Viele mittelständische Unternehmen stehen vor einem Paradox: Trotz voller Auftragsbücher und scheinbarer Profitabilität drohen schleichende finanzielle Verluste. Der Grund liegt oft nicht in großen Fehlentscheidungen, sondern in alltäglichen Reibungsverlusten und ineffizienten Prozessen. Deshalb ist Controlling auch in Handwerksbetrieben wichtig.
Kann ein Unternehmen profitabel sein und trotzdem Geld verlieren? Was zunächst wie ein Widerspruch klingt, ist in vielen mittelständischen Betrieben Realität: Die Auftragsbücher sind voll, der Betrieb ist gut ausgelastet – und doch rinnt das Geld durch die Finger. "Unternehmen können durchaus gute Umsätze erzielen, auf dem Papier profitabel wirken und dennoch schleichend Geld verlieren", erklärt Michael Schattmann, Jurist und geschäftsführender Gesellschafter der Schattmann & Partner Wirtschaftskanzlei. "Die größten Verluste entstehen nicht durch falsche Strategien, sondern durch tägliche Reibungsverluste, die niemand wirklich misst. Die Ursache liegt dann nicht im eigentlichen Geschäft, sondern in ineffizienten Abläufen und fehlender Transparenz innerhalb des Unternehmens."
Controlling beginnt mit einem guten Überblick
Es sind also keine großen Fehlentscheidungen, die den Unternehmen zu schaffen machen, sondern kleine Ineffizienzen: unklare Prozesse, schlechte Abstimmung, unnötige Kostenstellen. "Diese summieren sich über Monate zu erheblichen Verlusten, die oft unentdeckt bleiben", warnt Schattmann. Auch zu knapp kalkulierte Preise und unproduktive Zeiten, die im Alltag kaum auffallen, können fatale Auswirkungen haben – gerade in Zeiten steigender Material- und Energiekosten. Hinzu kommen unnötige Nacharbeiten und Reklamationen.
"Besonders problematisch ist dabei, dass vielen Unternehmen der genaue Überblick über tatsächliche Stundenkosten, Prozesskosten oder die Rentabilität einzelner Aufträge fehlt", erläutert Schattmann. "Die Ursache ist daher häufig keine schlechte Auftragslage, sondern eine mangelnde betriebswirtschaftliche Steuerung und fehlende Datenauswertung." Handwerksbetriebe seien von solchen Renditefressern besonders häufig betroffen, weil dort viele Prozesse parallel liefen und Entscheidungen oft spontan im Tagesgeschäft getroffen würden. Gleichzeitig bleibe im stressigen Arbeitsalltag meist wenig Zeit für Controlling oder detaillierte Nachkalkulationen, so der Experte.
Effizienz steigern, Abläufe optimieren
Dabei sind Unternehmen kontinuierlich gefordert, ihre Effizienz zu steigern, die Abläufe zu optimieren und die Kosten im Griff zu behalten, um langfristig erfolgreich wirtschaften zu können. "Unternehmen sind heute nur dann wettbewerbsfähig, wenn interne Prozesse effizient und sicher ablaufen", betont Uwe Bloching, Partner bei der Unternehmensberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PwC. Wichtig seien eine präzise Analyse des Optimierungsbedarfs und darauf aufbauend eine Neugestaltung von Arbeitsabläufen, die entweder intern Ressourcen binden oder extern das Kundenerlebnis maßgeblich beeinflussen.
Das betrifft vielfach auch bürokratische Prozesse innerhalb der eigenen Organisation. Mails, die dem Chef ausgedruckt vorgelegt werden müssen, oder Angebote, die per Fax verschickt werden, weil man das schließlich schon immer so gemacht hat, haben das Potenzial, Unternehmen auszubremsen. "In vielen Unternehmen behindert die firmeninterne Bürokratie den Geschäftserfolg mehr als gesetzliche Regelungen, die zu befolgen sind", warnt Managementexperte und Unternehmensberater Bodo Antonić. "Oftmals sind die Folgen der internen Bürokratie verheerender als die Auswirkungen der gesetzlichen Vorgaben." Es gelte daher, interne Abläufe zu durchforsten und nicht wertschöpfende Betriebsabläufe zu minimieren.
Das allerdings ist leichter gesagt als getan: "Die Differenzierung zwischen überflüssig und wertschöpfend ist zwar theoretisch glasklar, aber in der Praxis äußerst schwierig", sagt Antonić. Denn in jeder Firma gebe es Bürokratieverfechter, die stets zahlreiche scheinbar unumstößliche Gründe vorbringen würden, warum es keine Veränderungen geben dürfe.
Controlling hilft: Prozesse vereinfachen, Kalkulationen überprüfen
Zur Lösung der Probleme sei es wichtig, Prozesse zu vereinfachen und zu standardisieren, Kalkulationen regelmäßig zu überprüfen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren, erklärt Wirtschaftsexperte Schattmann. "Ebenso wichtig ist es, Mitarbeiter stärker einzubinden und betriebswirtschaftliche Auswertungen regelmäßig durchzuführen."
Entscheidend seien dabei vor allem transparente Unternehmensdaten, die Bereitschaft zur Veränderung und ausreichend Zeit für Analyse und Optimierung. Hierfür gilt es, sämtliche zur Verfügung stehenden Daten zu sammeln und auszuwerten. Messbare Werte des Unternehmens sind beispielsweise neben Umsatz und Gewinn auch das Marktvolumen, der Marktanteil, die Reichweite der Social-Media-Kanäle, die Kundenanzahl, Fehlerquoten, Stornoquoten oder Reklamationszahlen.
Wichtig: die eigenen Zahlen und Abläufe analysieren
Für diese kritische Analyse des eigenen Unternehmens braucht es die Fähigkeit, einen Blick in die Zukunft zu werfen. Fachleute sprechen davon, ein "Marktgespür" zu entwickeln. Hilfreich sind dafür insbesondere der Austausch mit Kundschaft und Kolleginnen und Kollegen, die Beobachtung von Wettbewerbern sowie das Netzwerken mit Gleichgesinnten, zum Beispiel auf Veranstaltungen der Handwerkskammer oder der Innung. Mitunter könne auch externe Unterstützung sinnvoll sein – etwa durch den Steuerberater oder einen Unternehmensberater.
Wichtig sei es im ersten Schritt vor allem, die eigenen Zahlen und Abläufe genau zu analysieren, so Schattmann. "Dazu gehören unter anderem Nachkalkulationen von Projekten, eine saubere Zeiterfassung, die Auswertung von Materialverbrauch sowie die Analyse der Auslastung von Mitarbeitern und Maschinen." Hilfreich könnten dabei moderne Controlling-Instrumente, digitale Zeiterfassung, ERP-Software sowie betriebswirtschaftliche Kennzahlen sein. Gerade kleine Abweichungen, die zunächst harmlos erscheinen, könnten dabei zum Problem werden, so der Experte: "Wenn sie sich über viele Projekte hinweg wiederholen, entstehen schnell erhebliche finanzielle Verluste." Das gilt es durch frühzeitiges Gegensteuern unbedingt zu vermeiden.