Elektronische Weihnachtsgrüße 7 Tipps: Das sollten Sie bei einer Weihnachtsmail beachten

Zu Weihnachten muss es nicht immer die klassische Karte sein. Auch per E-Mail kann man Kunden und Geschäftspartnern Grüße und Wünsche zum Fest übermitteln. Tipps zum Datenschutz und Formulierungshilfen für Mails, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen.

Vor Weihnachten quellen die Briefkästen und E-Mail-Postfächer vor Weihnachtspost über. Damit die eigenen Grüße dabei nicht untergehen, gibt es ein paar Tipps zu befolgen.

Zwischen einer klassischen Weihnachtskarte und einer Weihnachtsmail gibt es viele Gemeinsamkeiten. Allgemeine Floskeln mit gedruckten Unterschriften in einer Standardkarte sind das Gegenstück zu automatisierten Grüßen per Mail, auch wenn die Anrede individualisiert ist. Als Worst-Case-Szenario gelten Mails mit offenem Verteiler, sodass jeder Empfänger sehen kann, wer die Grüße noch erhalten hat. Das zeugt nicht nur von digitaler Inkompetenz, sondern könnte zudem datenschutzrechtliche Probleme bereiten.

Ist der Aufwand zu groß, sich jedem Adressaten individuell zu widmen und man versendet in regelmäßigen Abständen einen Newsletter, ist eine Weihnachtsausgabe sinnvoll.

7 Tipps für Weihnachtsgrüße per Mail

1. Datenschutz bei Weihnachtsmails beachten

Generell gilt für Werbung per Mail – worunter auch Weihnachtsgrüße per Mail fallen, – dass der Kunde oder Geschäftspartner zuvor einwilligen muss, Werbung zu erhalten.

Es gibt zwei Möglichkeiten für Betriebe, hier rechtssicher vorzugehen. Am einfachsten ist es, wenn es bereits einen Unternehmens-Newsletter gibt. Dann kann man den Abonnenten eine Weihnachtsausgabe zuschicken, ohne eine weitere Einwilligung einzuholen.

Wenn man keinen Newsletter verschickt, müsste man rechtlich betrachtet zuvor anfragen, ob man den Kunden Weihnachtsgrüße per Mail zusenden darf und die Einwilligung schriftlich dokumentieren. Dies ist in der Praxis eher umständlich.

Wenn man trotzdem Weihnachtsgrüße verschicken möchte, sieht das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb folgende Ausnahme vor (§ 7 Abs. 3 UWG):

Eine unzumutbare Belästigung bei einer Werbung unter Verwendung elektronischer Post ist nicht anzunehmen, wenn

1. ein Unternehmer im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten hat,
2. der Unternehmer die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet,
3. der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und
4. der Kunde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Hinweis: Wenn man Dienste von Drittanbietern in Anspruch nimmt (zum Beispiel E-Cards), muss im Falle einer geschäftlichen Nutzung eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung geschlossen werden. Damit versichert der Anbieter die Kundendaten nur für die bestimmte Leistung zu verwenden.

2. Was passt zu mir und zu meinem Unternehmen?

Fragen Sie sich zunächst, wie Sie selbst zu Weihnachtspost stehen, auch als Empfänger. Denn jede Form der Kommunikation soll zur eigenen Person und zum eigenen Unternehmen genauso wie zum Kunden passen. Zugleich sollten Sie sich fragen, ob Sie die Ressourcen – also vor allem Zeit – haben, persönliche Grüße zu schicken. Ansonsten sparen Sie mit Standardaussendungen vielleicht etwas Zeit, aber diese könnten wirkungslos verpuffen.

3. Was passt zu meinen Kunden und Geschäftspartnern?

Zu jeder Beziehung gehören mindestens zwei, und was nützen Ihre persönlichen Vorlieben, wenn Ihr Gegenüber ganz anders "tickt"? Wenn Sie sich unsicher sind, dann fragen Sie doch einfach einmal einige besonders vertraute Geschäftspartner, die typisch für Ihre Zielgruppe oder für die Branche sind, in der Sie agieren. Aber Vorsicht: Nicht alles, was "schon immer so gemacht" wurde, ist auch für immer und für alle sinnvoll.

4. Was will ich mit den Weihnachtsgrüßen bezwecken?

Vielleicht ist es Ihnen ja wirklich ein Herzensanliegen, weil Sie es selbst lieben, Weihnachtspost zu erhalten. Wenn nicht: Überlegen Sie doch einfach einmal, was im besten und was im schlechtesten Fall passieren kann, wenn Sie (keine) Weihnachtspost verschicken. Wäre es tatsächlich schlecht fürs Geschäft, wenn Ihre Kunden keine Weihnachtsgrüße bekommen? Oder haben Sie in der Vergangenheit viel positives Feedback für Ihre Festtagspost erhalten und wollen diese Gewohnheit daher gar nicht aufgeben?

5. Empfänger in Gruppen unterteilen

Wenn Sie gerne Weihnachtspost verschicken, aber sehr viele Geschäftspartner haben, denen Sie nicht allen persönliche Grüße senden können: Für diejenigen, die Ihnen am nächsten stehen, investieren Sie am meisten Zeit. Kunden und Geschäftspartnern, zu denen eine weniger enge Bindung besteht, schreiben Sie vielleicht einige Zeilen. Der großen Masse senden Sie womöglich gar keine Weihnachtsgrüße oder – wenn es eben doch zu den üblichen Gepflogenheiten gehört – weniger aufwändige Post.

6. Keine Werbung

Weihnachtskarten sollten keine Werbesendung sein. Wer Grüße vortäuscht, aber tatsächlich – offen oder verdeckt – nur auf Kommerz aus ist, kommt meistens nicht gut an. Der Empfänger bemerkt die Absicht und ist verstimmt. Werbung können Sie das ganze Jahr verschicken. Aber echte Festtagsgrüße an wertvolle Kontakte sollten von Herzen kommen – oder lieber gar nicht.

7. Formulierungshilfen für Weihnachtsmails

Wenn schon Weihnachtsgrüße, dann aber bitte auch mit etwas mehr persönlichem Bezug: Also nicht nur ein lapidares "Frohe Weihnachten" und ein paar allgemeingültige Sätze. Sonst verpuffen die Grüße wahrscheinlich wirkungslos. So könnten sich etwa ein paar Sätze auf Ereignisse und gemeinsame Projekte im fast abgelaufenen Jahr beziehen. Wie genau diese formuliert sind, hängt ganz von Sender und Empfänger ab. Zu geschäftlich sollte es aber nicht klingen, sondern eher die persönlichen Aspekte betonen.

Fehl am Platz – nicht nur in den Weihnachtsgrüßen – sind große Anhänge, welche die mobile Datenmenge des Empfängers schmälern. Es sei denn, es handelt sich um substantielle Inhalte. Dienste von Drittanbietern, wie E-Post-Cards, sind auch ein Tabu.

Beispieltexte und Bausteine

Für Geschäftspartner:

• Wir von [Name der Firma] wünschen Ihnen ein frohes und besinnliches Weihnachtsfest. Für die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit im vergangenen Jahr möchten wir uns sehr herzlich bedanken! Besonders hervorheben möchten wir den erfolgreichen Abschluss von [Projekt xy]. Für das kommende Jahr wünschen wir Ihnen nur das Beste und hoffen weiterhin auf gute Zusammenarbeit.

• Wir möchten uns bei Ihnen und Ihrem Team für das Anpacken im vergangenen Jahr bedanken. Ohne Ihren Einsatz wäre [konkreter Auftrag/Beispiel] nicht möglich gewesen. Das gesamte Team von [Name der Firma] wünscht Ihnen von Herzen frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr.

Für Kunden:

• Frohe Weihnachten! Wir möchten uns für das entgegengebrachte Vertrauen im vergangenen Jahr bedanken und wünschen Ihnen und Ihrer Familie besinnliche Weihnachtstage!

dk/jes