Kurz nach einem wichtigen Mitarbeitergespräch wissen viele Chefs noch die wichtigsten Details. Doch wie sieht es am nächsten Tag aus? Und worum ging es nochmal beim Kundentelefonat am Vorabend? Auf dem Zettel steht leider nur der Name des Gesprächspartners. Tipps für Notizen, die Ihnen wirklich weiterhelfen.
Gerade in einer Kommunikationsgesellschaft, wie wir es heute sind, ist es wichtig, dass man sich von Gesprächen Notizen macht. Vielleicht haben Sie es aber auch schon erlebt, dass man nach einigen Tagen den Zusammenhang des Gesprächs nicht mehr herstellen kann und auch nicht mehr rekonstruieren kann, was noch zu erledigen ist. Daran zeigt sich, dass es nicht damit getan ist, einzelne Informationen zu notieren. Auch für die Notizen sollte man sich einige Regeln angewöhnen, die das Leben erleichtern.
Grundlagen für effektive Notizen
Warum werden überhaupt Notizen angefertigt? Notizen aus einem Kunden- oder Teamgespräch helfen dabei, wichtige Informationen zu verfestigen und bilden oft die Basis für weitere Arbeitsschritte.
Wer gute Notizen schreibt, kann daraus eine To-do-Liste erstellen. Dabei wird zunächst notiert, über was gesprochen wird und welche Schritte sich daraus ergeben. Man sollte aber auch eigene Gedanken zu den Themen festhalten und die eigenen Aussagen und die der anderen Gesprächsteilnehmer notieren.
Es bedarf einiger Übung sich dabei nur auf das wirklich Wichtige zu beschränken. Was wichtig ist, ergibt sich dabei aus dem Thema des Gesprächs, z.B. ein neuer Kunden-Auftrag oder ein Mitarbeitergespräch zu Verbesserung von Arbeitsabläufen. Notieren Sie nur, was diesem Ziel wirklich dient.
Das Anfertigen der Notizen darf nicht vom Gespräch ablenken. Formulieren Sie also keine ganzen Sätze, halten Sie den Inhalt einer Aussage mit Stichworten fest. Übrigens: Kringel und Strichmännchen sind keine Notizen, sondern der Beweis, dass man nicht mehr konzentriert zuhört.
Tippen oder schreiben?
Notizen können handschriftlich, aber auch digital verfasst werden. Welche Methode man bevorzugt, bleibt jedem selbst überlassen. Die digitale Notiz hat den Vorteil, dass sie nach dem Gespräch sofort ergänzt und zu einem aussagefähigen Protokoll erweitert werden kann. Damit können Dritte auch sehr kurzfristig informiert werden. Der Nachteil: Hier ist es schwieriger während dem Schreiben eine Struktur anzupassen. Gleichzeitig bleibt das Notierte nicht so stark im Gedächtnis, wie bei einer handschriftlichen Aufzeichnung.
Die handschriftliche Notiz sorgt dafür, dass das Gehörte und Notierte im Gehirn besser abgespeichert wird. Hier ist jedoch die spätere Überarbeitung für Dritte aufwendiger und etwas schwieriger. Hinzu kommt, dass man in unserer digitalen Welt die Aufzeichnungen für Dritte fast immer "abtippen" muss.
Für die handschriftliche Notiz ist ein DIN-A4-Block mit karierten Blättern besonders gut geeignet, da man darauf besser schreiben kann, als bei leeren Seiten. Außerdem sollte man verschiedenfarbige Textmarker bereitlegen. Den Farben ordnen Sie bestimmte Aussagen zu, beispielsweise rot für kritische Kommentare, grün für zustimmende Äußerungen, blau für Informationen, die vorrangig bearbeitet und gelb für Aussagen, die in keinem direkten Zusammenhang mit dem Thema stehen, aber später noch von Bedeutung sein können. Wichtig: Versehen Sie die Blätter immer oben rechts mit einer Seitennummer.
In allen Notizen gibt es bestimmte Begriffe, die immer wieder gebraucht werden. Legen Sie sich hierfür Symbole zurecht. "Besonders wichtig" ersetzen Sie beispielsweise durch drei Ausrufezeichen und "Eilt" durch einen Pfeil.
Die Tagesordnung-Methode
Wenn es eine Tagesordnung gibt, können Sie die Struktur für Ihre Notizen schnell vorbereiten. Der Tagesordnungspunkt wird als Überschrift verwendet und darunter lässt man Platz, um die Notizen darunter einzutragen. Meist können Sie schon vorher abschätzen, wie umfangreich das zu behandelnde Thema ist und legen danach den Freiraum fest.
Sie sollten den Raum aber großzügig bemessen. Dann können Sie auch mit Tabellen-Notizen arbeiten. Dabei steht das zentrale Schlagwort als Überschrift in einer Zeile. Darunter stehen die ergänzenden Informationen etwas eingerückt.
Die Drei-Spalten-Methode
Für diese Methode legen Sie auf Ihrem Blatt drei Spalten an. In der ersten steht das Thema, das besprochen wird. In der zweiten halten Sie die Informationen fest, die sich aus dem Gespräch ergeben und in der dritten legen Sie eine To-do-Liste zum Thema an. Die erste Spalte kann sehr schmal sein, da Sie das Thema auf mehreren Zeilen notieren können. Die zweite Spalte ist die breiteste, weil hier die Informationen festgehalten werden. Die dritte Spalte enthält Hinweise auf sich aus dem Besprochenen ergebenden Aufgaben. In dieser Spalte muss nicht unbedingt etwas stehen. Nur wenn Ihnen spontan etwas einfällt, tragen Sie es hier ein. Bearbeiten Sie primär die mittlere Spalte. Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch – nicht auf die Notizen. Die dritte Spalte wird Ihnen aber nach der Besprechung noch nützlich sein, wenn Sie Ihre Notizen auswerten.
Die Ausnahme
Wie bereits erwähnt, sollten Notizen mit Stichworten genügen. Sätze bestehen nur teilweise aus Informationen, viel Raum nehmen Füll- und Verbindungsworte ein, deren Informationswert gleich Null ist. Außerdem rutsch man schnell in eine Falle und macht sich mehr Gedanken über die richtige Formulierung und verliert so den Faden in der Diskussion.
Doch es gibt eine Ausnahme von der Stichwort-Regel. Wenn man gezwungen ist, möglichst schnell nach dem Meeting andere zu informieren, sollte man in Sätzen formulieren. Allerdings sollte dann auch digital gearbeitet werden. Wenn man den Text später abtippen muss, könnten man auch dann noch Sätze formulieren.
Beim Verfassen der Notizen ist die Rechtschreibung nicht so relevant. Schickt man die Notizen dann herum, sollte man den Text natürlich noch einmal durchlesen und dann können Fehler korrigiert werden (auch deshalb ist hier die digitale Notiz von Vorteil).