Bekommt ein Arbeitnehmer – dazu zählen auch GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer – einen Dienstwagen vom Handwerksbetrieb zur Verfügung gestellt, ist der Arbeitnehmer bereichert und muss für die unterstellte Privatnutzung seines Dienstwagens einen geldwerten Vorteil versteuern. Doch es gibt eine Handvoll Möglichkeiten, die Steuer für Dienstwagen zu vermeiden.
Bernhard Köstler
Strategie 1: Disziplin zahlt sich aus
Nutzt ein Arbeitnehmer seinen Dienstwagen nicht privat, kann er das durch ein Fahrtenbuch belegen. Akzeptiert das Finanzamt die Aufzeichnungen, ist die Besteuerung eines Privatanteils vom Tisch. Das Führen eines Fahrtenbuchs fordert einem Arbeitnehmer jedoch eine Menge Disziplin ab. Denn die Aufzeichnungen zu den dienstlichen Fahrten mit Datum, Grund, Route und Kilometer sind vom 1. Januar bis zum 31. Dezember lückenlos zu führen.
Strategie 2: Privatnutzungsverbot
Der einfachere Weg, die Dienstwagen-Besteuerung zu verhindern, wenn der Pkw tatsächlich nicht privat genutzt wird, ist ein arbeitsrechtlich festgelegtes Privatnutzungsverbot. Denn verbietet der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter die Privatnutzung des Dienstwagens im Arbeitsvertrag, kann das Finanzamt nicht automatisch eine Privatnutzung unterstellen. Ein geldwerter Vorteil muss bei einem arbeitsvertraglich festgelegten Privatnutzungsverbot nur dann versteuert werden, wenn das Finanzamt hieb- und stichfeste Beweise vorlegen kann, dass der Arbeitnehmer gegen dieses Privatnutzungsverbot verstoßen hat.
Tipp: Der Arbeitgeber muss das Privatnutzungsverbot zwar nicht überwachen, aus Nachweisgründen empfiehlt es sich jedoch. Die Überwachung kann dadurch erfolgen, dass der Arbeitnehmer den Schlüssel zum Feierabend in der Firma abgibt oder dass er monatlich schriftlich bestätigt, dass er sich an das Privatnutzungsverbot gehalten hat.
Steuersparmodell Firmen-Pkw
Privatnutzung ohne schriftliches Privatnutzungsverbot
Wurde im Arbeitsvertrag das Privatnutzungsverbot schriftlich nicht fixiert, droht ohne Fahrtenbuch die Besteuerung des Privatanteils. Das Gleiche passiert, wenn das Privatnutzungsverbot zwar im Arbeitsvertrag steht, die Formulierung jedoch eine zumindest gelegentliche Privatnutzung nicht ausschließt. Steht im Arbeitsvertrag beispielsweise, dass die Privatnutzung des Dienstwagens "in der Regel" ausgeschlossen ist, führt das zur Besteuerung eines geldwerten Vorteils für eine unterstellte Privatnutzung.
Unternehmern bringt Privatnutzungsverbot nichts
Das Privatnutzungsverbot im Arbeitsvertrag kann übrigens nur die Besteuerung eines geldwerten Vorteils bei einem Arbeitnehmer oder bei einem GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer verhindern. Bei einem Unternehmer funktioniert das leider nicht. Ein Unternehmer kann nur durch ein Fahrtenbuch nachweisen, dass er einen Firmenwagen nicht privat genutzt hat.
Weitere Informationen zum Thema Dienstwagen bietet der Ratgeber "Steuer-1x1 für Handwerksbetriebe: Steuersparmodell Firmen-Pkw" (Band 2), Autor: Bernhard Köstler, 19,90 Euro, ISBN 978-3-7783-0803-5, zu beziehen unter holzmann-medienshop.de .