E-Government Ausbau der digitalen Verwaltung: Ein träger Apparat im Umbruch

Bis Ende des Jahres soll die digitale Verwaltung einen großen Schritt nach vorne machen. Doch Probleme wie bei der digitalen Abgabe der Grundsteuererklärung und fehlendes Tempo bei der Digitalisierung von Behördengängen zeigen, wie Bund und Länder zu kämpfen haben.

Die digitale Verwaltung könnte den Betrieben viel Papier und Aufwand sparen. - © mnirat - stock.adobe.com

Noch bis Ende Oktober haben rund 36 Millionen betroffene Haus-, Wohnungs- und Grundstückbesitzer Zeit, ihre Angaben für die Berechnung der neuen Grundsteuer zu machen. Das Bundesfinanzministerium möchte den Eigentümern dabei eine smarte und einfache Lösung bieten, ihre Daten ohne unnötigen Papierkram digital einzugeben.

Das klingt vielversprechend. Doch wer sich Anfang Juli als einer der ersten um seinen Antrag kümmern wollte, wurde beim Besuch des Elster-Portals schnell ernüchtert. Die eigentlich vorherzusehende Anfrageflut zwang die Server der Finanzverwaltung schnell in die Knie.

Über mehrere Tage bekamen die Besucher des Portals nur die Nachricht zu lesen, dass es "aufgrund enormen Interesses an den Formularen zur Grundsteuerreform aktuell zu Einschränkungen bei der Verfügbarkeit" komme. Betroffen waren auch alle anderen Nutzer der Plattform, wie jene, die ihre Steuererklärung digital abgeben wollten. Das geplante Vorzeigeprojekt der digitalen Verwaltung rief viel Ärger, aber auch Hohn und Spott hervor.

Prioritäten bei digitalen Leistungen fragwürdig

Die Grundsteuer ist allerdings nur eine von hunderten von Verwaltungsleistungen, die den Bürgern laut dem Onlinezugangsgesetz (OZG) bis Jahresende digital zur Verfügung stehen sollen. Doch Bund, Länder und Gemeinden hinken dem Zeitplan deutlich hinterher. So waren zum Beispiel in Berlin laut Zahlen von Juni 2022 nur knapp 140 von 575 geplanten Verwaltungsleistungen digital verfügbar. Hinzu kommt, dass sich unter den digitalen Angeboten nicht unbedingt jene befinden, die die Bürger als besonders wichtig einstufen. So kann man sich in Berlin zwar digital über Elektrosmog beschweren, ein seltenes Tier anmelden oder eine Waffenbesitzkarte anfordern. Wer jedoch seinen Wohnsitz anmelden oder sein Auto an- oder ummelden möchte, kommt um einen Gang zum Amt weiterhin nicht herum.

Sebastian Egelhof, Leiter Technologie-, Digitalisierungs- und Innovationspolitik beim Baden-Württembergischen Handwerkstags hat eine einfache Erklärung dafür: "Die Verwaltungen suchen nach Quick Wins. Einfach zu digitalisierende Formulare, etwa im Meldebereich, unter die man schnell einen Haken setzen kann, um in der öffentlichen Wahrnehmung besser dazustehen." Aus seiner Sicht ist diese Strategie allerdings fragwürdig, denn die großen Mehrwerte für Unternehmen und ­Privatpersonen erreiche man so nicht.

Egelhof erwartet sich von den Ämtern und Behörden nach zwei Jahren Pandemie eine steigende Lernkurve bei der Umsetzung der digitalen Prozesse. Den ursprünglich anvisierten Zeitplan des OZG hält der Experte dabei nicht für zu ambitioniert, schließlich sei das Gesetz schon seit fünf Jahren in Kraft. Egelhof benennt einige grundlegende Hindernisse für eine erfolgreiche E-Government-­Strategie: "Der Föderalismus in unserem Land erweist sich hier als Bremsklotz. Er verkompliziert mit einer aufgeblähten Struktur durch zahlreiche Institutionen mit Abhängigkeiten und Rückkopplungen den Umsetzungsprozess."

Das führe in der Praxis dazu, dass es für Bürger und Unternehmen keine nachvollziehbaren Zuständigkeiten gebe und für jeden Antrag einen anderen Ansprechpartner. Zudem würden Verantwortlichkeiten gerne von einer auf die andere Ebene herunterdelegiert, bis es nicht mehr weiterginge. "Kommunen basteln sich ihre eigenen Formulare, die dann von den Landesregierungen freigegeben werden." Unter dem Strich ergebe sich ein großes Chaos und eine sehr hohe Arbeitslast auf niedriger Verwaltungsebene. "Mit einer geschickteren Steuerung durch eine zentrale Stelle hätte man das deutlich besser lösen können", betont Egelhof.

Onlinezugangsgesetz muss reformiert werden

Robert Härtel, Referatsleiter E-Govern­ment beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH), sieht das ähnlich. "Es gibt einige Probleme beim OZG, wie es bisher geplant ist", sagt Härtel. Damit die Digitalisierung der Verwaltung vom Fleck komme und Insellösungen vermieden werden, müsse es eine grundlegend neue Strategie geben, mit klaren Kompetenzen, und das Onlinezugangsgesetz reformiert werden.

Ganz wichtig ist aus seiner Sicht auch die Umsetzung des Once-­Only-Prinzips, damit die digitale Verwaltung für die Betriebe eine wirkliche Erleichterung bringe. Es sieht vor, dass Bürger und Unternehmen bestimmte Informationen nur noch einmal an die Behörden und Verwaltungen übermitteln müssen und diese bei künftigen Anträgen automatisch abgerufen werden. Grundsätzlich halten Härtel und Egelhof den Weg zur digitalen Verwaltung aber für richtig und unbedingt notwendig. "Die Schnelligkeit der Verfahren kann den Betrieben mehr Effizienz bringen. In der Praxis lassen sich Kosten sparen, da weniger Personal damit beschäftigt ist, Verwaltungsaufgaben zu erledigen", sagt der ZDH-Experte.

Die Bundesregierung will auf die lautstarke Kritik reagieren und betont, dass derzeit Gespräche für rechtliche Änderungen am OZG laufen. Im Haushaltsentwurf 2023 sind Mittel in Höhe von rund 382 Millionen Euro für die Digitalisierung der Verwaltung eingeplant. Die Pressesprecherin des zuständigen Bundesministeriums des Innern und für Heimat ist sich dennoch sicher, dass bereits bis Ende 2022 wesentliche Meilensteine der Digitalisierung der Verwaltung erreicht sein werden. "Schon bei Inkrafttreten des OZG 2017 war jedoch klar, dass die Verwaltung bis Ende 2022 nicht fertig digitalisiert sein wird, sondern dies eine Daueraufgabe darstellt", sagt Britta Beylage-Haarmann.

Bundesinnenministerium sieht "Spielraum für Verbesserungen"

Die Sprecherin des Ministeriums räumt ein, dass man noch hinter dem Zeitplan liege und die föderale Struktur, unterschiedliche Gesetze und die hohe Heterogenität der technischen Infrastruktur in den Ländern und Kommunen nach wie vor eine große Herausforderung darstelle. "In der Zusammenarbeit der föderalen Ebenen und der Einbeziehung der Kommunen gibt es noch Spielraum für Verbesserungen."

Zudem weist sie auf personelle Engpässe hin und sieht einen dringenden Aufrüstungsbedarf an IT-Know-how in vielen Ämtern und Behörden. Ein wichtiges Ziel sei, durch rechtliche Anpassungen und eine modernisierte Registerlandschaft das Once-Only-Prinzip umzusetzen. Zudem sollen unnötige, bestehende Schriftformerfordernisse und Nachweispflichten gestrichen und durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden.

Weiterhin hat der IT-Planungsrat von Bund und Ländern 35 Verwaltungsleistungen festgelegt, die nach dem Prinzip "Einer für alle" bis Jahresende vorrangig verfügbar werden sollen. Nach diesem Prinzip entwickelt ein Bundesland oder ein Verbund aus mehreren Ländern eine digitale Leistung, die anderen Ländern und Kommunen zur Verfügung gestellt wird. So sollen Insellösungen und mehrfache Arbeiten an denselben Projekten vermieden werden.