Forderungsausfall Offene Rechnungen: Wie Unternehmer an ihr Geld kommen

Fast alle mittelständische Unternehmen müssen damit leben, dass ein Teil ihrer Kunden zu spät oder gar nicht zahlt. Mit folgenden Tipps kommen Sie in Zukunft besser an Ihr Geld und wissen, welche steuerlichen Folgen ein Forderungsausfall hat.

Welcher Handwerker kennt das nicht: Rechnungen werden gerne mal spät oder auch zu spät bezahlt. Hauptsache, das Geld kommt irgendwann. Doch wie geht man als Handwerker damit um? Was hat das für steuerliche Folgen? Und was tut man jedoch, wenn selbst die dritte Mahnung nicht fruchtet?

1. Rechnung sofort stellen

"Forderungsmanagement" klingt hochgestochen. Tatsächlich ist das aber das A und O, wenn man für seine gute Arbeit auch zügig gutes Geld einnehmen möchte. "Knackpunkt ist die Rechnungsstellung. In unserer Beratung sehen wir immer wieder, dass Betriebe zu lange warten, bis sie ihre Rechnungen rausschicken", beobachtet Joachim Vojta von der Handwerkskammer Konstanz.

Der Experte für Fragen des Zivilrechts empfiehlt Handwerkern, Rechnungen sofort zu stellen und ganz konkrete Zahlungsziele hineinzuschreiben. Wenn die Rechnung also beispielsweise am 5. September rausgeht, steht darauf: "zahlbar bis spätestens 19. September". Ab dem 20. September kommt der Kunde dann automatisch in Verzug. Eine Formulierung wie "zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang" ist aus Vojtas Sicht weniger günstig.

2. Sachlich mahnen

Geht das Geld innerhalb der gesetzten Frist nicht ein, gilt es, sofort aktiv zu werden. Es ist Geschmackssache, wie schnell man dabei vorgeht. Rein rechtlich braucht es gar keine Mahnung, sobald der Kunde im Verzug ist. Der Unternehmer könnte seine Unterlagen sofort einem Anwalt vorlegen und der Kunde müsste diese Kosten dann tragen.

Im menschlichen Umgang ist das allerdings nicht ratsam. Joachim Vojta empfiehlt zunächst ein Erinnerungs- oder Mahnschreiben, "und das kann durchaus humorvoll und freundlich sein. Schließlich kann es jedem mal passieren, dass er eine Rechnung vergisst", hält der Berater den Ball niedrig.

Egal, wie man dieses Schreiben formuliert, folgende drei Punkte sollte es auf jeden Fall enthalten:

1. Bezug zur Rechnung mit Datum und Rechnungsnummer
2. Rechnungsbetrag
3. Frist von höchstens einer Woche mit konkretem Datum

Zahlt der Kunde nach dieser freundlichen Erinnerung immer noch nicht, kann der Unternehmer eine schärfere Version der Mahnung schicken – aber er muss nicht, denn rein rechtlich ist der Kunde ja schon längst im Verzug. Wem also eine einmalige Mahnung zu harsch erscheint, der kann noch einmal mahnen – "aber mehr auf keinen Fall", warnt der Rechtsexperte.

Inhaltlich soll die Mahnung immer sachlich bleiben. Der Unternehmer kann durchaus darauf hinweisen, dass er als nächsten Schritt ein Inkassounternehmen einschalten wird oder einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen wird. Drohungen – beispielsweise mit einem Schufa-Eintrag – haben aber in der Mahnung nichts verloren.

3. Im Dialog bleiben

Bezahlt der Kunde allerdings nicht, weil er unzufrieden ist, so hilft es überhaupt nichts, zu mahnen. Vojta schätzt, dass hinter der Hälfte der unbezahlten Handwerksrechnungen von Privatkunden U nzufriedenhei t steckt. "Zu uns kommen häufig Unternehmer, die Probleme mit Außenständen haben. Aber wenn wir dann genauer hinsehen, stellt sich heraus, dass der Kunde entweder mit der Höhe der Rechnung oder mit der Qualität der Arbeit nicht einverstanden ist."

Forderungsmanagement hängt also sehr eng mit Qualitäts- und Beschwerdemanagement zusammen. In so einem Fall ist es also viel besser, mit dem Kunden zu sprechen, seine Beweggründe anzuhören und im Gegenzug beispielsweise die eigene Kalkulation zu erklären.

4. Ratenzahlungen anbieten

Zahlt der Kunde nicht, weil er tatsächlich einen finanziellen Engpass hat, kann ein Gespräch ebenfalls helfen. "Auch da hilft ein Anruf mit der Frage, was denn los ist und ob dem Kunden eine Ratenzahlung helfen würde", schlägt Vojta eine Lösung im Guten vor. Allerdings müsse die erste Rate dann auch kommen, schließlich dürfe es nicht nur bei einer Absichtsbekundung bleiben.

5. Forderungen aus 2016 prüfen

Wer noch offene Forderungen aus dem Jahr 2016 hat, sollte bald aktiv werden. Mit dem Jahreswechsel verjähren diese Ansprüche (regelmäßige Verjährungsfrist nach BGB § 195), wenn der Unternehmer nicht bis zum 31. Dezember einen Mahnbescheid beantragt, klagt oder eine Anerkenntnis oder eine Teilzahlung erwirkt. Es gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren.

6. Mahnantrag stellen

Wer sich für den Mahnantrag entscheidet, kann diesen online ausfüllen. Er braucht hierzu keinen Rechtsanwalt, sollte allerdings sehr sorgfältig vorgehen. So müssen im Antrag Vorname, Name und Anschrift des Schuldners stehen. Falls eine Gesellschaft oder juristische Person das Geld schulden, sollten diese mit ihrer Firma oder ihrem Namen sowie ihren gesetzlichen Vertretern plus Anschrift genannt sein. Ohne diese genauen Angaben kann das Gericht den Mahnbescheid nicht zustellen.

Wenn der Kunde nicht zahlt: Die steuerlichen Folgen

Im Handwerk ist es leider eine Unsitte vieler Kunden, dass diese ihren Zahlungsverpflichtungen nicht zeitnah oder gar nicht nachkommen. Steuerlich gibt es dafür klare Regeln. Ein Überblick.

Der Forderungsausfall ist für bilanzierende Unternehmen und für Einnahmen-Überschussrechner ein Übel. Doch ertragsteuerlich sind nur bei bilanzierenden Unternehmern Besonderheiten zu beachten, sollte der Zahlungseingang fraglich oder nicht mehr realisierbar sein. Die folgenden Passagen – bis auf die Passagen zur Umsatzsteuer – betreffen deshalb ausschließlich bilanzierende Handwerksbetriebe.

Forderung zweifelhaft oder uneinbringlich?

Handwerksbetriebe sollten laufend einen Kassensturz machen und überprüfen, welche Kunden mit der Bezahlung ihrer Rechnungen noch in Rückstand sind. Am Jahresende ist diese Überprüfung erneut durchzuführen. Dabei können die Forderungen in die folgenden drei Kategorien eingeteilt werden:

• Einwandfreie Forderungen, bei denen der Zahlungseingang zu 100 Prozent sicher ist.
• Zweifelhafte Forderungen (bereits mehrere Mahnungen ohne Erfolg).
• Uneinbringliche Forderungen, bei denen ein Zahlungseingang mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht mehr zu erwarten ist.

Forderungsbewertung nur für bilanzierende Handwerksbetriebe relevant

Ertragsteuerlich spielt die Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen und die Forderungsabschreibung wegen Uneinbringlichkeit nur bei bilanzierenden Handwerksbetrieben eine Rolle. Wer seinen Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, muss ertragsteuerlich nichts beachten. Hier sind gegebenenfalls nur umsatzsteuerliche Schritte erforderlich.

Beispiel 1: Der bilanzierende Handwerker Maier muss eine Forderung wegen Tod des vermögenslosen Kunden abschreiben.

Folge: Da er in der Bilanz zum Zeitpunkt des Verschickens der Rechnung eine gewinnerhöhende Forderung eingebucht hat, kann er diese nun wegen Uneinbringlichkeit gewinnmindernd abschreiben.

Beispiel 2: Handwerkerin Müller ermittelt ihren Gewinn nach der einfachen Einnahmen-Überschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG. Eine Forderung fällt aus, weil der Kunde Privatinsolvenz angemeldet hat.

Folge: Ertragsteuerlich ist bei diesem Vorgang nichts veranlasst. Denn die Einnahmen-Überschussrechnung ist eine reine Geldrechnung. Es werden nur zugeflossene Einnahmen und abgeflossene Ausgaben erfasst.

Wann liegen einwandfreie Forderungen vor?

Ermitteln Sie aus dem Forderungsbestand Ihres Handwerksbetriebs die einwandfreien Forderungen, bei denen aus derzeitiger Sicht zu 100 Prozent mit einem reibungslosen Zahlungseingang zu rechnen ist. Nur noch die verbleibenden Forderungen sind damit zweifelhaft oder bereits uneinbringlich.

Doch auch für die einwandfreien Forderungen können Sie eine gewinnmindernde Wertberichtigung durchführen. Die so genannte Pauschalwertberichtigung. Dabei wird berücksichtigt, dass Sie auch zahlungsfähige Kunden anmahnen müssen oder dass eine zunächst einwandfreie Forderung zu einer zweifelhaften oder zu einer uneinbringlichen Forderung wird.

Die Höhe der Pauschalwertberichtigung kann aus Erfahrungswerten der Vergangenheit abgeleitet werden. Ohne an dieser Stelle auf Einzelheiten einzugehen, gibt es folgende Faustformel: Die Pauschalwertberichtigung liegt meist zwischen einem und drei Prozent.

So ermitteln Sie die Pauschalswertberichtigung

Wann liegen zweifelhafte Forderungen vor?

Eine Wertberichtigung wegen zweifelhafter Forderungen ist bei bilanzierenden Handwerksbetrieben gegeben, wenn

• ein Kunde trotz mehrmaliger Mahnungen seine Rechnung noch nicht bzw. noch nicht vollständig bezahlt hat.
• Erfahrungsgemäß in den vergangenen Jahren in einem bestimmten Prozentsatz Forderungen ausgefallen sind.

Zweifelhafte Forderungen werden nicht zu 100 Prozent abgeschrieben. Sie werden nur prozentual wertberichtigt.

Beispiel: Sie haben einen Kunden bereits mehrmals gemahnt. Dieser hat Ihnen ein Angebot unterbreitet, dass er wenigstens 50 Prozent der Rechnungssumme zahlen möchte. Da in diesem Fäll der Zahlungseingang der anderen 50 Prozent fraglich ist, dürfen Sie eine gewinnmindernde Wertberichtigung wegen zweifelhafter Forderungen in Höhe von 50 Prozent vornehmen.

Wann spricht man von Uneinbringlichkeit?

Forderungen, die uneinbringlich sind, dürfen zu 100 Prozent abgeschrieben werden. Uneinbringlich sind Forderungen nach Ansicht des Finanzamts in folgenden Situationen:

• Der rückständige Kunde hat eine eidesstattliche Versicherung gemäß § 807 ZPO geleistet und in absehbarer Zeit ist nicht mit einer Verbesserung seiner Vermögenslage zu rechnen.
• Zwangsvollstreckungsmaßnahmen sind fruchtlos verlaufen.
• Die Forderungen wurden durch Gerichtsbescheid für unberechtigt erklärt.
• Der Schuldner macht Gebrauch von seinem Recht von der Einrede der Verjährung.
• Die Insolvenz wurde bei einem Kunden mangels Masse abgelehnt.
• Der Kunde ist unbekannt verzogen oder ausgewandert.
• Der Kunde ist verstorben, ohne Vermögen hinterlassen zu haben.
• Die Forderung könnte nur unter unverhältnismäßigem Kostenaufwand eingetrieben werden.

Umsatzsteuer: Zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen

Die ertragsteuerliche Behandlung zweifelhafter Forderungen (= pauschale Wertberichtigung) und uneinbringlicher Forderungen (= 100-prozentige Abschreibung) galt nur für bilanzierende Handwerksbetriebe. Wurde umsatzsteuerlich die Sollbesteuerung angewandt, führt ein Forderungsausfall auch bei Einnahmen-Überschussrechnern zu einer umsatzsteuerlichen Konsequenz.

Je nachdem, ob Forderungen zweifelhaft oder uneinbringlich sind, gilt umsatzsteuerlich folgende Sichtweise:

Ist eine Forderung nachweislich uneinbringlich, kann der Unternehmer die Umsatzsteuer berichtigen. Das Finanzamt muss ihm die bereits abgeführte Umsatzsteuer wieder erstatten.

Beispiel 1: Handwerker Müller wird eine Forderung in Höhe von 2.000 Euro zzgl. 380 Euro Umsatzsteuer uneinbringlich. Er führte die Umsatzsteuer bereits bei Erbringung der Leistung ans Finanzamt ab (= Sollversteuerung).

Folge: Bei Uneinbringlichkeit kann Müller die Berichtigung der Umsatzsteuer beim Finanzamt beantragen. Das Finanzamt muss ihm dann die bereits abgeführten 380 Euro Umsatzsteuer wieder zurückerstatten.

Beispiel 2: Handwerkerin Maier wird eine Forderung in Höhe von 5.000 Euro zzgl. 950 Euro Umsatzsteuer uneinbringlich. Sie hat beim Finanzamt die Istversteuerung beantragt, weil die Umsätze ihres Handwerksbetriebs im Vorjahr unter 500.000 Euro lagen.

Folge: Da der Kunde nie bezahlt hat, musste sie bislang auch noch keine Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen. Aufgrund der Uneinbringlichkeit ist für Handwerkerin Maier bei Istversteuerung umsatzsteuerlich nichts veranlasst.

Wann ist eine Forderung umsatzsteuerlich uneinbringlich?

Der Begriff der Uneinbringlichkeit im Umsatzsteuerrecht, der eine Berichtigung der Umsatzsteuer nach § 17 Abs. 2 UStG rechtfertigt, ist strenger als der Begriff im Ertragsteuerrecht. Umsatzsteuerlich gilt eine Forderung als uneinbringlich, wenn "der Anspruch auf Entrichtung des Entgelts nicht erfüllt wird und bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass der Handwerker seine Forderungen jedenfalls in absehbarer Zeit rechtlich oder tatsächlich nicht durchsetzen kann".

Sonderfall: Sicherheitseinbehalt wegen möglicher Mängel

Auftraggeber von Bauarbeiten behalten nicht selten fünf bis zehn Prozent der Schlussrechnung als Sicherheit für eventuelle Mängel ein. Das Dumme daran: Selbst wenn der Kunde zehn Prozent weniger überweist, pochte das Finanzamt in der Vergangenheit im Rahmen der Sollbesteuerung darauf, dass die Umsatzsteuer für den vollen Rechnungspreis an das Finanzamt überwiesen wurde. Doch das änderte sich jedoch durch ein Urteil des Bundesfinanzhofes.

Der Bundesfinanzhof erlaubt es nun, dass bei einer Vorfinanzierung der Umsatzsteuer für die Dauer des Sicherheitseinbehalts von zwei bis fünf Jahre davon ausgegangen werden darf, dass die Forderung auf den Sicherheitseinbehalt aus umsatzsteuerlicher Sicht uneinbringlich ist.

Folge: Die Umsatzsteuer für den noch erhaltenen Sicherheitseinbehalt darf berichtigt werden (BFH, Urteil v. 24.10.2013, Az. V R 31/12; veröffentlicht am 5.2.2014).

Beispiel: Ein Bauunternehmer stellt eine Schlussrechnung über 100.000 Euro zuzüglich. 19.000 Euro Umsatzsteuer. Der Kunde behält davon 5.950 Euro als Sicherheit ein (Dauer des Sicherheitseinbehalts: fünf Jahre; fünf Prozent von 119.000 Euro). Der Bauunternehmer unterliegt der Sollbesteuerung.

Dieses Urteil ist nur zur Umsatzsteuer ergangen. In der Bilanz darf keine Forderungsabschreibung vorgenommen werden, solange noch mit der Zahlung des Sicherheitseinbehalts zu rechnen ist.

Tipp: Das Urteil hat keine Auswirkung, wenn der Kunde den vollen Rechnungsbetrag bezahlt und der Sicherheitseinbehalt durch eine Bankbürgschaft abgesichert ist.

Eine Checkliste zum Thema Forderungsausfall können Sie hier herunterladen. >>>

Eine Mustervorlage für ein "verschärftes Mahnschreiben" finden Sie hier.>>>

Bernhard Köstler/ Barbara Oberst/ dhz