Althergebrachte Strukturen in Handwerksbetrieben können den Gewinn schnell mindern. Viele Handwerker verschenken Geld, weil sie an alten Strukturen festhalten. Ungepflegte Datenbänke, zu hohes Skonto oder fehlende Zuständigkeiten führen zu weniger Ertrag.
Michael Sudahl
"Mindestens einmal pro Jahr sollten Prozesse auf den Prüfstand", rät daher Betriebsberater Manuel Marburger. Ein schleichender Ertragskiller ist unnötig gewährter Skonto. Meist waren Liquiditätsengpässe in der Vergangenheit die Ursache dafür. Oder Wachstum soll durch die Rabattregel für Schnellzahler gefördert werden. Doch nicht selten ist diese Regel obsolet. In vielen Firmen ist die Auftragslage gut – es geht eher darum, den Betrieb bei gleichbleibendem Umsatz rentabel zu leiten.
Ein Beispiel: Matthias Essel gewährt seinen 60 Prozent Privatkunden jahrelang ungefragt Skonto. Bis der Informationstechniker feststellt, dass der Rabatt die Zahlungsmoral nicht beeinflusst. Im Gegenteil: Skonto-Zieher zahlen oft verspätet. Auf Rat von Marburger, der viele Jahre einen Betrieb als Höhenkletterer führte, ändert Essel seine Zahlungsmodalitäten.
Angst davor, den Kunden zu verprellen
" Skonto gewähren wir nur noch auf Nachfrage", so der Handwerksmeister. Oder bei Großaufträgen, wenn Teilzahlungen vereinbart sind. Bei jährlich rund 1.000 Rechnungen kämen einige tausend Euro an Einsparungen zusammen, schätzt der Handwerker aus Hessen. Allerdings müssten Chefs oft eigene Vorbehalte überwinden: Die Inhaber fürchten, Kunden durch Skonto-Wegfall zu verprellen. Wer es aber wage, Skonto nur noch bei expliziter Nachfrage zu gewähren, "wird überrascht sein, wie wenig Kunden sich beklagen", verdeutlicht Marburger.
In der Praxis sei die Angst unberechtigt: Meist beschweren sich weniger als fünf Prozent der Kunden, so der Chef der Mittelstandsberatung muve und rechnet hoch: Skonto (oft drei Prozent der Rechnungssumme) abzuschaffen, kann bei einem Jahresumsatz von einer Million Euro 30.000 Euro zusätzlichen Verdienst einspielen.
Einsparen können Handwerker außerdem, indem sie Kundendaten aufräumen. Denn diese ändern sich ständig. Sei es durch Umzug, Heirat oder neuen Job. Hinzu kommt: Bestände liegen oft in verschiedenen Ablagen vor, wie etwa in der Buchhaltung oder einer Weihnachtskartenliste auf dem Chef-Rechner. Da ist zeitraubendes Suchen programmiert. Dabei sind Kundendaten bares Geld wert. "Jeder im Betrieb sollte dafür verantwortlich sein, diese zu sammeln und zentral zu pflegen", sagt Marburger. Er verdeutlicht: Richtige Adressen senken Retouren-Raten von Warenlieferungen oder Rechnungen. Obendrein helfen korrekt abgespeicherte Namen und E-Mail-Kontakte zum Erfolg im Newsletter-Versand – was wiederum Auftragschancen erhöht.
Einparungen durch Frühjahrsputz im Datenchaos
Natürlich kostet die Pflege Zeit. Scheu vor dieser Investition ist aber fatal. Denn der Aufwand, Daten dauerhaft zu pflegen, amortisiere sich schnell. Ein Tipp ist das Ablegen nach einer Baumstruktur. Und ganz wichtig: Lebt der Chef das Einpflegen vor, zieht der Rest im Betrieb nach. Bei größeren Handwerksfirmen sei es ratsam, die Daten-Plattform in die Hand von Experten zu geben. Diese geben im Anschluss an Aufräumaktionen Coachings, sodass jeder die neue Datenbank versteht und nutzt.
Verdeckte Renditekiller sind auch undefinierte Zuständigkeiten und ohne Vertretung besetzte Stellen: Ein 30-Mann-Handwerksbetrieb verliert auf einer Großbaustelle, die sich über zwei Jahre hinzieht, den Projektleiter. Der Mann hat überraschend gekündigt. Sein Wissen über Pläne, Verträge, aktuelle Baustände, mündliche Vereinbarungen bis hin zu Adressen und wichtigen Telefonnummern gehen mit ihm. Niemand kann den Bauleiter, dessen Stelle keine Vertretung hat, bezüglich seines Wissens ersetzen. Eine Übergabe an einen Nachfolger findet nicht statt. "Diese Wissenslücke kostet den Betrieb richtig Geld, es kommt zum Bauverzug und zum Imageschaden", verdeutlicht Marburger.
Undefinierte Zuständigkeit und keine Vertretung
Sein Rat: Bei Großprojekten von Beginn an Vertretungen regeln und auf schriftliche Dokumentation pochen. Dafür gibt es Apps und Software, deren Investition sich im Ernstfall lohnt. Matthias Essel hat das erkannt. Die acht Mitarbeiter in seinem Betrieb notieren alle Absprachen mit Kunden elektronisch. "Wir halten das simpel", sagt der Handwerker über den Aufwand. Für jeden Kunden sei ein virtueller Ordner angelegt. Dort sammeln sich Notizen an einer Art Pinnwand. Die Monteure tragen alle Infos über ihre iPhones ein.
Wichtig ist, dass jede Pinnwand für alle Kollegen einsehbar sei. So wissen alle über Nebenabsprachen Bescheid und können Kollegen vertreten. Darüber hinaus hält Essel den Terminkalender transparent für alle im Betrieb lesbar. "Nicht, um zu kontrollieren, sondern um doppelte Planungen zu vermeiden", wie der Meister betont. Widerstände gegen eine vermeintliche virtuelle Überwachung gebe es keine. "Wir sehen alle die Vorteile der Transparenz, die vor allem Ärger und Kosten spart."