400 Milliarden Euro stecken in Ausschreibungen in Deutschland. Großes Potenzial also für Handwerksfirmen, für die öffentliche Ausschreibungen zum Alltag gehören. Doch es gilt einiges zu beachten, damit es auch klappt. Alexander Seyferth, Mitglied der Geschäftsführung des DTAD Deutscher Auftragsdienst, verrät fünf Tipps, wie Unternehmen die Erfolgschancen steigern können.
1. Einen bleibenden Eindruck hinterlassen
Nur wenige Bieter nutzen die Gelegenheit, sich vor der Abgabe des Angebots mit der Vergabestelle in Verbindung zu setzen. Der Rat des Experten: "Rufen Sie in der zuständigen Vergabestelle an und nehmen Sie durch simple, fachliche Fragen Kontakt auf. Diese Kontaktaufnahme bietet die beste Voraussetzung, um beim Ansprechpartner in Erinnerung zu bleiben und aus der Masse an Bewerbern herauszustechen. Lassen Sie sich auch nicht davon abschrecken, dass eine persönliche Kontaktaufnahme gemäß Vergabeunterlagen nicht erwünscht ist. Zur Vorbereitung einer Bieterfrage, die man im Nachgang dann schriftlich stellt, kann man bei der ausschreibenden Stelle trotzdem oftmals auf offene Ohren stoßen".
2. Auf die Vorgaben der Vergabestellen achten
Bewerber sollten die Ausschreibung ganz genau auf die gewünschten Bewertungsparameter hin prüfen. Ganz wichtig ist es, keine unnötige "Prosa" auszuarbeiten, da die Vergabestelle nur die Angebote in die Wertung einbeziehen, die sich exakt an die Vorgaben halten. Auch hier kann ein enger Kontakt zur Vergabestelle helfen. Da der Umfang für die ausgeschriebenen Aufträge bereits im Vorfeld feststeht, gilt es zudem, die Preisabgabe fest auf die ausgeschriebenen Gewerke oder Materialien auszurichten. "Natürlich haben Unternehmen häufig noch zahlreiche Ideen und Visionen, die ein ausgeschriebenes Projekt weiter optimieren könnten. Den Vergabestellen sind hier jedoch oftmals allein schon aus Gründen der Vergleichbarkeit die Hände gebunden, solche Ideen mit in die Bewertung aufzunehmen - im Zweifel werden sie sogar ausgeschlossen. Nur wenn Nebenangebote ausdrücklich zugelassen sind, sollte man ein Alternativangebot in Erwägung ziehen und dies zusätzlich abgeben", sagt Alexander Seyferth.
3. Bewerbungsverfahren erfolgreich meistern
Mehr Bewerber als viele glauben scheitern bereits in der Anfangsphase der Vergabeverfahren. In manchen Gewerken werden regelmäßig mehr als 50 Prozent der eingereichten Angebote aufgrund formaler Fehler zurückgewiesen. Erfahrene Unterstützung kann in Situationen, in denen die Anforderungen der Vergabestellen oder die rechtlichen Grundlagen unklar sind, helfen. Durch die Teilnahme an Seminaren, so die DTAD Akademie, könne sich langfristig die Erfolgsquote bei Ausschreibungen erhöhen. Seyferth: "Bei Ausschreibungen entscheiden formale Details! Schon eine ungenaue Formulierung in Bezug auf das Gewerk oder den Preis kann zu einem Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren führen. Hier gilt es deshalb mit besonderer Sorgfalt zu arbeiten".
4. Chancen als Subunternehmer ergreifen
Bau- oder Dienstleistungsausschreibung verloren? Unternehmen sollten in diesen Momenten nicht verzagen und stattdessen Informationen zum Ausgang dieses oder ähnlicher aktueller Vergabeverfahren nutzen. Über diese kann man erfahren, wer die laufende Ausschreibung gewonnen hat. "Unterschätzen Sie nicht das Potenzial, das sich aus der Rolle eines Subunternehmers ergeben könnte", rät Seyferth. Schließlich besteht die Möglichkeit, dass der Gewinner des Auftrags gewillt ist, bestimmte Aufgaben an einen erfahrenen Partner zu übertragen. So können Firmen, trotz Ablehnungsbescheid, ihre Expertise einbringen und sich weiterempfehlen. Somit wurde die Ausschreibung zwar nicht direkt gewonnen, eine Mitwirkung am Auftrag ist aber trotzdem möglich.
5. Eine aktive Marktanalyse betreiben
Um schon vor der offiziellen Ausschreibung auf spannende Möglichkeiten aufmerksam zu werden und der Konkurrenz voraus zu sein, sollten Vergabestellen auch beobachtet werden. Seyferth: "Vergibt eine Stelle beispielsweise alle vier Jahre eine bestimmte Ausschreibung, macht es für Unternehmen Sinn, hier bereits im Vorfeld in Kontakt zu treten, um sich auf den Schirm der Auftraggeber zu bringen."
Der DTAD: Mit Berücksichtigung dieser fünf Tipps können Unternehmen entspannter an die nächste Ausschreibung gehen und als Gewinner die Zielgerade erreichen. dhz