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Steuer 1x1 für Unternehmer und Arbeitnehmer Fortbildung: So setzen Sie die Kosten steuerlich ab

Das Thema Fortbildung ist für Unternehmer und Arbeitnehmer entscheidend, um Kunden ihre Handwerkerleistungen auf technisch höchstem Niveau anbieten zu können. Mit von der Partie ist bei einer Fortbildung auch das Finanzamt. Wie Sie Fortbildungskosten steuersparend absetzen.

Weiterbildung
Lebenslanges Lernen: Fortbildungen sind allerdings nicht immer günstig. Doch viele Kosten können Sie steuerlich absetzen. -

In der Praxis stellen sich Fragen wie "Kann der Arbeitgeber die Fortbildungskosten eines Arbeitnehmers steuer- und abgabenfrei übernehmen?" oder "Gibt es Besonderheiten für Unternehmer bei Fortbildungsreisen im Ausland?".

1. Steuer- und abgabenfreie Erstattung von Fortbilungskosten

Übernimmt der Handwerksbetrieb die beruflichen Fort- und Weiterbildungskosten für einen Mitarbeiter, sind diese Zahlungen steuer- und abgabenfrei, wenn die Fortbildungsmaßnahme im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird (Richtlinie 19.7 Abs. 1 der Lohnsteuerrichtlinien).

Praxis-Tipp: Möchte ein Arbeitnehmer eine berufliche Fortbildung absolvieren, empfiehlt es sich, dass der Arbeitgeber den Vertrag mit dem Bildungsinstitut abschließt und eine Rechnung auf den Namen des Handwerksbetriebs erhält.  
Das hat folgende Vorteile:
- Durch die Beauftragung der Fortbildungsmaßnahme signalisiert der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer die Fortbildungsmaßnahme im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse absolviert.
- Das sichert die Steuer- und Abgabenfreiheit der Kosten für die Fortbildung.
- Lautet die Rechnung des Bildungsinstituts auf den Namen des Handwerksbetriebs, kann – sofern Umsatzsteuer ausgewiesen wird – eine Vorsteuererstattung beim Finanzamt geltend gemacht werden.

 1.1  Rechnung lautet auf den Namen des Arbeitnehmers

Es ist jedoch auch zulässig, dass der Arbeitgeber Fortbildungsmaßnahmen erstattet, für die sich der Arbeitnehmer angemeldet und eine Rechnung erhalten hat. Die Steuer- und Abgabenfreiheit der Fortbildungskosten ist bei dieser Konstellation gesichert, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind (BMF, Schreiben v. 13.4.2012, Az. IV C 5 – S 2332/07/0001):

  • Der Arbeitgeber hat die Übernahme bzw. den Ersatz allgemein oder für die besondere Bildungsmaßnahme zugesagt und der Arbeitnehmer hat im Vertrauen auf diese zuvor erteilte Zusage den Vertrag über die Bildungsmaßnahme abgeschlossen. 
  • Die Zusage zur Kostenübernahme muss also vor dem Abschluss des Bildungsvertrags gewährt worden sein.

Um in diesen Fällen des aus ganz überwiegend betrieblichem Interesse gewährten Arbeitgeberersatzes einen Werbungskostenabzug für die vom Arbeitnehmer wirtschaftlich nicht getragenen Aufwendungen auszuschließen, hat der Arbeitgeber auf der ihm vom Arbeitnehmer zur Kostenübernahme vorgelegten Originalrechnung die Höhe der Kostenübernahme anzugeben und eine Kopie dieser Rechnung zum Lohnkonto zu erstellen.

1.2 Zuzahlungen des Arbeitgebers können auch lohnsteuerpflichtig sein

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die berufliche Fortbildung nur bei Bestehen der Prüfung, ist die Übernahme der Kosten nicht steuerfrei. Bei den übernommenen Fortbildungskosten handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn (OFD Nordrhein-Westfalen, Kurzinformation v. 25.10.2017).

Der Arbeitnehmer kann für die Kosten im Rahmen der beruflichen Fortbildung als Werbungskosten geltend machen. Besteht er die Abschlussprüfung bzw. bekommt ein Zertifikat und der Arbeitgeber zahlt die Fortbildung, wird im Jahr der Übernahme der Fortbildungskosten Lohnsteuer auf die Zahlung des Arbeitgebers fällig.

2. Fortbildungskosten mit Urlaub verbinden

Nimmt ein Arbeitnehmer oder ein Unternehmer an einer Fortbildungsveranstaltung teil und hängt an diese Fortbildung ein paar Tage Urlaub an, müssen die An- und Abfahrtskosten sowie die Übernachtungskosten in abziehbar und nicht abziehbare Betriebsausgaben aufgeteilt werden.

Praxis-Tipp: Die Aufteilung erfolgt nach Zeitanteilen. Unternehmer sollten hier eine Art Tagebuch führen, wie sie den Tag von 8 bis 18 Uhr verbracht haben. Aufgrund dieser Aufzeichnungen ergeben sich die prozentualen Zeitanteile, die privat und betrieblich veranlasst waren.

Beispiel: Unternehmer Heinz Wohlgemut nahm im Jahr 2017 an einer Fortbildungsveranstaltung für Inhaber von Handwerksbetrieben im Ausland teil. Die Fortbildung dauerte 10 Tage. Danach hängte er an diesem Ort noch 5 Tage Urlaub an. Die Aufzeichnungen zum Tagesverlauf ergaben danach, dass Heinz Wohlgemut zu 66,67 Prozent betrieblich im Ausland war und zu 33,33 Prozent aus privaten Gründen. Im Rahmen der Fortbildung fielen folgende Kosten an: Teilnahmegebühr für Fortbildung 2.000 Euro, Hin- und Rückreise 600 Euro, Übernachtungskosten 1.500 Euro.

Folge: Die angefallenen Kosten im Zusammenhang mit der Fortbildung sind in folgender Höhe als Betriebsausgabe abziehbar:

Kostenart Prozentual als Betriebsausgabe abziehbar Abziehbar in Euro
Teilnahmegebühren für Fortbildung 100 Prozent 2.000,00 Euro
An- und Abreisekosten 66,67 Prozent 400,02 Euro
Übernachtungskosten 66,67 Prozent 1.000,05 Euro
Gesamter Betriebsausgabenabzug 2017   3.400,07 Euro

Je höher die Kosten und je attraktiver das Reiseland, desto höher sind die Anforderungen an die Nachweise zum Tagesablauf. Wer keine Aufzeichnungen vorlegen kann, muss sogar mit dem kompletten Abzugsverbot für die angefallenen Kosten rechnen.

2.1  Mit Lerntreffen Steuern sparen

Absolvieren Arbeitnehmer oder Unternehmer eine berufliche Fortbildung und treffen sich vor der Prüfung regelmäßig mit Kursteilnehmern zu Lerntreffen, sind die Fahrten dorthin steuerlich als Betriebsausgaben abziehbar (Fahrt mit Privat-Pkw 0,30 Euro je Kilometer; bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel: tatsächliche Kosten).

Praxis-Tipp: Hier erwartet das Finanzamt aber minutiöse Aufzeichnungen, was bei diesen Lerntreffen alles gepaukt oder besprochen wurde. Betragen die Freizeitaktivitäten dieses Treffens mehr als 10 Prozent, ist kein Betriebsausgabenabzug zulässig.

 3. Problematische Reisen: Finanzamt ist im Bilde

Nicht selten bieten Veranstalter Reisen an touristisch attraktive Orte im Ausland oder an Orte an, an denen gerade Sport-Events wie die Fußball-WM stattfinden, und garnieren diese Reisen mit ein bisschen beruflicher Fortbildung.

Die Finanzämter sind hierüber meist im Bilde und überprüfen in aller Regel, ob die Kosten in abziehbare Betriebsausgaben und nicht abziehbare Betriebsausgaben aufgeteilt wurden. Hier dürfte der größte Teil der Kosten nicht abziehbar sein.

Praxis-Tipp: Seien Sie hier also immer ehrlich. Denn wollten Sie dem Finanzamt die Kosten für eine Kreuzfahrt als Betriebsausgaben unterjubeln, auf der alle fünf Tage ein betriebliches Seminar (keine Besuchsverpflichtung) angeboten wurde, machen Sie sich unglaubwürdig. Das könnte ein Nachspiel haben (z.B. Feststellung einer Steuerhinterziehung, Anordnung einer Betriebsprüfung).

4. Fortbildungstipps für Arbeitnehmer

4.1  Computerkurs als Werbungskosten absetzbar

Wer die Kosten für einen Computerkurs in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend macht, muss sich darauf gefasst machen, dass ihm dieser Ausgabenposten gestrichen wird. Der Finanzbeamte wird dies damit begründen, dass die erworbenen Kenntnisse auch privat genutzt würden und zudem PC-Kenntnisse ebenso wie ein Auto-Führerschein heutzutage zur Allgemeinbildung gehören. Dagegen aber sollten Sie sich wehren.

Aufwendungen für einen Computerkurs sind als Werbungskosten absetzbar, sofern Sie die PC-Kenntnisse konkret für die berufliche Tätigkeit benötigen. Ist dies der Fall, muss das Finanzamt auch die Kosten für einen Computer-Grundkurs anerkennen. Denn auch ein Grundkurs in einer Fremdsprache ist absetzbar, wenn die berufliche Tätigkeit Fremdsprachenkenntnisse erfordert.

Das Finanzgericht Rheinland-Pfalz hat die Kosten für einen Computerkurs für Anfänger als Werbungskosten anerkannt (FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 24.10.2005, Az. 3 K 1944/03).

Im Urteilsfall hatte ein Lagerarbeiter eine PC-Schulung im Office-Paket (Winword, Windows, Excel) absolviert, weil die Verwaltung des Lagers über einen PC erfolgt und deshalb PC-Kenntnisse für seine Weiterbeschäftigung unentbehrlich waren. Einen privaten PC besaß der Arbeiter nicht.

Die Kosten sind beruflich veranlasst, weil sie für seine berufliche Weiterentwicklung zwingend erforderlich waren. Die PC-Grundkenntnisse wurden am Arbeitsplatz benötigt, denn der Lagerist hatte die Lagerführung am PC zu bewerkstelligen. Steht die konkrete berufliche Verwendung fest, schließt das die Möglichkeit einer Verwendung des Erlernten auch im privaten Bereich den Werbungskostenabzug nicht aus.

4.2  Fortbildung mit Wochenendfreizeit

Bei beruflichen Fortbildungsveranstaltungen mit zu hohem Freizeitanteil wittert das Finanzamt häufig private Beweggründe und streicht den Werbungskostenabzug. Das muss jedoch nicht sein.

Besuchen Sie als Arbeitnehmer eine länger dauernde Fortbildungsveranstaltung im Ausland und haben die Wochenenden zur freien Verfügung für private Aktivitäten, wird das Finanzamt den Werbungskostenabzug häufig ablehnen. Begründung: Die Kosten seien nicht ausschließlich aus beruflichen Gründen entstanden.

Doch hiergegen lohnt sich nun Gegenwehr. Die Richter des Finanzgerichts Niedersachsen haben nämlich klargestellt, dass Teilnehmern einer Fortbildungsveranstaltung bei längerer Lehrgangsdauer sehr wohl Erholungstage zustehen. Ein Werbungskostenabzug kommt so auch bei freien Wochenenden in Frage (FG Niedersachsen, Az. 2 K 74/00).

Praxis-Tipp: Um das Finanzamt von der ausschließlich beruflichen Veranlassung einer solchen Veranstaltung zu überzeugen, ist es unumgänglich, dass Sie dem Finanzamt neben Stundenplänen "minutiöse" Aufzeichnungen vorlegen können, was Sie den ganzen Tag gemacht haben. Wer an freien Tagen ausschließlich gelernt hat, hat besonders gute Karten, den Werbungskostenabzug für die Fortbildungsveranstaltung problemlos anerkannt zu bekommen.

4.3 Steuer-1x1 zur Meisterprüfung

Aufwendungen für den Besuch eines Lehrgangs oder einer Meisterschule zur Vorbereitung auf die Meisterprüfung dienen der beruflichen Fortbildung und sind daher in vollem Umfang als Werbungskosten absetzbar. Die Meisterprüfung bringt keinen Wechsel der Berufsart mit sich, sondern dient dazu, im ausgeübten Beruf voranzukommen. Falls Sie Ihr Arbeitsverhältnis kündigen, um die Meisterschule besuchen zu können, sind die Aufwendungen als sog. vorab entstandene Werbungskosten abziehbar.

Abzugsfähig sind Ihre Aufwendungen beispielsweise für

  • Lernmaterial,
  • Kursgebühren, Prüfungsgebühren,
  • Fahrtkosten zum Kursort,
  • Verpflegungspauschbeträge und Übernachtungskosten.

Abzugsfähig sind auch die Materialkosten für Ihr Meisterstück, nicht jedoch der Wert der eigenen Arbeitsleistung. Falls das Meisterstück abnutzbar und marktgängig ist, kann nur die zeitanteilige Abschreibung, die auf die Zeit von der Fertigstellung des Meisterstücks bis zu dessen Präsentation bei der Meisterprüfung entfällt, abgesetzt werden. Mit der Meisterprüfung wird nämlich das Stück "entwidmet", d. h. aus dem beruflichen Bereich in den privaten Bereich überführt. Mit der Entwidmung endet leider die AfA, ohne dass das restliche AfA-Volumen steuerlich abgeschrieben werden kann.

Auch die Eltern kommen nicht zu kurz: Da die Zeit der Vorbereitung zur Erlangung des Meistertitels im Kindergeldrecht als Berufsausbildung gilt, kann der Meisteranwärter weiterhin bei seinen Eltern als Kind berücksichtigt werden. Voraussetzung: Das Kind darf nicht älter als 25 Jahre sein. Die Eltern bekommen dann wieder Kindergeld oder den Kinderfreibetrag und den BEA-Freibetrag sowie ggf. den Ausbildungsfreibetrag.

Bildungsprämie: Steuervorteil bei geförderter Fortbildung

Angestellte Gesellen im Handwerk, die sich beruflich fortbilden, steigern ihren Marktwert und sichern sich so langfristig ihren Arbeitsplatz. Dass die berufliche Weiterbildung einen hohen Stellenwert hat, verdeutlicht das Bundesprogramm Bildungsprämie, mit dem Fortbildungswilligen finanziell unter die Arme gegriffen wird. Zusätzlich winkt noch ein Steuervorteil.

Arbeitnehmer, die sich beruflich weiterbilden, profitieren unter bestimmten Voraussetzungen von einer Bildungsprämie, mit der sich der Staat an den Kosten der Weiterbildung beteiligt. Die danach verbleibenden Fort- und Weiterbildungskosten kann der Arbeitnehmer steuerlich als Werbungskosten geltend machen.

Voraussetzungen für den Prämiengutschein  

Einen staatlichen Zuschuss zur beruflichen Weiterbildung in Höhe von 50 Prozent der Fortbildungskosten, maximal 500 Euro erhalten Arbeitnehmer auf Antrag alle zwei Jahre, wenn sie folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • Bei der Person, die sich fortbildet, handelt es sich um einen Arbeitnehmer, der mindestens 25 Jahre alt ist.
  • Die Weiterbildungsmaßnahme darf n icht mehr als 1.000 Euro kosten.
  • Beteiligt sich der Staat mit einer Bildungsprämie an der Weiterbildung, darf der verbleibende Betrag für die Fortbildung nicht vom Arbeitnehmer übernommen werden.
  • Das zu versteuernde Einkommen des Geförderten darf nicht mehr als 20.000 Euro betragen (bei zusammen veranlagten Ehegatten/Lebenspartnern 40.000 Euro).

Beteiligt sich der Staat an der Weiterbildung mit einer Bildungsprämie, darf nur noch der Restbetrag als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Tipp: Die Bildungsprämie steht übrigens auch Unternehmern zu Verfügung, die die genannten Voraussetzungen erfüllen. Infos erhalten Sie unter bildungspraemie.info

Dieser Beitrag wurde am 26. November aktualisiert.

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