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Manipulationssichere Kassen: Vorbereitung 2019 beginnen Kassenprüfung: Über diese Fehler stolpern Handwerksbetriebe

Friseure, Bäcker, Metzger, Augenoptiker und kleine Schneidereien aufgepasst – Handwerksbetriebe, in denen täglich Bargeld fließt, müssen 2019 verstärkt damit rechnen, dass das Finanzamt unangekündigt die Kasse prüfen möchte. Wer jetzt die Anschaffung einer neuen Kasse plant, muss sich auf zusätzliche Pflichten ab 2020 vorbereiten. Eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen wird Pflicht, allerdings ist diese noch nicht auf dem Markt.

Zum 1. Januar 2018 hat der Gesetzgeber den Finanzämtern die Möglichkeit gegeben, vor Ort bei den Betrieben zu überprüfen, ob mit den verwendeten Kassen alle Einnahmen korrekt verbucht werden – egal, ob es sich dabei um ein elektronisches System handelt oder auch nur um eine Schublade mit Scheinen und Münzen, für die manuell ein Kassenbericht erstellt werden muss. Sind die Aufzeichnungen vorhanden und im Sinne des Finanzamts erstellt, gibt es kein Problem. Finden die Prüfer, die sich zu dieser sogenannten Kassen-Nachschau nicht mehr ankündigen müssen, Fehler, dürfen sie aus der Kassenprüfung eine ausführliche, aufwendige steuerliche Betriebsprüfung machen. Schlimmstenfalls werden die Einnahmen und Ausgaben des Betriebs geschätzt, was häufig zu mitunter hohen Steuernachzahlungen führt.

<<< Eine ausführliche Zusammenstellung der gesetzlichen Pflichten bei der Kassenführung lesen Sie hier.>>>

Im Fokus stehen im Handwerk dabei die bargeldintensiven Gewerke wie Metzger, Bäcker, Friseure, Maßschneider oder Augenoptiker, denn für sie gehört der tägliche Umgang mit der Ladenkasse zum Kern der Tätigkeit. Nach einem Jahr, in der die neue Art der Steuerprüfung auf dem Papier besteht, ist von den Branchen bislang allerdings noch wenig zu hören. Noch, denn 2019 könnte sich das ändern. Mehrere Verbände weisen nun darauf hin, dass die Vorbereitung auf die Kassen-Nachschau nicht vernachlässigt werden sollte. Das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen", das sogenannte Kassengesetz, sieht zudem ab 2020 weitere Pflichten vor.

Elektronische Registrierkassen: Die Pflichten ab 2020

Ab dem Jahr 2020 müssen elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen neue Sicherheitsanforderungen erfüllen. So sollen Kassenmanipulationen verhindert werden. Die Anforderungen bestehen aus einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung. Nur für die Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht mit einer entsprechenden zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können, gilt eine Frist bis 31. Dezember 2022. Voraussetzung ist jedoch, dass diese Kassen die Daten einzeln aufzeichnen und so speichern können, dass sie während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind.

Der Betriebsinhaber muss ab dem 1. Januar 2020 innerhalb eines Monats nach der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems das zuständige Finanzamt über die Art des Kassensystems und die Sicherheitseinrichtung über einen amtlichen Vordruck informieren.

Ab dem 1. Januar 2020 besteht im Grundsatz bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems eine Belegausgabepflicht.

Quelle: ZDH, weitere Infos gibt es unter zdh.de

Gero Jentzsch, der Sprecher des Deutschen Fleischer-Verbands, vermutet, dass derzeit noch die Gastronomie im Fokus der Kontrollen steht. Doch das werde sich bald ändern, wenn die nächste Stufen der neuen Registrierkassenpflichten greift und die Hardware, also die Kassensysteme selbst, in den Fokus der Kontrollen rücken. "Wir erwarten, dass dann auch Fleischereien öfter geprüft werden", sagt er. Ähnliche Erfahrungen sind vom Zentralverband des Deutschen Bäckerhandwerks zu hören.

Petra Seinsche vom Zentralverband der Augenoptiker und Optometristen berichtet dagegen davon, dass es bislang nicht nur Unterschiede bei den Branchen gibt, sondern dass die Bundesländer unterschiedlich intensiv prüfen. Das bestätigt auch der Steuerexperte Gerd Achilles, der sich auf Kassenprüfungen spezialisiert und schon viele Handwerksbetriebe geschult hat. So gebe es Länder, die bereits Prüfer gezielt losschicken, um die Kassen zu prüfen, andere Länder gehen mit dem neuen Instrument der Kassen-Nachschau eher noch zurückhaltend um. "Immerhin müssen das meist die gleichen Prüfer erledigen, deren Aufgabe auch die normalen Betriebsprüfungen sind", sagt Achilles und verweist auf die knappe Personallage in vielen Finanzämtern.

EC-Kartenumsätzen im Kassenbuch: Prüfer erkennen formelle Mängel

Petra Seinsche kann – anders als es aus anderen Branchen zu vernehmen ist – jedoch schon von Fällen berichten, in denen Prüfungen stattfanden. "Meist durch Testkäufe, bei denen die Prüfer versuchten Fehler zu entdecken. Dabei geht es meist um formale Fehler beim Buchen der Summen in der Kasse", sagt sie. In ihrer Branche, in der viele Kunden die nicht immer ganz günstigen Brillen oder Kontaktlinsen per EC-Karte bezahlen, hat sich ein ganz spezielles Problem gezeigt, auf das das Bundesfinanzministerium auch schon mit einem entsprechenden Erlass reagiert hat.

In die Kassen fließen entsprechend nicht nur Bareinnahmen ein und müssen verbucht werden, sondern auch EC-Kartenumsätze. Die Erfassung von EC-Kartenumsätzen im Kassenbuch stellt einen formellen Mangel dar – hier soll es nur um Bargeld gehen. Das geschieht jedoch systembedingt meist nicht derart getrennt, sondern als Gesamteinkünfte mit der Folge, dass die EC-Karten-Beträge in der Kasse fehlen, wenn man das Bare nachzählt. "Am Ende sind zwar immer die richtigen Summen vorhanden, aber eben falsch gebucht und genau das wurde als Fehler registriert", so Seinsche. Dieser Umstand wird jetzt geduldet, wenn die EC-Kartenumsätze gesondert kenntlich gemacht werden oder auf ein gesondertes Konto umgebucht werden.“, erläutert Petra Seinsche. Der neue Erlass besagt zwar nun, dass Betriebsprüfer diesen Fehler nicht mehr beanstanden dürfen, aber es wird dennoch ein Fehler registriert.

Vorsicht Betrug! – Falsche Betriebsprüfer unterwegs

Zudem berichtet Petra Seinsche, dass sie schon von Fällen gehört hat, in denen sich Betrüger als Betriebsprüfer vom Finanzamt ausgegeben haben, um Zugang zur Kasse und entsprechend auch zum vorhandenen Bargeld zu bekommen. "Wir geben den Betrieben deshalb den Rat, dass sich immer einen Nachweis von den Prüfer fordern sollten, dass diese wirklich von zuständigen Finanzamt kommen"; sagt sie.

Dass bereits Kassen-Nachschauen stattgefunden haben, bestätigt auch der Zentralverband des Deutschen Friseurhandwerks, der dazu Rückmeldungen von den Landesinnungsverbänden und Innungen hat. "Unternehmer sollten das Thema unbedingt ernst nehmen und mit einem Steuerberater besprechen", heißt der Tipp des Verbands, der die Themen Kassenführung und Kassen-Nachschau deshalb auch in den thematischen Mittelpunkt des Obermeister-Jahresauftakt-Seminars im Januar stellt.

Kassenführung: Häufig Fehler bei Einzelaufzeichnungen und der Verfahrensdokumentation

Mit dabei ist dort auch Steuerexperte Gerd Achilles, der aus seiner bisherigen Praxis noch von sehr viel Desinteresse berichten kann, die viele Betriebsinhaber dem Thema entgegenbringen. "Das kann teuer werden, denn ohne ordnungsmäßige Kassenführung werden viele Betriebe in eine Schätzung geraten", sagt Achilles und erläutert die häufigsten Fehler, die bislang genau dazu geführt haben, dass die Finanzämter aus einer zeitnahen Kassen-Nachschau auch schon mal eine Steuerprüfung der gesamten Buchführung der vergangenen drei Jahre gemacht haben. "Vor allem fehlende Einzelaufzeichnungen oder formale Fehler im Zusammenhang mit der Verfahrensdokumentation einer Registrierkasse bringen die Betriebe häufig in Erklärungsnot", sagt er.

Konkret bedeutet die Verfahrensdokumentation, dass eindeutig belegt werden muss, wie und nach welchem Ablauf all das dokumentiert wird, was an Einnahmen und Ausgaben über die Kasse läuft. Ganz banal gehört dazu auch, dass die Gebrauchsanweisung der Kasse vorgelegt können werden muss. "Es muss exakt belegt werden, wie die Kasse arbeitet", sagt Achilles. Beim Inhalt der Einzelaufzeichnungen geht es dagegen um genaue Bezeichnungen der Waren oder Dienstleistungen, die abgerechnet werden – also um Brot und Brötchen oder Dauerwellen und Kurzhaarschnitte. "Hier muss grundsätzlich auf Artikelebene aufgezeichnet werden, die Bildung von Warengruppen ist nur noch in Ausnahmefällen erlaubt", sagt Gerd Achilles und weist nochmals darauf hin, dass dies ein Punkt ist, bei dem die Steuerprüfer als erstes hinschauen und schnell Fehler finden. Hier gilt es, Sorgfalt walten zu lassen und das Thema nicht zu unterschätzen.  

Achilles kann aus seiner Erfahrung auch von der Problematik berichten, wie mit Kundendaten umzugehen ist, etwa wenn ein Kunde am Telefon beim Friseur einen Termin macht und dafür den Namen angibt. Auch das Geldwäschegesetz gebe Regeln vor, beispielsweise bei Kauf von Schmuck beim Goldschmied, wenn die Barzahlung 10.000 Euro übersteigt. "Kommen persönliche Daten ins Spiel, gilt es auch die Datenschutzgrundverordnung zu beachten. Wie diese Vorgaben im Einzelfall umzusetzen sind, ohne gegen steuerliche Vorschriften zu verstoßen, ist teils noch unklar", sagt der Steuerfachmann.

Ab 2020 Sicherheitseinrichtung Pflicht: Technik fehlt aber noch

Für die nächste Stufe des Gesetzes, die ab 2020 greift, müssen elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein, die Manipulationen vorbeugen soll. Diese Sicherheitseinrichtung steht bislang aber noch gar nicht zur Verfügung. Zuständig dafür sei das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). "Vor allem diejenigen, die sich jetzt eine neue Kasse kaufen wollen oder müssen, sind verunsichert. Ich rate ihnen, sich vor dem Kauf vom Hersteller bestätigen zu lassen, dass die Kasse mit der technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet werden kann", sagt Gerd Achilles.

Grundsätzlich ist es aber auch weiterhin möglich, ohne elektronische Registrierkasse zu arbeiten – also per offener Ladenkasse. Doch auch dann steht der Unternehmer in der Pflicht, alle Dokumentationspflichten zu erfüllen, ggf. müssen Einzelaufzeichnungen auf Papier geführt werden. "Die sogenannten Schubladenkassen werden sicherlich verstärkt in den Blick genommen", sagt Achilles.

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