Effektive Zeitplanung Gegen die Aufschieberitis: Wie Sie Prioritäten setzen lernen

Es gibt Aufgaben, die Chefs nicht gerne erledigen – und deshalb auf die lange Bank schieben. Effektiv ist das nicht. Mit diesen einfachen Tipps lernen Unternehmer, Prioritäten festzulegen und diese einzuhalten.

Bauklötze mit Aufschrift A, B und C
Die ABC-Methode hilft dabei, Prioritäten zu setzen. Priorität A steht für "selbst erledigen", B für "später erledigen" und C für "Aufgaben delegieren". - © Cagkan - stock.adobe.com

Es gibt sie: Die ungeliebten Aufgaben, die immer wieder am Ende der Prioritätenliste landen. Eine von Emotionen beeinflusste Priorisierung führt aber nicht auf den effektivsten Weg zum Erfolg. Darum sollten Chefs bei jedem Schritt überprüfen, ob sie sich von Fakten oder von Emotionen leiten lassen. Denn letztlich entscheidet der – meist nicht beeinflussbare – Zeitfaktor und die frei bestimmte Bewertung über die Priorisierung.

Tipp 1: Prioritäten verpflichtend absprechen

Für den Erfolg eines Projektes ist entscheidend, dass sich alle an die Vorgaben halten. Chefs sollten deshalb eine Prioritätsanweisung erstellen, aus der hervorgeht, wann bestimmte Arbeiten beginnen, abgeschlossen werden und wer dafür verantwortlich ist. Gerade bei längeren Prozessen ist es wichtig, die Einhaltung der vereinbarten Termine regelmäßig zu überwachen.

Tipp 2: Kompetenzen beachten

Wer Prioritäten setzt, legt aber nicht nur einen zeitlichen Ablauf fest. Die Führungskraft muss auch bestimmen, welcher Mitarbeiter die nötige Kompetenz mitbringt, um die an ihn delegierte Aufgabe zu lösen. Ist der Mitarbeiter nicht in der Lage, die an ihn gestellten Anforderungen in der gewünschten Zeit zu erledigen, wird der Prioritätsplan scheitern.

Tipp 3: Flexibel bleiben und Prioritäten anpassen

Während eines Prozesses können sich die Grundlagen verändern, auf denen die Priorisierung erfolgte. Bei längerfristigen Prozessen sollten Unternehmer deshalb in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob sich die Basis, auf der sie die Prioritäten gesetzt haben, verändert haben und eine Anpassung Ihrer Priorisierung notwendig ist.

Tipp 4: Ziele detailliert beschreiben

Die Prioritäten einer Aufgabe orientieren sich immer an dem gesetzten Ziel. Es ist deshalb wichtig, das Ziel möglichst detailliert zu beschreiben. Meist ergeben sich aus dieser Beschreibung bereits die einzelnen Aufgaben, die priorisiert werden müssen.

Tipp 5: ABC-Methode nutzen

Die erste Priorisierung ist die tägliche Planung. Hier sind die verschiedenen Aufgaben, die unabhängig voneinander erledigt werden müssen, bewertet und zeitlich festgelegt. Das erledigt sich am besten nach der sogenannten ABC-Methode. Hierbei legen Chefs fest, was sie sofort selbst erledigen (Priorität A), was später erledigt oder delegiert werden kann (Priorität B) und was auf jeden Fall delegiert wird (Priorität C). Dabei geht man nach dem folgenden Schema vor:

Quelle: dhz

Beispiel: So priorisieren Chefs Projekte

Auch bei Projekten geht es um die effektive Zielerreichung. Wollen Chefs aber beispielsweise eine neue Maschine anschaffen, stellt das noch kein Ziel dar. Das Ziel ist beispielsweise die Steigerung der Umsätze in einem bestimmten Segment.

1. Schritt: Zielbeschreibung

Bevor Unternehmer an die eigentliche Priorisierung gehen, sollten sie das Ziel genau definieren und bestimmen. Zunächst prüfen sie, ob die finanziellen und personellen Mittel zur Erreichung des Ziels gegeben sind. Wenn nicht, müssen sie abwägen, ob die zu erwartenden Erlöse zusätzliche Investitionen rechtfertigen bzw. für das Geschäft vertretbar sind. Nur wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, sind die Details des Zielszenarios festzulegen. Dazu sollten alle Arbeitsschritte notiert werden (ohne zu priorisieren).

2. Schritt: zeitliche Reihenfolge

Nun bringen Unternehmer die einzelnen Schritte in eine zeitliche Rangfolge. Sie beginnen mit dem Ziel und gehen dann rückwärts vor. Da jetzt noch nicht absehbar ist, wie lange das Abarbeiten des gesamten Prozesses dauert, markieren sie das Ziel mit 0 und rechnen in Tagen rückwärts:

Beispiel: Ziel = 0, Maßnahme 10 = 0-3, Maßnahme 9 = 10-2, Maßnahme 8= 9-1 usw.

Die verschiedenen Maßnahmen eines Projektes stehen in Verbindung zueinander. Die eine Aufgabe kann erst erledigt werden, wenn eine andere bereits abgeschlossen ist. Entsprechend müssen Führungskräfte die Aufgaben priorisieren. Folgende Fragen sind zu stellen:

  • Ist die Maßnahme zwingend für die Zielerreichung erforderlich? Wenn nicht, diese Aufgabe markieren, um sie vielleicht zugunsten einer wichtigeren Aufgabe zu verschieben oder darauf zu verzichten.
  • Wo muss die Maßnahme in der Zeitachse einsortiert werden?
  • Ist dieser Bereich in der Zeitachse besetzt, sollte man prüfen, ob die Maßnahmen in dem Zeitraum parallel bearbeitet werden können. Wenn dies nicht möglich ist, hat die Maßnahme Vorrang, die zur Zielerreichung am meisten beiträgt.

So arbeiten Unternehmer Maßnahme für Maßnahme ab, bis sie die optimale Reihenfolge entwickelt haben. Da hier die Reihenfolge oft geändert wird, ist die Liste vorzugsweise in einem Tabellenkalkulationsprogramm (z. B. Excel) zu erstellen.