Das Bundesfinanzministerium hat einen Referentenentwurf vorgelegt: Ab 1. Januar 2028 sollen selbständige Handwerker mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz zwingend auf eine elektronische Registrierkasse umsteigen. Der Entwurf ist noch kein geltendes Recht – enthält aber bereits konkrete Sanktionsregelungen und Kostenkalkulationen. Was konkret geplant ist.
Das Bundesfinanzministerium hat am 7. August 2026 den Referentenentwurf für ein "Gesetz zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts" veröffentlicht. Dieser Gesetzesentwurf enthält die neuen Steuerspielregeln und erklärt, wer künftig keine offene Ladenkasse mehr benutzen darf. Ein weiteres Ziel: Die Belegausgabe in Papierform soll abgeschafft werden. Ein Blick in den Entwurf und seine Bedeutung für Handwerksbetriebe:
Zeitfenster für die elektronische Kassenpflicht
Vorab gleich zur Beruhigung: Die Betroffenen haben noch ein bisschen Zeit. Die Kassenpflicht soll ab 1. Januar 2028 gelten. Ab diesem Datum müssen selbstständige Handwerker unter bestimmten Voraussetzungen von der offenen Ladenkasse auf eine elektronische Registrierkasse umsteigen. Dasselbe Startdatum gilt für die Abschaffung der Belegausgabepflicht in Papierform.
Praxis-Tipp: Kassenpflicht hat nicht nur Nachteile
Eigentlich ist die Einführung der Kassenpflicht nicht unbedingt ein Nachteil. Denn wer eine offene Ladenkasse führt, muss umfangreiche Aufzeichnungen erstellen. Diese Aufzeichnungspflichten übernimmt künftig die elektronische Registrierkasse. Mit anderen Worten: Selbständige Handwerker sparen sich künftig möglicherweise viel Zeit und Bürokratie. Auch die Angst vor horrenden Investitionskosten für den Umstieg von der offenen Ladenkasse zur elektronischen Registrierkasse dürfte unbegründet sein. In der Gesetzesbegründung werden Investitionskosten für die Hardware auf 400 Euro bis 575 Euro geschätzt. Wer in eine cloudbasierte Kasse investiert, muss wohl nur rund 100 Euro Kaufpreis einkalkulieren.
Das sind die geplanten Regelungen zur Kassenpflicht
Ab 1. Januar 2028 gilt nach § 146b Abgabenordnung-Entwurf Folgendes: Steuerpflichtige, die als Handwerker selbständig sind und deren Gesamtumsatz 100.000 Euro im Kalenderjahr überschreitet, müssen ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Abgabenordnung (z.B. elektronische Registrierkasse) verwenden (=Kassenpflicht).
Überschreitet ein selbständiger Handwerker erstmalig die Umsatzgrenze von 100.000 Euro, dann startet die Kassenpflicht ab dem 1. April des Folgejahres.
Praxis-Tipp: Umsatzgrenze zur Kassenpflicht stammt von der Kleinunternehmerregelung
Bei der Umsatzgrenze von 100.000 Euro ist auf die Definition zum Gesamtumsatz im Rahmen der Kleinunternehmerregelung im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 Umsatzsteuergesetz abzustellen. Will heißen: Bestimmte umsatzsteuerfreie Leistungen sind bei Ermittlung der 100.000-Euro-Grenze nicht einzubeziehen. Auch nicht zu erfassen bei Überprüfung der 100.000-Euro-Grenze sind Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen.
Befreiung von der Kassenpflicht aus Härtefallgründen denkbar
Das Finanzamt kann einen selbständigen Handwerker von der Kassenpflicht befreien, selbst wenn sein Gesamtumsatz die Grenze von 100.000 Euro überschreitet. Denkbar wäre das, wenn ein selbständiger Handwerker am 1. Januar 2028 nur noch kurze Zeit tätig ist und sich anschließend in den Ruhestand verabschiedet.
Zusätzlich zur Kassenpflicht drohen ab 2028 erhebliche Sanktionen
Der Gesetzesentwurf enthält zahlreiche neue Sanktionsregelungen für Unternehmer, die zwar der Kassenpflicht unterliegen, dieser aber ab 1. Januar 2028 pflichtwidrig nicht nachkommen. Sanktionen in Form einer Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren oder einer Geldstrafe drohen künftig auch Personen, die gewerbsmäßig elektronische Aufzeichnungssysteme bewerben oder in Verkehr bringen, mit denen aufgezeichnete Daten nachträglich manipuliert werden können oder mit denen die TSE (zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung) umgangen werden kann.