Business Card oder Corporate Card, Debit oder Charge, physisch oder virtuell – die Auswahl an Firmenkreditkarten ist groß, die Unterschiede sind es auch. Wer vorschnell unterschreibt, riskiert versteckte Kosten. Sieben Fragen und Antworten, die Handwerksbetrieben bei der richtigen Wahl helfen.
Für Privatpersonen gehören Kreditkarten längst zum Alltag. Nicht ganz so bekannt sind dagegen die Vorteile für kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei können sie gerade hier besonders sinnvoll sein. Doch welche Karte passt zu wem und worauf sollte man bei der Auswahl achten? Sieben Fragen – sieben Antworten.
1. Wodurch unterscheiden sich Firmenkreditkarten von "normalen" Kreditkarten?
Firmenkreditkarten wurden speziell für geschäftliche Anwendungen entwickelt. Wobei in der Praxis zwischen einfachen Business- und umfangreicheren Corporate Cards unterschieden wird. Erstere richten sich vornehmlich an Selbstständige, Freelancer und kleine bis mittlere Unternehmen, Corporate Cards sind eher für mittelständische und große Unternehmen konzipiert. Welche Karte sinnvoll ist, hängt in der Praxis aber auch davon ab, wie viele Karten benötigt werden und wie tief die Karte in die Finanzorganisation integriert werden soll.
Grundsätzlich können Firmenkreditkarten etwa das Spesenmanagement sowohl für den Betrieb als auch für die Mitarbeiter erleichtern, die dann keine Kosten mehr auslegen müssen. Dabei ist es möglich, dass mehrere Mitarbeiter eine Karte nutzen oder alle Mitarbeiter eigene bekommen. Für diese lassen sich dann sowohl individuelle Limits festlegen als auch Verwendungszwecke definieren. Durch Firmenkreditkarten werden die Belege automatisch erfasst und alle Transaktionen können einfach zugeordnet werden. Corporate Cards können zudem in Buchhaltungssoftware wie Datev, SevDesk oder Lexoffice integriert werden.
2. Kann jedes Unternehmen Firmenkreditkarten beantragen?
Ja, theoretisch gibt es Firmenkreditkarten für alle Unternehmensgrößen. Allerdings machen einige Anbieter Einschränkungen für bestimmte Unternehmensformen. Die meisten Angebote gibt es für GbRs, KGs, Einzelunternehmen, OHGs und GmbHs.
Für die Höhe des Kreditrahmens spielt darüber hinaus die Finanzsituation des Unternehmens (bei Corporate Cards) und die Bonität des Firmeninhabers (Business Cards) eine große Rolle. Letzterer ist in der Regel auch Inhaber des Kontos und haftet mit eigenen Mitteln – auch wenn die Karte für geschäftliche Zwecke genutzt wird. Bei Corporate Cards steht dagegen das Unternehmen für alle Umsätze und Schulden gerade.
3. Wie genau läuft die Antragstellung ab?
Inzwischen können fast alle Karten online beantragt werden. Benötigt werden zum einen Handelsregisterauszug, Gewerbeanmeldung oder Nachweis über die selbstständige Tätigkeit sowie ein Identitätsnachweis, meist über ein Video-Ident- oder Post-Ident-Verfahren.
Zum anderen werden in der Regel – abhängig vom gewünschten Kreditrahmen – Bilanzen, BWA und/oder Kontoauszüge verlangt.
Wichtig: Wer eine geschäftliche Kreditkarte beantragt, muss nicht zwangsläufig ein zusätzliches Geschäftskonto bei derselben Bank eröffnen. Zwar wird dies oft verlangt, es gibt aber auch Anbieter, die Karten ohne angebundenes Konto offerieren.
4. Besser eine Debit- oder eine Charge Card?
Rein äußerlich unterscheiden sich beide Arten nicht. Die Krux liegt in der Funktionsweise: Bei Debitkarten wird jeder Umsatz sofort vom Geschäftskonto abgebucht. Bei echten Kreditkarten, den sogenannten Charge Cards, liegt dagegen ein Verfügungsrahmen zugrunde und die Umsätze werden erst am Monatsende oder zu einem vereinbarten Zeitpunkt fällig. Für Nutzer haben sie somit noch den weiteren Vorteil, dass sie finanziellen Spielraum schaffen, die Liquidität verbessern und bei kurzfristigen Finanzierungen helfen können.
Es gibt aber auch Argumente für eine Debitkarte. So kann sie besonders in kleineren Unternehmen erste Wahl sein, wenn es vorrangig um die Kontrolle der Liquidität in Echtzeit geht. Außerdem ist sie in der Regel günstiger und oft kostenlos erhältlich. Zudem verzichten viele Anbieter hier auf eine Bonitätsprüfung.
5. Mit welchen Kosten muss man grundsätzlich rechnen?
Diese Frage ist schwer zu beantworten. Tests von Finanzzeitschriften und Verbraucherportalen zeigen immer wieder, dass es bei Kosten und Gebühren enorme Unterschiede gibt. So verlangen manche Anbieter auch bei echten Kreditkarten gar keine Jahresgebühr, diese kann aber auch deutlich über 100 Euro liegen. Außerdem ist es möglich, dass es dadurch teuer wird, dass die Karte an die Eröffnung eines bestimmten – dann kostenpflichtigen – Geschäftskontos gebunden ist.
Schlimmer noch: Die Jahresgebühren alleine sind nicht immer aussagekräftig. Denn ebenso können zusätzliche Kosten variieren. Gebühren für Bargeldabhebungen etwa werden mal grundsätzlich, mal nach Verbrauch eines Kontingents und mal nur für Abhebungen an fremden Automaten fällig. Und ebenso werden Bezahlvorgänge in Fremdwährungen oder außerhalb der EU-Zone sehr unterschiedlich behandelt. Insbesondere Betriebe, für die diese Prozesse relevant sind, etwa weil häufig Geschäftsreisen ins Ausland anstehen, sollten immer gut recherchieren und vor Abschluss einen detaillierten Blick ins Kleingedruckte werfen.
6. Kann es sich lohnen, Premiumkarten zu wählen?
Sogenannte Premiumkarten enthalten meist zusätzlich Reiseversicherungspakete und/oder Bonus- beziehungsweise Cashbackprogramme. Zu den Versicherungspaketen gehören etwa Auslandsreisekranken-, Mietwagen-Vollkasko- oder Gepäckversicherungen sowie oft Kfz-Schutzbriefe. Werden diese benötigt, kann sich der Griff zu Goldkarten, so eine ebenfalls verbreitete Bezeichnung, durchaus lohnen, zumal längst nicht alle Goldkarten teurer als andere Karten sind. Allerdings sollte vorab überprüft werden, ob diese Risiken nicht bereits anderweitig abgesichert sind. Doppelversicherungen helfen im Schadensfall nicht und können zu Problemen führen.
Tipp: Welches Angebot für wen am besten passt, lässt sich am besten über Vergleichsportale wie Check24 oder Verivox recherchieren. Zudem gibt es regelmäßige Tests.
7. Was gibt es sonst noch zu beachten?
Die Ausgabeform kann ebenfalls wichtig sein. So gibt es Anbieter, die Kreditkarten ausschließlich in physischer Form ausgegeben, bei anderen kann der Kunde individuell festlegen, ob er eine physische oder eine virtuelle Version erhalten möchte. Und immer mehr Kreditinstitute gehen auch dazu über, automatisch beide Varianten auszustellen.
Entscheidend ist also, wofür die Karte benötigt wird. Gehören Barabhebungen zum Geschäftsalltag oder müssen regelmäßig Mietwagen beziehungsweise Hotels mit Kaution vor Ort gebucht werden, ist die Plastikvariante unabdingbar.
Und noch einen Aspekt sollten Interessenten auf dem Schirm haben. In puncto Erreichbarkeit per Mail oder Telefon, auch das zeigen regelmäßig Tests, weisen einige Anbieter große Mankos auf. Manche haben sogar nicht einmal eine Hotline. Wer also Wert auf einen guten Kundenservice legt, prüft dies besser vorab.