Der Umstieg auf ein digitales Archiv spart Zeit und Geld, weil die doppelte Vorhaltung von Unterlagen entfällt. Das ersetzende Scannen ist dafür auch im Handwerk eine gute und sichere Lösung. Und die Finanzverwaltung akzeptiert es.
Barbara Oberst
Lochenund Abheften von Papierbelegen kostet Deutschlands Mittelständler jährlich 3,2 Milliarden Euro, das hat das Statistische Bundesamt kalkuliert – wohlbemerkt ohne die Kosten für das Bereithalten von Archivräumenund die Pflege der Archive. "Zusätzlich muss heute jedes Unternehmenein digitales Archiv haben, für all die Rechnungenund Belege, die elektronisch ins Haus kommen. Da ist es doch sinnvoll, beide Archive zusammenzuführen, das spart Arbeitund Zusatzkosten", bringt es Wolf Oberhauser auf den Punkt. Der Steuerberater aus Alzenau engagiert sich dafür, dass auch kleineund mittlere Unternehmen künftig ihre Papierbelege einscannen, sie digital archivierenund die Originale wegwerfen können.
Die wenigsten Betriebe wagen, Originale zu vernichten
Dieses "ersetzende Scannen" spart Zeit, Platzund damit Geld. Doch bisher wagten die wenigsten Betriebe, ihre Originale zu vernichten, aus Angst vor den Konsequenzen bei einer Betriebsprüfung. Mit dem im November veröffentlichten BMF-Schreiben "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führungund Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungenund Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" herrscht jetzt mehr Klarheit.
Verbinden Unternehmer diese Informationen mit den Tipps einer Musterverfahrensdokumentation zur Digitalisierungund elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten, die die Bundessteuerberaterkammerund der Deutsche Steuerberaterverband erstellt haben, so ist das ersetzende Scannen auch im Handwerk eine guteund sichere Lösung.
Allerdings sollten Unternehmer sich von ihrem Steuerberater begleiten lassen. Das Aufsetzen des Prozessesund die genaue Dokumentation der Arbeitsschritte entscheiden nämlich im Zweifel darüber, ob der Betriebsprüfer später die digitalen Belege anerkennt. Etwa zwei Arbeitstage kalkuliert Steuerberater Oberhauser, bis in einem durchschnittlichen Handwerksbetrieb alles läuft. Dann ist genau festgelegt, was mit eingehenden Belegen passiert, wie mansie korrekt scannt und weiterverarbeitet undsie schließlich ablegt.
Ersetzendes Scannen braucht nur wenige Voraussetzungen
Zwar ist der erste Schritt zum Umstieg aufein rein digitales Archiv zunächst mit Mehrarbeitund Kosten verbunden. Doch sieht Oberhauser in dem Umstieg vor allem Vorteile: Ein weiteres Ansteigen der Archivkosten ließe sich so stoppen, außerdem spare die Digitalisierung Arbeitszeit, erklärt Oberhauserund zeichnet zur Erläuterungein Szenario: "Der Unternehmer geht ins Restaurant, füllt dort gleich den Bewirtungsbeleg aus, fotografiert ihn mit seinem Handyund schickt ihn per App ins Zentralarchiv. Fertig."
Die technische Ausstattung für das ersetzende Scannen ist bescheiden. Zwar ist es von Vorteil, wenn das Scan-und Archivierungssystem fest mit dem Buchhaltungssystem verknüpft ist. Voraussetzung ist es aber nicht. Im Zweifelsfall genügenein Scanner, ein USB-Stick undein Online-Zugang. Und auch die laufenden Kosten sind unterm Strich moderat: Das Programm "Unternehmen online" der Datev etwa kostet neun Euro im Monat.
Die Online-Speicherung der Belege im Datev-Rechenzentrum wird nach Belegvolumen berechnetund startet bei drei Euro monatlich. Eine Lösung ist also ab zwölf Euro netto im Monat zu haben.
Links zum BMF-Schreiben zur GoBD sowie zur Musterverfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammerund des Deutschen Steuerberaterverbandes.
Was das Archiv können muss
Unternehmen, die aufein elektronisches Archiv umsteigen, sollten auf bestimmte Punkte achten, rät Unternehmensberater Ulrich Kampffmeyer, der sich auf Informationsmanagement spezialisiert hat: "Dem kleinen oder mittelständischen Unternehmen empfehle ich eine kostengünstige, kleinere Dokumentenmanagement- oder elektronische Archivlösung."
Sie sollte das gescannte Dokument in einem gesicherten Speicherbereich ablegen, wo es nicht ohne "kriminelle Energie" geändert werden kann. Die meisten Archivsysteme bieten darüber hinaus die Erstellung von Verzeichnissenund Protokollen an, was wann von wem mit welchen Daten gescannt worden ist. Auch diese Protokolle lassen sich archivierenund ermöglichen durch die Daten im Vergleich mit dem archivierten Objekt den Nachweis, dass das archivierte Objekt seit dem Scannen nicht verändert wurde.
Dies nennt man revisionssichere Archivierung, wo rückblickend feststellbar ist, dass der Prozessund die Speicherung ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Hierzu gehört bei handelsrechtlichund steuerrelevanten Datenund Dokumenten auch eine Verfahrensdokumentation, in der der Prozess des Scannens, des Indizierenund des Speicherns beschrieben ist. Es kommt nicht allein auf das Systemund die Software an, der gesamte organisatorische Prozess muss nachvollziehbar sein. dhz