Weisungsrecht Handy am Arbeitsplatz: Wie Sie praxistaugliche Regeln aufstellen

Smartphones, soziale Medien oder Messenger-Dienste wie Whatsapp gehören für die meisten Menschen zum alltäglichen Leben. Die Nutzung während der Arbeitszeit sollten Arbeitgeber regeln. Zeitgemäße Lösungen sind dabei wirkungsvoller als ein Verbot.

Mann in einer blauen Latzhose hält ein Handy in der Hand
Die Nutzung eines Handys während der Arbeitszeit vollständig zu verbieten, ist möglich, aber unrealistisch. - © Aycatcher - stock.adobe.com

Viele werden das kennen: Die Mitarbeiter oder Kollegen schauen regelmäßig auf ihr Smartphone, um keine Nachricht zu verpassen. Schnell wird über Whatsapp gechattet oder etwas gegoogelt. Für den Arbeitgeber kann sich das auf vielerlei Weise negativ auswirken: Die Konzentration auf die eigentliche Arbeit leidet, wodurch die Produktivität abnimmt. Oder dem Kunden fällt das Verhalten negativ auf und er beschwert sich. Auch könnte bei einer starken Nutzung des Smartphones das Betriebsklima leiden, weil es Kollegen beim Arbeitsablauf aufhält. Mitunter kann die Nutzung des Smartphones sogar gefährlich werden, weil sich durch die Ablenkung das Unfallrisiko erhöht.

Viele Arbeitnehmer greifen aber gern zum Smartphone, gerade bei Leerlaufzeiten zum Beispiel auf Baustellen oder beim Warten auf den nächsten Kunden. Viola Bischoff von der Handwerkskammer (HWK) Konstanz hört das immer wieder von den Betrieben, die sie rechtlich berät. "Oft ist den Arbeitnehmern auch nicht klar, was sie in Leerlaufzeiten alles machen sollten oder können. Hier können klare Arbeitsanweisungen helfen." Das ist natürlich nicht der einzige Rat für Arbeitgeber zum Umgang mit Smartphones, sozialen Medien und Messenger-Diensten. Zunächst sollte aber bekannt sein, was rechtlich gilt.

Darf der Arbeitgeber die Nutzung des privaten Smartphones untersagen?

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber ein Weisungsrecht gegenüber seinem Arbeitnehmer. Grob ausgedrückt: Er entscheidet nicht nur was gearbeitet wird, sondern auch wie. Insofern kann der Arbeitgeber die private Nutzung von Smartphones während der Arbeit grundsätzlich untersagen. "Der Arbeitnehmer hat keinen Rechtsanspruch auf eine Privatnutzung", sagt Bischoff von der HWK Konstanz. Dies gilt sowohl für das private Smartphone als auch für andere digitale Geräte wie zum Beispiel Laptops. Auch Smartwatches wären von solch einem Verbot betroffen. Aber: Das Nutzungsverbot beschränkt sich auf die Arbeitszeit. "In den festgeschriebenen täglichen Pausen sind solche Sanktionen bei Privatgeräten unzulässig", so Bischoff. 

Muss der Arbeitnehmer nicht für private Notfälle erreichbar sein?

In der Praxis stößt ein komplettes Verbot der privaten Nutzung von Smartphones und Co schnell an Grenzen: Der Arbeitgeber muss nämlich dafür Sorge tragen, dass der Arbeitnehmer im Notfall erreichbar ist. Beispielsweise wenn das Kind wegen einer akuten Erkrankung vom Kindergarten abgeholt werden muss. Grundsätzlich kann die Erreichbarkeit auch über den Telefon-Festanschluss des Betriebes zugesichert werden. Das Problem dabei ist aber, dass Situationen denkbar sind, in denen dieser Festanschluss besetzt ist oder aus anderen Gründen nicht erreichbar. Oder dass es bei außer Haus arbeitenden Handwerkern zu lange dauert, bis der betroffene Arbeitnehmer über die Zentrale vom Notfall unterrichtet werden kann.

Richard Schweizer, Justiziar von der HWK Reutlingen, sagt daher, dass es für Notfälle Ausnahmen vom Smartphone-Verbot geben sollte. Das gelte auch bei dienstlich veranlasster privater Kommunikation, zum Beispiel wenn der Arbeitnehmer zu Hause Bescheid sagen möchte, dass er wegen kurzfristig zustande gekommener Überstunden später von der Arbeit zurückkommt.

Wie kann eine praxistaugliche Regelung zum Umgang mit Smartphone und Co aussehen?

Eine komplette Untersagung der Privatnutzung dürfte heute nicht mehr zeitgemäß sein. "Das könnte insbesondere junge Fachkräfte extremst abschrecken", sagt Schweizer. Daher werde die Nutzung vielfach explizit erlaubt. "Oder es existiert zumindest eine betriebliche Regelung dahingehend, dass die private Nutzung in gewissem Rahmen erlaubt ist." Schweizer ergänzt: "Wichtig im Handwerk ist vor allem auch die Unfallvermeidung." Daher sollte ein klares Verbot ausgesprochen werden bei unfallträchtigen Tätigkeiten wie beispielsweise bei Arbeiten auf Leitern oder Gerüsten, an Maschinen oder beim Autofahren. Auch in Bereichen, die von Industriespionage bedroht sein könnten, sind klare Regelungen überaus ratsam. "Gegebenenfalls sollte man zudem regeln, dass die Nutzung beim Kunden zu vermeiden ist, da dies einen schlechten Eindruck machen kann".

Auch Bischoff glaubt, dass ein komplettes Verbot nicht zielführend sei. "Eine Nutzungszeit von 15 Minuten täglich kann hilfreich und praktikabel sein." Dabei sollte den Arbeitnehmern bewusst sein, dass diese 15 Minuten nicht täglich ausgeschöpft werden müssen und die vorgeschriebenen Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz nicht dazugehören. "Der Nachteil ist jedoch, dass diese Nutzungsdauer nicht direkt kontrollierbar ist", so Bischoff. Der Arbeitgeber müsste demnach ein Auge auf seine Mitarbeiter haben und notfalls auf einzelne Mitarbeiter zugehen. Wichtig ist zudem, dass der Grundsatz der Gleichbehandlung berücksichtigt wird und für alle Mitarbeiter die gleichen Regelungen gelten.

Reicht eine mündliche Vorgabe durch den Vorgesetzten?

Mündliche Vorgaben allein sind nicht zu empfehlen. Die Bestimmungen für den Umgang mit privaten Smartphones, sozialen Medien und Messenger-Diensten während der Arbeitszeit sollten lieber schriftlich in einer Betriebsordnung möglichst genau geregelt sein, um im Fall eines Verstoßes darauf Bezug nehmen zu können. Sofern ein Betriebsrat existiert, kann mit diesem eine Vereinbarung getroffen werden. Alternativ kann auch mit jedem Arbeitnehmer einzeln eine Dienstvereinbarung geschlossen werden. Bestenfalls wird diese vom Arbeitnehmer unterschrieben.

Was sind mögliche Sanktionen gegen Verstöße?

Sofern Vorgaben zum Umgang mit Smartphones, sozialen Medien und Messenger-Diensten gemacht wurden, sollten diese Regeln auch konsequent durchgesetzt werden. Kommt es zu Verstößen, empfiehlt Justiziar Schweizer: "Erst mündlich ermahnen, dann gegebenenfalls schriftlich abmahnen und bei weiterem Verstoß kündigen." Ein allzu strenges Vorgehen könnte sich allerdings negativ auf das Betriebsklima auswirken, Fingerspitzengefühl ist also gefragt. Ein unverhältnismäßig hoher Konsum von sozialen Medien kann im Übrigen auf eine Mediensucht hinweisen. Für Betroffene gibt es diverse Beratungs- und Hilfsangebote wie beispielsweise von den Kompetenzzentren Mediensucht vom Baden-Württembergischen Landesverband für Prävention und Rehabilitation. Gibt es Hinweise auf eine Sucht, müsste dem Arbeitnehmer zunächst die Chance eingeräumt werden, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen und damit seinem Fehlverhalten entgegenzuwirken.

Was ist bei Diensthandys zu beachten?

Wenn Mitarbeiter geschäftlich kommunizieren, sollte dies nicht über ein privates Smartphone getan werden. Damit könnte gegen den Datenschutz verstoßen werden. Außerdem gilt: Wird ein Diensthandy überlassen und gleichzeitig die private Nutzung gestattet, kann der Arbeitgeber aus datenschutzrechtlichen Gründen regelmäßig das Handy nicht überprüfen, sagt Schweizer. "Das geht nur, wenn die private Nutzung untersagt ist. Das gilt auch für den PC am Arbeitsplatz." Daher empfiehlt Bischoff für den Fall, dass die private Nutzung des Diensthandy oder des beruflichen E-Mail-Accounts nicht explizit untersagt wird, eine spezielle Regelung in der Dienstvereinbarung: "Der Arbeitgeber sollte vom Arbeitnehmer das Einverständnis einholen, dass er ihn vom Fernmeldegeheimnis und Datenschutz entbindet, um bestimmte Zugriffs- und Kontrollmöglichkeiten zu erlangen."