In vielen Belegschaften wächst angesichts schrecklicher Bilder aus Kriegs- und Katastrophengebieten das Bedürfnis, etwas zu tun. Betriebe können das Engagement ihrer Mitarbeiter unterstützen, etwa indem sie Arbeitszeit- oder Urlaubsguthaben spenden. Auf was Arbeitgeber bei diesen und weiteren Spendenhilfen rechtlich, steuerlich und organisatorisch achten müssen.
Ob Naturkatastrophen wie etwa das Erdbeben in der Türkei und Syrien, Kriege wie in der Ukraine oder Hungersnöte wie aktuell in Ostafrika: Häufig sind es die schrecklichen Bilder aus den Medien, die Menschen zum Helfen bewegen. So war es auch bei Elmar Karl, Inhaber des Kfz-Betriebs Auto-Karl aus Dettelbach in der Nähe von Würzburg: "Als Ende 1989 die Ceausescu-Diktatur in Rumänien gestürzt wurde, haben mich die schrecklichen Bilder über die Zustände in diesem Land dazu veranlasst, erste Hilfstransporte zusammen zu stellen", berichtet der Kfz-Meister.
Seitdem ist er infiziert und will nicht mehr aufhören zu helfen: Seit 24 Jahren fahren die Sattelschlepper mittlerweile von seinem Betrieb in Franken nach Rumänien, im März startete der 950. LKW. Bereits im Jahr 2008 erhielt der Handwerker wegen seines Engagements das Bundesverdienstkreuz aus den Händen des damaligen Bundespräsidenten Horst Köhler. Inzwischen hat die von ihm gegründete Hilfsorganisation "Rumänienhilfe Karl" einen Stamm von rund 30 ehrenamtlichen Helfern, die mitwirken beim Sammeln von Hilfsgütern, beim Beladen der LKWs oder auch bei der Öffentlichkeitsarbeit.
Und die Welt ist in den letzten 24 Jahren nicht ärmer geworden an Katastrophen – in der jüngeren Vergangenheit sind sie gefühlt fast schon an der Tagesordnung. Das Spendenaufkommen in Deutschland ist dementsprechend seit Jahren schon auf Rekordniveau. Allein im vergangenen Jahr wurden in Deutschland laut Angaben des Deutschen Spendenrates rund 5,7 Milliarden Euro gespendet. "Die große Solidarität der Spendenden war 2022 ungebrochen, trotz der schwierigen aktuellen Lage aufgrund der hohen Inflation und steigenden Energiepreisen", erklärt Lars Kolan, Geschäftsstellenleiter beim Deutschen Spendenrat.
Spendenaktionen: Kooperation mit Hilfswerken organisatorisch und rechtlich empfohlen
Auch in vielen Belegschaften wächst angesichts der schrecklichen Bilder aus Kriegs- und Katastrophengebieten das Bedürfnis, etwas zu tun – und eigene Sammelaktionen auf die Beine zu stellen. "Spendenaktionen werden von Unternehmen in vielfältiger Weise organisiert", sagt Burkhard Wilke, Geschäftsführer und wissenschaftlicher Leiter beim Deutschen Zentralinstitut für soziale Fragen (DZI), das unter anderem das DZI-Spendensiegel vergibt. Mit diesem Gütesiegel ausgezeichnete Organisationen werden vom DZI jährlich auf Einhaltung der anspruchsvollen Vertrauensstandards des Siegels hin überprüft. Dadurch wird sichergestellt, dass die gespendeten Gelder auch an ihrem Bestimmungsort ankommen.
DZI-Geschäftsführer Wilke rät Betrieben dazu, bei Spendenaktionen mit seriösen, kompetenten Hilfswerken zusammenzuarbeiten. "Das ist sehr sinnvoll, weil die Hilfswerke in der Regel über bessere Kenntnisse hinsichtlich der korrekten Durchführung von Spendensammlungen und auch der wirksamen Verwendung der Spenden verfügen als ein Wirtschaftsunternehmen." Lars Kolan vom Deutschen Spendenrat pflichtet ihm bei: "Wir können es nur empfehlen, sich in seinem Wunsch Gutes zu tun, Leid zu lindern oder Missstände zu beseitigen von Institutionen unterstützen zu lassen, die über entsprechende Erfahrungen beim Sammeln, aber vor allem bei der zielgenauen Verwendung der Mittel verfügen." Wichtig sei eine genaue Ermittlung der Bedarfe vor Ort, um eine erfolgversprechende Verwendung der Spendeneinnahmen sicherzustellen, so Kolan.
"Die Zusammenarbeit mit einer etablierten Hilfsorganisation ist in jeder Hinsicht sinnvoll", bestätigt Stefan Middendorf, Rechtsanwalt und Partner bei KPMG Law in Düsseldorf. "Zunächst nehmen bekannte Hilfsorganisationen ein besonderes Vertrauen in Anspruch, dass sich positiv auf die Spendenbereitschaft der Arbeitnehmer auswirken dürfte. Außerdem gewährleistet eine Hilfsorganisation in aller Regel, dass die Spenden dort ankommen, wo sie benötigt werden." Das entsprechende Knowhow sei auf Unternehmensseite nicht unbedingt vorhanden. Zudem werde auch die Verantwortung für die Mittelverwendung an die jeweilige Hilfsorganisation übertragen, so Middendorf. Ansonsten wäre nämlich die Geschäftsführung des jeweiligen Unternehmens für die ordnungsgemäße Weitergabe der Spenden an die Bedürftigen vor Ort verantwortlich. "Vor allem aber kann der Arbeitgeber den administrativen Aufwand, der mit einer Spendenaktion verbunden ist, zu weiten Teilen auf die Hilfsorganisation verlagern", betont der Jurist.
Spenden von der Steuer absetzen
Zum administrativen Aufwand zählt unter anderem die Erstellung von Spendenquittungen und der Bescheinigung der steuerlichen Abzugsfähigkeit – schließlich dürfen Privatpersonen hierzulande wohltätige Zuwendungen als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Insgesamt kann man auf diese Weise Spenden in Höhe von bis zu 20 Prozent seines Jahreseinkommens von der Steuer absetzen. Auch Unternehmen dürften bis zu einem bestimmten Betrag Spenden an gemeinnützige Organisationen steuerlich wirksam absetzen. Dieser Betrag kann entweder 20 Prozent des steuerlichen Gewinns oder vier Promille der Summe aus Umsatz sowie der im Kalenderjahr gezahlten Löhne und Gehälter betragen.
Mitarbeiter in Krisengebieten: Spende von Arbeitszeit- oder Urlaubsguthaben
In den letzten Jahren vermehrt zu beobachten ist die Spende von Arbeitszeit- oder Urlaubsguthaben etwa an Kolleginnen und Kollegen die ehrenamtlich mit einer Hilfsorganisation vor Ort Unterstützung leisten – aktuell beispielswese im Erdbebengebiet in der Türkei. "Bei diesen Spenden ist zu beachten, dass dadurch der gesetzliche Mindesturlaub nicht unterschritten werden darf und bei Mehrarbeit zum Zwecke von Spenden nach wie vor die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden müssen", erklärt Rechtsanwalt Middendorf. Beachtet werden müsse außerdem, dass Arbeitszeitspenden nur mit Zustimmung des Arbeitgebers erfolgen könnten, da die Arbeitsleistung grundsätzlich höchstpersönlich erbracht werden müsse.
Mitunter stellen Unternehmen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aber auch für Hilfseinsätze bei vollem Gehalt frei, so dass es gar keiner Arbeitszeit- oder Urlaubsguthaben-Spende der Kollegen bedarf. Dieses sogenannte "Corporate Volunteering" werde nach Erfahrung des DZI mittlerweile sehr häufig praktiziert. "Hier hängen die rechtlichen Konsequenzen stark von der Ausgestaltung einer solchen Überlassung ab und sollten deshalb im Vorhinein mit einem im Spendenwesen erfahrenen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer abgestimmt werden", erklärt DZI-Geschäftsführer Wilke.
Kfz-Meister kooperiert mit Partnern vor Ort
Die Rumänienhilfe Karl hat sich Kooperationspartner vor Ort gesucht, um die in Deutschland gesammelten Sachspenden zu verteilen. Die Organisation arbeitet vor allem mit kirchlichen Stellen in Rumänien zusammen. Mitarbeiter der Caritas in den Diözesen Alba Julia und Satu Mare nehmen die Hilfsgüter in Empfang, sortieren, reparieren und verteilen sie an Bedürftige. Kindergärten, Schulen und Seniorenheime profitieren ebenfalls von den Hilfslieferungen, genauso wie einige private Initiativen wie etwa die Behinderten-Organisation Handicap in Miercurea Ciuc in Siebenbürgen. Mindestens einmal im Jahr reist Kfz-Meister Elmar Karl selbst für mehrere Tage nach Rumänien. Dort überprüft er persönlich, ob auch alle Hilfsgüter dort ankommen, wo sie benötigt werden.