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BFM-Update zur Bonpflicht Klarheit beim eBon: Der gedruckte Kassenzettel muss nicht sein

Der eBon wurde in der Diskussion um die Bonpflicht schon früh als Alternative zum gedruckten Kassenzettel genannt. Doch die praktische Umsetzung scheiterte teils an rechtlichen Unsicherheiten. Das Bundesfinanzministerium hat die Vorgaben jetzt konkretisiert. Die Klarstellung macht den eBon deutlich praktikabler.

"Das wird völlig überflüssige Müllberge produzieren", schimpfte Daniel Schneider, Hauptgeschäftsführer des Bäcker-Zentralverbands, über die zum Jahreswechsel eingeführte Bonpflicht. Kein deutscher Innungsbäcker könne diese unsinnige Bürokratie-Maßnahme nachvollziehen.

Dabei hat das Bundesfinanzministerium (BMF) mit der Belegausgabepflicht gute Absichten. Sie soll helfen, den Steuerbetrug in Deutschland einzudämmen. Prüfer könnten eine Manipulation der Kasse leichter nachweisen, indem sie die Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware abgleichen, so das BMF. Da das neue Kassengesetz neben der Bonpflicht auch den Einsatz manipulationssicherer Kassensysteme vorschreibt, ist umstritten, ob die Maßnahme tatsächlich notwendig ist.

Trotz heftiger Proteste zu Beginn des Jahres sind Unternehmer mit elektronischem Kassensystem seit dem 1. Januar 2020 verpflichtet, für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg zu erstellen. Ein Vorstoß der FDP-Fraktion im Bundestag, Bäckereien unter bestimmten Voraussetzungen von der Bonpflicht zu befreien, scheiterte zuletzt im Finanzausschuss. Wer sich von der Belegausgabepflicht befreien lassen möchte, kann jedoch weiterhin einen individuellen Antrag beim Finanzamt stellen. In einzelnen Fällen führte dies zum Erfolg.

BMF veröffentlicht Konkretisierungen zur Ausgabe von elektronischen Belegen

Um zumindest dem Umweltaspekt zu begegnen, setzten einige Unternehmer wie der Dresdner Bäckermeister Marlon Gnauck schon Anfang des Jahres auf elektronische statt gedruckter Kassenbons. Im Kassengesetz ist diese Möglichkeit explizit vorgesehen. Die Umsetzung in die Praxis war jedoch von Unsicherheiten begleitet.

So war zunächst unklar, ob und wie der elektronische Kassenzettel dem Kunden übertragen werden muss. Hierzu hat sich das BMF in einem Anwendungserlass geäußert. Die Belegausgabepflicht ist demnach erfüllt, wenn der eBon nach abgeschlossener Transaktion erstellt wird und der Kunde die Möglichkeit hat, den elektronischen Beleg entgegenzunehmen. Wie beim gedruckten Kassenzettel besteht auch beim eBon keine Mitnahmepflicht. Der digitale Bon muss also erstellt, nicht jedoch zwingend übermittelt oder heruntergeladen werden.

Dresdner Bäcker druckt nur bei jedem hundertsten Kunden ein Bon  

In der Konditorei und Bäckerei Gnauck bekommen Kunden den Rechnungsbetrag auf dem Display angezeigt. Daneben ist ein QR-Code dargestellt. Wünschen Kunden einen Beleg, können sie den Code mit ihrem Smartphone scannen und sich den eBon so auf ihr Gerät laden. Persönliche Daten müssen Kunden hierfür nicht hinterlassen.

Das BMF hat in einem aktualisierten Anwendungserlass zur Bonpflicht erst kürzlich beispielhaft aufgeführt, welche Übertragungsmöglichkeiten für elektronische Belege außerdem bestehen. Genannt werden neben QR-Codes auch Download-Links, eine Übertragung per Near-Field-Communication (NFC), E-Mail oder ein Upload in das Kundenkonto.

Der elektronische Beleg muss in einem Datenformat erstellt werden, das keine kostenpflichtige Software erfordert. Infrage kommen deshalb Formate wie JPG, PNG oder PDF. Zudem muss der Beleg sämtliche Angaben enthalten, die auch beim Papierbon vorgeschrieben sind.

Die Praxis in den Bäckereien seit Beginn der Bonpflicht hat gezeigt, dass Kunden den gedruckten Kassenzettel nur selten mitnehmen oder ihn bei der nächsten Gelegenheit wieder entsorgen. Auch beim eBon machen nur die wenigsten Kunden Gebrauch von ihrem Mitnahmerecht. Im Schnitt scannt maximal ein Kunde pro Woche den QR-Code, schildert Bäckermeister Gnauck seine Erfahrung. Einen gedruckten Bon hätten im Mai gerade einmal 0,8 Prozent seiner Kunden gewünscht.

Wichtige Klarstellung: Kunden müssen eBon nicht aktiv zustimmen

Grundsätzlich nur noch eBons anzubieten, erlaubt das Gesetz nicht. Kunden können immer auch einen gedruckten Kassenzettel verlangen. Hier lauerte bis vor kurzem noch die größte Unsicherheit. Denn in der ursprünglichen Fassung des Anwendungserlasses zur Bonpflicht schrieb das BMF, dass Kunden der elektronischen Bereitstellung des Belegs zustimmen müssen. Verbände und Rechtsexperten hatten betroffenen Unternehmern deshalb empfohlen, bei jedem Einkauf vorab das Einverständnis zum elektronischen Verfahren einzuholen, sei es mündlich oder per Auswahl auf dem Touchdisplay.

Diese Auffassung hat das BMF nun gekippt. Eine elektronische Bereitstellung des Beleges erfordert zwar der Zustimmung des Kunden. Diese bedürfe aber keiner besonderen Form und könne auch konkludent erfolgen. Ein Hinweis der Kunden auf die grundsätzlich elektronisch erfolgende Belegausgabe sollte damit ausreichen, um von einer Zustimmung des Kunden auszugehen, wenn dieser einer solchen Ausgabeform nicht ausdrücklich widerspricht, so der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) in einer Einschätzung. In der Konditorei und Bäckerei Gnauck ist dies über einen Aushang gelöst, mit dem auf die standardmäßig genutzte eBon-Lösung hingewiesen wird.

Für Gnauck sind damit alle Rechtsunsicherheiten beseitigt. Bleibt abzuwarten, ob in Zukunft weitere Kollegen auf eBons umstellen. Voraussetzung hierfür ist ein entsprechendes Kassensystem. Zudem müssen Unternehmer – je nach konkreter technischer Ausgestaltung –mit ihrem Kassenhersteller und/oder Steuerberater besprechen, wie datenschutzrechtliche Vorgaben umgesetzt werden können. Werden etwa die E-Mail-Adressen oder die Handynummern der Kunden erhoben, ist das ein Fall der DSGVO. "Bei einer elektronischen Bereitstellung des Belegs mittels einer App sollte die Datenschutzerklärung des App-Anbieters mit Fokus auf die Verwendung der erhobenen Daten zu Werbe- oder Marktforschungszwecken intensiver in den Blick genommen werden", ergänzt der ZDH.

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