Lösungen finden 3 Methoden, mit denen Sie Probleme im Betrieb kreativ lösen

Schon einmal etwas von der "5-W-Methode", dem "Drei-Phasen-Modell" oder dem "Pareto-Prinzip" gehört? Diese einfachen Kreativmethoden helfen Führungskräfte dabei, Probleme im Unternehmen aufzudecken, Veränderungen bei Mitarbeitern anzustoßen und Zeit effektiver einzuteilen. So funktionieren sie.

Die "5-W-Methode" ist eine Möglichkeit, um zum Kern eines Problems zu gelangen. Dabei fragen Chefs fünf Mal nach dem "Warum?". - © christianchan - stock.adobe.com

Die Ursache für ein Problem im Betrieb ist nicht auszumachen, die Mitarbeiter sträuben sich vor Veränderungen, bei der Arbeit geht viel Zeit für unwichtige Aufgaben verloren – viele Chefs kennen diese Probleme, für die es meist keine unmittelbaren Lösungen gibt. Statt daran zu verzweifeln, können Führungskräfte jedoch kreativ werden. Diese einfachen Modelle bzw. Prinzipien aus dem Bereich Management bilden die Grundlagen dafür:

So finden Sie die Ursache eines Problems im Betrieb

Die Unfälle auf der Baustelle häufen sich, im Team herrscht eine schlechte Stimmung, die Aufträge werden weniger: Es gibt allerhand Probleme, die im Joballtag auf Handwerkschefs zukommen können. Meist liegen die Wurzeln eines Problems aber viel tiefer, als es auf den ersten Blick scheint. Die "5-W-Methode" hilft dabei, zum wahren Kern eines Problems vorzudringen und nachhaltige Lösungen zu finden. Als Urheber der Methode gilt Sakichi Toyoda, ein bekannter japanischer Erfinder und Gründer von Toyota Industries Corporation. Chefs stellen sich bei der 5-W-Methode mehrmals hintereinander die Frage "Warum?", um Schritt für Schritt zur wahren Ursache eines Problems zu gelangen:

Beispiel: Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter hat sich bei einem Sturz verletzt. Worin liegt der Kern des Problems?

  1. Warum? Der Mitarbeiter ist auf einer Ölpfütze ausgerutscht.
  2. Warum? Das Öl lief aus einer der Maschinen.
  3. Warum? Die Dichtung war von schlechter Qualität.
  4. Warum? Es wurden Dichtungen von einem neuen Zuliefer bezogen. Die Produkte des neuen Zulieferers erfüllen die Standards nicht.
  5. Warum? = Wurzel des Problems Der Chef hat die Mitarbeiter angewiesen, die Fertigungskosten zu senken. Hier gilt es nun, die passende Lösung zu finden.

So stoßen Sie Veränderungen bei ihren Mitarbeitern an

Betriebe, die nicht mit der Zeit gehen, sind nicht zukunftsfähig. Oft sind es langjährige Mitarbeiter, die neuen Arbeitsweisen, Aufgaben oder neuer Technik skeptisch gegenüber stehen. Wie aber werden sie offen für wichtige Veränderungen?

Damit Veränderungen im Unternehmen gelingen, ist es wichtig, dass Mitarbeiter ihre Notwendigkeit verstehen. Das besagt im Kern das "Drei-Phasen-Modell" des deutschen Soziapsychologen Kurt Lewin. Dabei handelt es sich um ein bekanntes Grundlagenmodell des Veränderungsmanagements, bei dem Mitarbeiter stark in Veränderungsprozesse miteinbezogen werden.

Das gilt demnach in den drei Phasen von Veränderungen:

  • 1. Phase Unfreezing/Auflockern: In der Auflockerungsphase wird die Veränderung vorbereitet. Chefs sollten bei Mitarbeitern unbedingt das Bewusstsein schaffen, dass die gewünschte Veränderung notwendig ist. Dabei hilft es z. B, die Vorteile der Neuerung immer wieder zu betonen.
  • 2. Phase Moving/Hinüberleiten: Genügend Kommunikation ist auch beim Hinüberleiten der Veränderung wichtig. Es gilt in dieser Phase, betroffene Mitarbeiter in die Veränderungen miteinzubeziehen und sie aufzufordern, diese aktiv mitzugestalten.
  • 3. Phase Freezing/Verfestigen: In der letzten Phase wird die Veränderung in den Arbeitsalltag integriert und zur Normalität. Damit das funktioniert, sollte der Prozess weiterhin überwacht und Unterstützungsmaßnahmen, z. B. Trainings für Mitarbeiter, angeboten werden.

So arbeiten Sie und Ihr Team effizienter

Chefs kennen das: Eine eigentlich unwichtige Aufgabe nimmt im Betriebsalltag viel zu viel Zeit in Anspruch. In diesem Zusammenhang ist das sogenannte "Pareto-Prinzip" interessant, benannt nach dem italienischen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto. Es besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent Anstrengung erreicht werden. Gleichzeitig kann das aber auch bedeuten: Rund 80 Prozent der Anstrengungen sind möglicherweise für die Katz.

Was heißt das für die Praxis? Wer effektiver arbeiten und mehr Zeit für sinnvolle Aufgaben nutzen will, sollte entsprechend der 80/20-Regel die produktivsten 20 Prozent des Gesamtaufwands ermitteln und diese vorantreiben bzw. priorisieren. Dabei lassen sich auch Erkenntnisse gewinnen, die sich möglichwerweise auf die Aufgaben übertragen lassen, die unnötig viel Zeit schlucken. Für die ineffizienten 80 Prozent sollten zudem Alternativen gefunden werden: Eine Möglichkeit wäre, bestimmte Aufgaben an externe Dienstleister auszulagern.

Buchtipp: Kreatives Handbuch für Chefs

© Dorling Kindersley

Die in diesem Artikel vorgestellten Methoden,Tipps und Beispiele stammen aus dem 2020 im Dorling Kindersley Verlag erschienenen Buch "Management einfach erklärt". Das 215-seitige Naschlagewerk enthält neben weiteren hilfreiche Modellen für Führungskräfte zahlreiche farbige Schaubilder, Fallbeispiele und Checklisten, die für den schnellen Input sorgen. Zu den Autoren des Buches zählen ehemalige Manager und Unternehmensberater.

Das Buch ist auch im Holzmann Medienshop erhältlich: Management einfach erklärt Dorling Kindersley; 19,95 Euro; ISBN: 978-3-8310-4112-1