Die Weihnachtsfeier steht vor der Tür – und damit auch einige Steuerfragen, die Betriebe kennen sollten. Überschreiten die Kosten je Teilnehmer die 110-Euro-Grenze, drohen Nachteile bei Lohnsteuer und Vorsteuerabzug. Was bei Mitarbeitern und Geschäftspartnern steuerlich gilt – und wie Firmen Nachforderungen vermeiden.
Nicht mehr lange, dann finden die ersten Weihnachtsfeiern und Jahresabschlussveranstaltungen in Handwerksbetrieben statt. Solche Betriebsveranstaltungen sind für das Finanzamt in zweifacher Hinsicht von Interesse. Liegen die Kosten je teilnehmendem Arbeitnehmer über 110 Euro, drohen lohnsteuerliche und umsatzsteuerliche Nachteile. Und sind Geschäftspartner zu der Veranstaltung eingeladen, kann den Eingeladenen nach einem Urteil des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt eine Steuernachforderung ins Haus stehen. Was steuerlich gilt:
Einladung von Geschäftspartnern: Steuerrisiko kennen
Werden Handelsvertreter, Vermittler von Aufträgen oder Montagepartner zu einer Weihnachtsfeier oder Jahresabschlussveranstaltung mit Mitarbeitern eingeladen, schaut das Finanzamt genau hin. Es stuft die übernommenen Übernachtungskosten und die anteiligen Kosten für die künstlerische Unterhaltung während der Veranstaltung meist als Geschenke im Zusammenhang mit der Tätigkeit der Geschäftspartner ein. Für die Eingeladenen bedeutet das: Die Zuwendungen gelten als Einnahmen, die sie versteuern müssen. Dieser Auslegung der Finanzämter hat das Finanzgericht Sachsen-Anhalt vor kurzem zugestimmt (Urteil v. 25. Juni 2026, Az. 2 K 476/19).
Praxis-Tipp:
Damit die Geschäftspartner nachträglich nicht zur Kasse gebeten werden, weil ihnen das Finanzamt Einnahmen im Wert der Übernachtung und der anteiligen Kosten für die künstlerische Unterhaltung während der Weihnachtsfeier zurechnet, kann das einladende Unternehmen die Steuer pauschal nach § 37b Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG berechnen und ans Finanzamt abführen. Die Pauschalsteuer beträgt 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Sie ist in der Lohnsteueranmeldung zu erklären.
Woher weiß das Finanzamt eigentlich von der Einladung?
Stellt sich noch die Frage, woher das Finanzamt eigentlich weiß, dass ein Unternehmen seine Geschäftspartner inklusive Übernachtung zur Weihnachtsfeier oder Jahresabschlussveranstaltung eingeladen hat. Antwort: Solche Sachverhalte kommen meist bei einer Betriebsprüfung ans Licht, wenn der Prüfer auf Feier- und Übernachtungskosten für Geschäftspartner stößt. Aber auch ohne Betriebsprüfung kann es passieren: Ein Sachbearbeiter im Finanzamt entdeckt bei der Bearbeitung der Gewinnermittlung entsprechende Kosten, hakt nach und lässt sich die Rechnungen vorlegen. Befinden sich auf der Gästeliste Geschäftspartner, wird deren zuständiges Finanzamt über den Wert der Sachzuwendung (= Einladung/Übernachtung) informiert.
Ausnahme zur Pauschalsteuer und zur Besteuerung des Geschäftspartners
Die Sachzuwendungen für "Feierkosten und Übernachtung" führen übrigens nicht bei allen Geschäftspartnern zu einkommensteuerpflichtigen Einnahmen. Keine Einnahmen und auch keine Pauschalsteuer werden fällig, wenn ein Geschäftspartner zur Weihnachtsfeier oder Jahresabschlussveranstaltung samt Übernachtung eingeladen wird, der seinen Wohnsitz im Ausland hat und deshalb in Deutschland nicht einkommenssteuerlich erfasst ist.
Das gilt steuerlich für mitfeiernde Mitarbeiter
Doch das Finanzamt interessiert sich bei einer Betriebsveranstaltung nicht nur für eingeladene Geschäftspartner. Auch die eingeladenen Mitarbeiter und deren Begleitpersonen geraten meist ins Visier eines Lohnsteuerprüfers. Denn betragen die Kosten je Teilnehmer mehr als 110 Euro, handelt es sich bei dem übersteigenden Betrag um Arbeitslohn, für den Lohnsteuer fällig wird. Fatal ist die Überschreitung der 110-Euro-Grenze bei der Umsatzsteuer. Denn in diesem Fall kippt der Vorsteuerabzug.
Praxis-Tipp:
Darf ein Mitarbeiter eine Begleitperson mitbringen, werden dem Mitarbeiter die Teilnahmekosten dieser Begleitperson zugerechnet. So kann die 110-Euro-Grenze schneller überschritten werden, als man denkt. Weitere steuerliche Besonderheit in puncto "Weihnachtsfeier und Mitarbeiter": Die Kosten je Teilnehmer orientieren sich nicht an der Anzahl der eingeladenen Gäste, sondern an der Anzahl der tatsächlich zur Feier erschienenen Gäste. Fallen viele Gäste aus, kann es passieren, dass die 110-Euro-Grenze ungewollt überschritten wird, was Nachteile bei der Lohnsteuer und beim Vorsteuerabzug auslöst.