Bei bargeldintensiven Handwerksbetrieben sind die Prüfer der Finanzämter besonders streng, wenn es um die Kassenführung geht. Bereits bei kleinen Mängeln drohen Steuernachzahlungen. Am 31. Dezember 2022 läuft eine Übergangsregelung aus. Einige Handwerksbetriebe müssen ihr Kassensystem nachrüsten.
Steuerliche Anforderungen an elektronische Kassensysteme
Seit dem 1. Januar 2020 gilt die Verpflichtung, elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Diese Pflicht für Unternehmer ist in Paragraph 146a der Abgabenordnung in Verbindung mit Paragraph eins der Kassensicherungsverordnung zu finden. Seit dem 1. Januar 2020 dürfen Kassensysteme, die nicht mit einer solchen TSE nachrüstbar sind, nicht mehr verkauft werden.
Praxis-Tipp: Da die Anbieter der Kassensysteme die technischen Voraussetzungen für die TSE zum 1. Januar 2020 noch nicht anbieten konnten, wurden verschiedene Nichtbeanstandungsregelungen vom Bundesfinanzministerium und von den Finanzbehörden der Länder verabschiedet. Grundsätzlich wurde erwartet, dass die TSE spätestens ab 31. März 2021 in der elektronischen Registrierkasse verbaut waren. War auch diese Frist nicht zu halten, halfen nur noch individuelle Fristverlängerungsanträge nach Paragraph 148 der Abgabenordnung, um steuerlich keine Nachteile zu erleiden.
Übergangsregelung bis Ende 2022 für nicht nachrüstbare Kassen
Für elektronische Registrierkassen, deren Kassensystem nicht mit der TSE aufrüstbar war, gewährte das Bundesfinanzministerium eine Übergangsregelung. Für elektronischen Kassen, die zwischen dem 26. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 für den Betrieb gekauft wurden, sollten die Finanzämter es nicht beanstanden, wenn diese Kassen bis zum 31. Dezember 2022 ohne TSE weiter genutzt werden.
Praxis-Tipp: Das bedeutet also im Umkehrschluss, dass veraltete elektronische Kassen, deren Kassensystem nicht mehr mit der TSE aufgerüstet werden konnten, ab 1. Januar 2023 nicht mehr genutzt werden dürfen. Wer solche Kassen dennoch ab dem 1. Januar 2023 nutzt, riskiert bei Prüfungen des Finanzamt Zuschätzungen zu Umsatz und Gewinn und schlimmstenfalls ein Steuerstrafverfahren wegen Steuerhinterziehung.
Empfohlene Vorgehensweise bis zum 31. Dezember 2022
Wer also bislang veraltete elektronische Registrierkassen im Handwerksbetrieb nutzte, die nicht mit der TSE aufgerüstet werden können, und noch keine neue Kasse gekauft hat, muss also sofort aktiv werden und sich bis spätestens 1. Januar 2023 eine neue elektronische Registrierkasse mit TSE kaufen.
Um Mängel bei der Kassenführung ab 1. Januar 2023 zu vermeiden, empfiehlt es sich folgende Vorgehensweise, sollte bis heute noch keine neue Kasse gekauft worden sein:
- Betriebsinhaber sollten mit Ihrem Steuerberater sprechen, welche Kasse und welches Kassensystem das geeignetste ist. Der Berater dürfte hier die größte Erfahrung haben.
- Nach dem Kauf einer neuen elektronischen Registrierkasse mit TSE sollte schnellstmöglich das Personal geschult werden. So lassen sich Kassenmängel vermeiden.
- Sollte die neue Kassensoftware angepasst werden, muss das in einer Verfahrensdokumentation schriftlich festgehalten werden.
Denkbare Alternative: Offene Ladenkasse
Wer es zeitlich nicht schafft, seine elektronische Alt-Kasse ohne TSE bis zum 1. Januar 2023 durch eine neue elektronische Kasse mit TSE auszutauschen, kann auch einen ganz anderen Weg gehen. Er kann übergangsweise bis zum Kauf einer neuen E-Kasse einfach eine offene Ladenkasse verwenden.
Das Führen einer offenen Ladenkasse ist nach wie vor erlaubt. Damit die Kassenführung mit einer offenen Ladenkasse vor den strengen Augen des Finanzamts standhält, müssen jedoch umfangreiche Aufzeichnungspflichten erbracht werden.
Welche Aufzeichnungspflichten bei einer offenen Ladenkasse zu erfüllen sind, kann einem Merkblatt der Oberfinanzdirektion Karlsruhe entnommen werden, das regelmäßig aktualisiert wird. Das Merkblatt zur steuerlichen Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung ist hier zu finden.