist die breiteste, weil hier die Informationen festgehalten werden. Die dritte Spalte enthält Hinweise auf sich aus dem Besprochenen ergebende Aufgaben. In dieser Spalte muss nicht unbedingt etwas stehen. Nur wenn Ihnen spontan etwas einfällt, tragen Sie es hier ein. Bearbeiten Sie primär die mittlere Spalte. Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch – nicht auf die Notizen. Die dritte Spalte wird Ihnen aber nach der Besprechung noch nützlich sein, wenn Sie Ihre Notizen auswerten.
Die Ausnahme
Wie bereits erwähnt, sollten in Notizen Stichworte genügen. Sätze bestehen nur teilweise aus Informationen; viel Raum nehmen Füll- und Verbindungswörter ein, deren Informationswert gleich null ist. Außerdem rutscht man schnell in eine Falle und macht sich mehr Gedanken über die richtige Formulierung und verliert so den Faden in der Diskussion.
Doch es gibt eine Ausnahme von der Stichwort-Regel. Wenn man gezwungen ist, möglichst schnell nach dem Meeting andere zu informieren, sollte man in Sätzen formulieren. Allerdings sollte dann auch digital gearbeitet werden. Muss man den Text ohnehin später abtippen, kann man die Sätze auch erst dabei ausformulieren.
Beim Verfassen der Notizen ist die Rechtschreibung nicht so relevant. Schickt man die Notizen anschließend herum, sollte man den Text natürlich noch einmal durchlesen und etwaige Fehler korrigieren (auch deshalb ist hier die digitale Notiz von Vorteil).