KI-Agenten können selbstständig handeln und entscheiden. Dem Handwerk versprechen sie eine spürbare Entlastung und Zeitgewinn. Dabei lassen sich die Investitionen erstaunlich niedrig halten.
Der Alltag in vielen Handwerksbetrieben ist von einem ständigen Spagat geprägt: Auf der einen Seite warten die Aufträge auf der Baustelle oder in der Werkstatt, auf der anderen Seite türmen sich im Büro Lieferscheine, Rechnungen und Anfragen.
Wenn das Telefon klingelt, während man gerade beim Kunden auf der Leiter steht, geht der Anruf oft ins Leere – und der Auftrag im schlimmsten Fall an die Konkurrenz. Genau an dieser Schnittstelle setzen moderne Automatisierungslösungen an. Das Zauberwort lautet: KI-Agenten.
Mehr als nur ein Chatbot
Wer bei Künstlicher Intelligenz (KI) nur an Chatbots wie ChatGPT denkt, greift zu kurz. Während diese meist reaktiv auf eine Anfrage reagieren, geht ein KI-Agent entscheidende Schritte weiter: Er handelt selbst.
Tino Mager, KI-Experte und Cloud Solution Architect bei der Telekom MMS, erklärt den Unterschied: "Ein KI-Agent bekommt einen Input – etwa eine Chatnachricht oder eine Meldung des Systems – und kann dann anhand eines vorgegebenen Ziels selbst einen Handlungsweg erarbeiten."
Das Besondere daran sei die Anbindung an die reale digitale Welt des Unternehmens. "Man gibt dem Agenten Werkzeuge an die Hand und lässt ihn innerhalb des Systems interagieren, bis das Ziel erreicht ist." Die Einsatzmöglichkeiten im handwerklichen Alltag sind vielfältig.
Ein klassisches Szenario ist die telefonische Erreichbarkeit. Ein virtueller Agent kann Anrufe entgegennehmen, das Anliegen des Kunden verstehen und direkt auf den digitalen Kalender des Betriebs zugreifen. "Der Agent kann Termine vereinbaren, schauen, wann es für den Anrufer passt, und im Zweifel auch Rückrufe einbauen", so Mager. Für Betriebe, deren Mitarbeiter fast ausschließlich auf Montage sind, bedeutet das einen enormen Service-Gewinn.
Auch bei der Projektkoordination, etwa bei Baubesprechungen mit verschiedenen Gewerken, kann die KI unterstützen. Ein Agentensystem ist in der Lage, im Vorfeld die Agenda mit allen Beteiligten abzustimmen, während des Meetings als stiller Zuhörer ein Transkript zu erstellen und im Nachgang automatisch Aufgaben an die jeweiligen Verantwortlichen zu verteilen.
Ein weiteres Feld ist die fehleranfällige und zeitfressende Prüfung von Lieferdokumenten. Die KI gleicht Bestellmengen, Preise und Strecken ab – und meldet sich nur, wenn es Unstimmigkeiten gibt.
Ohne Daten keine KI
Doch bevor der unsichtbare Kollege seine Arbeit aufnehmen kann, müssen grundlegende Hausaufgaben gemacht werden. Ein KI-Agent kann nur mit Informationen arbeiten, die digital vorliegen. Tino Mager bringt es auf den Punkt: "Wenn der Kalender bisher noch auf Papier mit Zettel und Stift gepflegt wird, muss ich den zumindest in ein virtuelles Format bringen. So ein System kann natürlich nur auf digitalisierte Informationen zugreifen."
Um solche Systeme aufzubauen, müssen Betriebe das Rad nicht neu erfinden. Am Markt gibt es mittlerweile diverse Integrationsplattformen und Open-Source-Lösungen – wie beispielsweise das deutsche Start-up n8n. Diese bieten vorgefertigte Konnektoren, um bestehende Firmensoftware miteinander zu verknüpfen.
Für Betriebe ohne eigene IT-Abteilung empfiehlt sich oft ein Software-as-a-Service-Modell, bei dem das Hosting und die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien (etwa durch Serverstandorte in Deutschland) durch Cloud-Anbieter übernommen wird. Dazu unterstützen die Managed Services von IT-Dienstleistern wie etwa der Deutschen Telekom, die Agenten in die eigene IT-Landschaft zu integrieren.
Investieren in freie Zeit
Bleibt die Frage nach den Kosten. Die Abrechnung erfolgt bei solchen Systemen meist über monatliche Abo-Modelle, basierend auf der Anzahl der ausgeführten Workflows. Für kleinere Betriebe bewegen sich die Einstiegskosten oft in einem niedrigen dreistelligen bis vierstelligen Bereich.
Ob sich das rechnet, hängt vom Leidensdruck des Unternehmens ab. In Zeiten des Fachkräftemangels ist die Entlastung der Mitarbeiter oft wertvoller als die Anschaffung neuer Maschinen. Mager beobachtet dies in vielen Kundengesprächen: "Man sollte betrachten, womit sich die Fachkräfte den ganzen Tag beschäftigen. Werden sie bei organisatorischen Aufgaben entlastet, können sie sich um komplexere Aufgaben kümmern. Das ist vielleicht mehr wert, als ihnen neues Werkzeug zu kaufen, das sie kaum nutzen können, weil sie die ganze Zeit mit Projektplanung beschäftigt sind."
Das letzte Wort hat der Mensch
Die Sorge, dass die KI unkontrolliert agiert, sei unbegründet. In der Praxis hat sich das sogenannte "Human-in-the-Loop"-Verfahren bewährt. "Die Systeme lassen sich so aufbauen, dass ich nicht die ganze Verantwortung und Kontrolle abgebe", beruhigt Tino Mager. "Der KI-Agent generiert einen Vorschlag. Ich schaue dann als Mensch drüber, gebe das frei oder sage, das passt für mich noch nicht. Dann überarbeitet es der Agent." Der Mensch bleibt die finale Instanz.
Wer sich der Entwicklung verschließt, riskiert langfristig den Anschluss zu verlieren, meint der Experte. "Wenn die Konkurrenz durch automatisierte Prozesse schneller auf Kundenanfragen reagiert und durchgehend erreichbar ist, wandern Auftraggeber ab. Handwerker, die jedoch frühzeitig prüfen, an welchen Stellen administrative Schmerzen im Betrieb am größten sind, finden in KI-Agenten mächtige Werkzeuge, um sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren: das eigentliche Handwerk."