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Was Betriebe zur Kassenführung wissen sollten Registrierkassenpflicht: Das ändert sich 2020

Betriebe, die mit einer elektronischen Registrierkasse arbeiten, müssen sich 2020 wieder auf Neuerung einstellen: Die Bonpflicht und eine verpflichtende Ausstattung der Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitsausstattung. Das ist im neuen Jahr zu beachten.

Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets GoBD - elektronische Buchhaltung

Das sogenannte Kassengesetz ist seit 2018 in Kraft. Seitdem kommen Jahr für Jahr neue Anforderungen auf Betriebe zu, die elektronische Registrierkassen benutzen. Auch 2020 gibt es einige Neuerungen, die Betriebsinhaber beachten sollten, damit sie keine Probleme mit dem Finanzamt bekommen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Informationen und Tipps zur Registrierkassenpflicht.

Registrierkassenpflicht: Das hat sich seit 2018 geändert

Seit 1. Januar 2018 kann der Fiskus durch eine Kassennachschau überprüfen, ob die Kassenführung richtig ausgeführt wird. Das heißt: Betriebsprüfer dürfen ohne vorherige Ankündigung während "der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit" ins Unternehmen kommen und die Kasse überprüfen.

Im Fokus stehen Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme und der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems genauso wie offene Ladenkassen. Die Maßnahme soll Unternehmer davon abschrecken, durch Betrügereien bei der Kassenführung Steuern zu hinterziehen.

Praxis-Tipp: Die Kassen-Nachschau wird, je nachdem welche Feststellungen der Prüfer hat, in einer Betriebsprüfung enden oder das Finanzamt ist zufrieden und sieht von einer umfassenden Prüfung ab. Um für eine Kassen-Nachschau gewappnet zu sein, empfiehlt es sich, den Steuerberater mit einer Tax-Compliance-Prüfung zu beauftragen. Dabei dreht der Berater jeden Stein in der Kassenführung um, lokalisiert steuerliche Mängel und behebt diese.

Registrierkassenpflicht: Das ändert sich 2020

Doch nicht nur die Neuerungen aus dem Jahr 2018 beschäftigen die Betriebe und Finanzämter noch immer. Seit dem 1. Januar 2020 stehen weitere Änderungen bei der Kassenführung an.

1. Ausstattung der Kasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung 

Manche Unternehmer arbeiten noch immer mit einer offenen Ladenkasse und einem Kassenbuch. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, eine elektronische Registrierkasse oder eine PC-Kasse zu nutzen. Doch wer es tut, muss sie nun mit einer zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen ( TSE) aufrüsten oder neu anschaffen. Allerdings waren zum Stichtag noch nicht ausreichend TSE auf dem Markt verfügbar. Daher räumte der Gesetzgeber eine Übergangsfrist bis 30. September 2020 ein. Bis dahin gilt eine Nichtbeanstandungsregelung. „Das heißt, bis zu diesem Zeitpunkt wird es von den Finanzbehörden nicht beanstandet, wenn der Betrieb eine alte Kasse einsetzt“, erläutert Sabine Romer, Abteilungsleiterin Unternehmensberatung der Handwerkskammer Reutlingen. Die TSE ist also ausgenommen, doch „alle weiteren gesetzlichen Regelungen muss der Unternehmer natürlich erfüllen“, unterstreicht Lukas Sturm, Betriebswirt bei der Kanzlei Kayser, Steuerberatungsgesellschaft in Sonthofen.
Übergangsfrist bis September
Die Nichtbeanstandungsregelung gilt allerdings nur für Kassen, die nachträglich mit einer TSE aufgerüstet werden können, so sie denn auf dem Markt verfügbar sind. Im Dezember hat das zuständige Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die ersten beiden Zertifikate ausgestellt.
Nicht aufrüstbare Altkassen, die zwischen 26. November 2010 und 31. Dezember 2019 gekauft wurden und die den gesetzlichen Anforderungen vom 1. Januar 2017 entsprechen, können noch in einer Übergangsphase bis 31. Dezember 2022 eingesetzt werden. Hingegen dürfen nicht aufrüstbare Kassen, die vor dem 26. November 2010 gekauft wurden, nicht mehr verwendet werden.
Die Übergangszeit bis September sollten Unternehmer indes nicht ungenutzt verstreichen lassen. „Betriebe sollten sich jetzt zügig mit dem Thema auseinandersetzen“, sagt Sabine Romer. Zum einen sollten sie klären, welches elektronische Kassensystem im Betrieb eingesetzt wird. Zum anderen, ob dieses System aufgerüstet werden kann, also ob Fachhändler oder Hersteller in absehbarer Zeit eine Lösung anbieten.
Seit 1. Januar 2020 müssten Steuerpflichtige eigentlich auch ihr elektronisches Aufzeichnungssystem ans Finanzamt melden. Für neu angeschaffte Kassensysteme muss diese Meldung innerhalb von vier Wochen erfolgen. Unternehmer können dieser Pflicht derzeit jedoch nicht nachkommen, da eine entsprechende elektronische Übermittlungsmöglichkeit an die Finanzbehörden noch nicht zur Verfügung steht. Die Meldepflicht ist ausgesetzt, bis diese Übermittlungsmöglichkeit besteht.

Mehr zu diesen Pflichten und der Übergangsfrist lesen Sie hier.>>>

Das Bundesfinanzministerium hat dazu einen sogenannten Nichtanwendungserlass veröffentlicht. Er kann hier heruntergeladen werden.>>>

2. Bonpflicht

Als weitere Neuerung gilt seit Anfang 2020 die sogenannte Bonpflicht bzw. Belegausgabepflicht. Um diese kommt kein Betrieb herum. Konkret bedeutet das, dass jeder Ladenbesitzer seinem Kunden einen Kassenbon in die Hand drücken muss. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, riskiert ein Bußgeld. Es wird davon ausgegangen, dass die Finanzämter Testkäufer losschicken, um die Bon-Pflicht zu kontrollieren und dann die sogenannte Kassen-Nachschau durchzuführen.

3: Strenge Regelung zur Einzelaufzeichnungspflicht 

Neu ist seit 1. Januar 2020 auch, dass die Kassensoftware bei Einsatz einer elektronischen Registrierkasse oder einer PC-Kasse jeden einzelnen Verkaufsvorgang in dem Kassensystem nachprüfbar erfassen muss.

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Registrierkassenpflicht: Das ändert sich 2022

Bis 31. Dezember 2022 gilt eine Übergangsregelung für Kassen, die Unternehmer gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zwischen November 2010 und 31. Dezember 2019 neu erworben haben, die aber nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden können. Diese Kassen können noch bis Ende 2022 eingesetzt werden.

Wer ist von der Registrierkassenpflicht betroffen? 

Zunächst einmal muss betont werden, dass es keine grundsätzliche Pflicht gibt, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen. Betriebe, die eine offene Ladenkasse führen, können nicht gezwungen werden, eine elektronische Kasse zu kaufen. Betriebe, die jedoch ein elektronisches Kassensystem nutzen, sind von der Registrierkassenpflicht betroffen.

Registrierkassenpflicht: Darauf müssen Sie bei der Kassenführung achten 

Grundsätzlich müssen alle Kassenbewegungen täglich im Kassenbuch erfasst werden. Die rückwirkende Erfassung ist zwar bei vielen Kassen möglich, führt aber dazu, dass es sich beispielsweise bei einer wöchentlichen Erfassung um einen Formfehler handelt, der vom Prüfer beanstandet wird.

Wie bei allen Buchungen gilt auch für die Kasse, dass keine Erfassung ohne Beleg erfolgen darf. Für die Verkäufe erstellt die Kasse automatisch einen Beleg (Kassenbon). Für andere Einnahmen oder Ausgaben müssen die Belege gesammelt werden. Sollte keiner vorliegen, können kann auch einen sogenannten Eigenbeleg erstellt werden. Die Zahl der Eigenbelege sollte jedoch so klein wie möglich gehalten werden.

Die Belege sind fortlaufend zu nummerieren. Es darf keine Lücken geben. Die Nummerierung muss mit den Eintragungen im Kassenbuch übereinstimmen.

Der "Sollbestand" in der Kasse muss dem "Istbestand" entsprechen 

Aus dem Kassenbuch ergibt sich der "Sollbestand" (also wie viel Geld in der Kasse sein soll). Dieser muss mit dem Istbestand (also das, was in der Kasse wirklich ist) übereinstimmen. Hierzu ist täglich der Bestand der Kasse zu zählen und mit dem Sollbestand laut Kassenbuch zu vergleichen. Bei Differenzen, die bei Bargeschäften leider immer wieder vorkommen können, muss die Differenz nachweisbar ausgewiesen werden. Unternehmer sollten auf keinen Fall die Differenzen ausgleichen, indem sie bei Überschüssen Geld aus der Kasse entnehmen und bei Fehlbeträgen das Geld wieder einzahlen. Auch die Prüfer wissen, dass es immer wieder mal zu Abweichungen kommt und werden äußerst skeptisch, wenn die Kasse immer stimmt.

Der Kassenbestand darf nicht ins Minus gehen 

Kann man noch Geld entnehmen, wenn keines mehr in der Kasse ist? Natürlich nicht – deshalb darf es auch nie einen Kassenbestand im Minus geben. Das ist der klare Hinweis, dass hier Fehler gemacht wurden, die es sofort aufzuklären gilt. Eine häufige Fehlerquelle sind Privateinlagen oder –entnahmen, die nicht sofort erfasst und belegt wurden.

Kasseneinnahmen oder –ausgaben werden immer mit dem Datum des tatsächlichen Geldflusses erfasst. Wurden beispielsweise Ausgaben fürs Geschäft aus eigener Tasche bezahlt und wird erst am nächsten Tag das Geld aus der Kasse genommen, sollte man dies mit dem Datum der Geldentnahme und nicht mit dem Datum des Beleges erfassen.

Kartenzahlungen dürfen nicht im Kassenbuch erscheinen. Hierbei handelt es sich um unbare Zahlungen.

Ausnahmeregel für Einzelhändler beim Verkauf von Waren mit geringem Wert 

Grundsätzlich gilt, dass für jede Einnahme oder Ausgabe eine einzelne Aufzeichnung erfolgen muss. Hier gibt es allerdings eine Ausnahmeregel: Als Einzelhändler, der im Allgemeinen Waren von geringem Wert an normalerweise nicht bekannte Kunden über den Ladentisch verkauft, muss man die Kasseneinnahmen nicht einzeln aufzuzeichnen, wenn der einzelne Betrag 10.000 EUR nicht übersteigt.

Diese Ausnahme gilt allerdings nicht, wenn der Betrieb beispielsweise einen Partyservice betreibt und ein Buffet verkauft. Da dem Betrieb hier der Kunde grundsätzlich bekannt ist, muss er diese Einnahmen auch für sich erfassen.

Wichtig ist, dass Betriebe alle Z-Bons lückenlos aufbewahren. Auch Fehlbons sollte man auf keinen Fall wegwerfen – wenn die Nummerierungskette der Bons unterbrochen ist, wird der Prüfer des Finanzamtes stutzig. Zwischensummenbons nutzen hier nichts, da diese nicht nummeriert sind. Etwaige Stornobuchungen auf den Z-Bons sollten möglichst sofort auf dem Kassenzettel erläutert werden.

Registrierkasse: Was Sie aufbewahren müssen 

Die folgenden Kassenunterlagen müssen archiviert und zehn Jahre aufbewahrt werden:

  • Kassenbücher und Aufzeichnungen, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
  • Originalbelege
  • Z-Bons
  • Organisationsunterlagen die zur Registrierasse gehören, insbesondere die Bedienungsanleitung,
  • die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikeleinzelpreis),
  • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern, Trainingsspeicherdaten usw.
  • alle internen Einweisungen zur Kassenprogrammierung.
  • Kalkulationsgrundlagen

Die Kassenrollen müssen hingegen nicht archiviert werden.

Betriebe, die diese Punkte zu den elektronischen Kassensystemen berücksichtigen, sollten ab jetzt keine Probleme mit der neuen Registrierkassenpflicht haben.

Welche elektronischen Kassensysteme gibt es?

Man unterscheidet zwischen nummerischen, alphanummerischen Kassen und PC-Kassensysteme. Darüber hinaus gibt es noch sogenannte POS-Systeme, die vom Kunden selbst bedient werden (POS = Point of Sale – Ort des Verkaufs), die sich bei uns jedoch noch nicht durchgesetzt haben.

1. Die nummerische Kasse

Eine nummerische Kasse ist ein eher veraltetes System, das nur Zahlen auswerfen kann. Die Kassen sind zwar preiswert, bieten aber einen nur eingeschränkten Leistungsumfang und dürften in fast allen Fällen den neuen Bestimmungen nicht mehr genügen. Da man hiermit noch nicht einmal fiskalisch anerkannte Rechnungen oder Quittungen erstellen kann, können Sie diese eigentlich nur noch bei Festen als Reservekasse einsetzen, deren Daten dann später in die Hauptkasse übernommen werden.

2. Die alphanummerische Kasse 

Alphanummerische Kassen können auch Text ausgeben und sind in vielen Bereichen alten PC-Kassen (DOS-Kassen) überlegen. Meist können diese Kassen auch die Umsatzsteuer und den Nettobetrag auswerfen, wie es seit Juli 2004 vorgeschrieben ist. Sie liegen im mittleren Preissegment. Die besseren (aber auch teureren) Geräte können auch mit Scannern zum Einlesen von Barcodes genutzt werden und an einen PC angeschlossen werden, wodurch es ermöglicht wird, die hohen Anforderungen an Registrierkassen zu erfüllen.

3. Das PC-Kassensystem 

PC-Kassensysteme sind grundsätzlich die beste Lösung – allerdings auch die teuerste. Sie bestehen aus einer Zentraleinheit (PC bzw. Rechner), einem Kassendrucker, einer Kassenschublade, einer Bedieneranzeige oder einem Bediener-Bildschirm (auch Touchscreen genannt), einer Kundenanzeige, Eingabe-Tastatur, einem Scanner und dem Betriebssystem sowie der Kassensoftware.

Diese Systeme werden auch vom Fiskus äußerst gern gesehen, da sie über manipulationssichere Speicher verfügen, die nur vom Betriebsprüfer oder dem Finanzamt ausgelesen werden können.

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