Ob eine Danksagung an die treuesten Kunden zu Weihnachten, eine Reklamation mangelhafter Ware oder eine professionelle Kündigung. Auch im digitalen Zeitalter schreiben Unternehmen zu verschiedenen Anlässen noch Briefe. Wer sich dabei jedoch im Ton vergreift, kann schnell einen Imageschaden erleiden. Folgende Tipps helfen Ihnen, einen Brief formal und stilistisch sauber zu formulieren.
"Kleider machen Leute", sagt das Sprichwort. Es könnte aber auch lauten: "Briefe machen Eindruck." Denn genau wie Kleidung sind auch Briefe Ausdruck der Persönlichkeit. Egal, ob es sich um eine Anfrage, eine Bewerbung oder eine Beschwerde handelt: Mit einem flüssig geschriebenen sowie korrekt und individuell gestalteten Brief zeigen Sie Kompetenz, Stil und Selbstbewusstsein. Sie präsentieren sich im besten Licht und verschaffen Ihrem Anliegen die gewünschte Beachtung. Mit einem Brief hat der Empfänger, ob nun Privatperson oder Institution, alle Daten und Unterlagen vor sich liegen, so dass Missverständnisse durch falsch verstandene Informationen nicht so leicht auftreten.
Ein schlecht gestalteter Brief ist jedoch nicht nur schwer zu verstehen, der Unmut des Empfängers darüber erschwert auch die Durchsetzung Ihrer Interessen und das Bild Ihres Briefes wird direkt auf Sie übertragen. Um einen solchen Eindruck zu vermeiden, sollten Sie Ihre Schriftstücke stets leserfreundlich, zweckmäßig und übersichtlich gestalten.
Das Format zählt
Bei der zweckmäßigen Gliederung Ihres Briefes helfen Ihnen die DIN 5008 und 676. Einen übersichtlichen Aufbau erreichen Sie durch Absätze, Aufzählungszeichen und fett gedruckte Wörter. Wenn Sie den Brief per Computer schreiben, nutzen Sie eine möglichst deutliche Schriftart wie Arial oder Times. Die optimale Schriftgröße beträgt 10 bis 12 Punkt. Der Zeilenabstand beträgt eine Zeile. Professionell und seriös wirken Sie, wenn Sie für offizielle Schreiben weißes Briefpapier und einen neutralen Briefumschlag wählen. Bei eher persönlichen Anlässen wie Danksagung, Glückwunsch oder Kondolenz verwenden Sie am besten Briefkarten.
Welche stilistischen und formalen Regeln bei den verschiedenen Anlässen genau gelten, können Sie in einem umfangreichen Leitfaden der Deutschen Post nachlesen. Das Dokument steht hier zum kostenfreien Download bereit. sg